Plusieurs des dates enregistrées dans la base de données peuvent être reliées à des notifications automatisées. Avec les notes automatiques, vous pouvez être systématiquement prévenu dès qu'un élément déclencheur survient ou est modifié, par exemple :
•dès qu'un accident de travail est rapporté;
•dès qu'un événement de type Entretien est planifié;
•dès qu'une date de départ est saisie dans le dossier d'un employé;
•dès que la date de fin de période d'essai est modifiée dans le dossier d'un employé.
Les notes automatiques vous permettent d'être notifié de plusieurs façons :
•Pour la date correspondant à l'élément déclencheur, vous pouvez visualiser une note dans votre agenda.
•Pour toutes les notes ajoutées automatiquement dans votre agenda, vous pouvez configurer l'envoi automatique d'un courrier électronique, au besoin.
•Chaque note ajoutée dans votre agenda peut également être associée à un rappel. Celui-ci s'affiche dans l'application, mais il peut être envoyé par courrier électronique, au besoin.
Il est important de bien penser votre structure de rappel afin de ne pas être inondé de courriels ou de vous retrouver avec un agenda inutilement chargé.
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Note : Dès qu'une note automatique crée une note à l'agenda, un iCal est automatiquement inclus dans les notifications envoyées par courriel. Ce iCal comprend la date de début de l'événement.
Pour certains éléments déclencheurs, le iCal est fait pour une date et une heure précises. Voir la liste des éléments déclencheurs qui prennent en considération l'heure.
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1.Accéder au menu requis :
Type d'agenda
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Description
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Agenda personnel
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Dans la barre de menu de l'écran (coin supérieur droit), choisir Mon agenda sous votre nom.
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Agenda collectif
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Choisir Multimodules > Gestion des agendas dans la barre de menus, puis sélectionner l'agenda approprié.
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Résultat : L'agenda s'affiche à l'écran. Une fenêtre flottante rappelle le nom de l'utilisateur ou des utilisateurs de l'agenda.
2.Cliquer Gestion des notes automatiques dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles. 3.Cliquer Ajouter. 4.Indiquer ce qui déclenchera la création ou la modification automatique des notes à l'agenda.
Champ
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Description
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Nom du module contenant l'élément déclencheur
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Choisir le module pour lequel la note sera générée.
En plus des événements standards auxquels l'utilisateur connecté a accès, le système liste également les écrans utilisateurs auxquels l'utilisateur connecté a accès.
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Élément déclencheur
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Sélectionner l'élément déclencheur qui va provoquer la création d'une note à l'agenda (ex. Date de début d'absence/congé, Nouveau rapport d'accident, etc.). Le contenu de cette liste déroulante s'ajuste en fonction du module sélectionné précédemment.
Si vous aviez sélectionné un écran utilisateur dans le champ Nom du module contenant l'élément déclencheur, les éléments qui peuvent générer une note à l'agenda sont les suivants :
Type d'écran utilisateur
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Élément déclencheur
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Événement associé à un employé
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•Une nouvelle occurrence d'un événement ajouté à partir de la définition de cet écran utilisateur. •Les champs utilisateurs de type Date ajoutés dans l'écran utilisateur. •Toute nouvelle attribution d'un responsable de dossier ou tout changement de responsable de dossier. |
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Événement associé à une structure administrative
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•Une nouvelle occurrence d'un événement ajouté à partir de la définition de cet écran utilisateur. •Les champs utilisateurs de type Date ajoutés dans l'écran utilisateur. |
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Suivi de dossier d'événement employé, Suivi de dossier du risque
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•Une nouvelle occurrence d'un suivi de dossier ajouté à partir de la définition de cet écran utilisateur. •Les champs utilisateurs de type Date ajoutés dans l'écran utilisateur. |
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Type de profil utilisé pour évaluer la note automatique
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Sélectionner le type de profil qui sera utilisé afin que le lien qui figure dans les courriers électroniques pouvant être envoyés respecte les accès de sécurité appropriés.
Deux types de profils (Gestion et My SigmaRH) peuvent être sélectionnés par défaut.
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Note : Au besoin, d'autres types de profils peuvent être créés. Veuillez communiquer avec le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL si vous voulez créer de nouveaux types de profils qui devront être attribués à d'autres barres de menus. Par exemple, si un utilisateur doit avoir une sécurité différente sur la liste des employés et le niveau de structure lorsqu'il passe de la barre de menus A.T. & Risques à la barre de menus RH global, SIGMA-RH France SARL devra créer un nouveau type de profil pour que celui-ci soit attribué à la barre de menu et aux utilisateurs appropriés.
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Choisir les options de votre choix.
Le titre de la note est reporté dans :
•le titre de la note ajoutée dans l'agenda; •l'objet du courrier électronique, si vous configurez l'envoi de celui.
Option
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Utilisation
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Inscrire le texte suivant dans le titre lors de la création de la note
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Sélectionnez cette option pour saisir le titre de votre choix.
Vous devrez alors saisir le titre requis.
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Inclure les informations de base dans le titre (contenu de base de la note)
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Sélectionnez cette option pour utiliser les informations disponibles par défaut. Le titre de la note comprendra alors la mention Note automatique, suivi de l'élément déclencheur sélectionné, par exemple Note automatique - Date de début d'absence/congé.
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Le texte de la note est reporté dans :
•la description de la note ajoutée dans l'agenda; •le courrier électronique, si vous configurez l'envoi de celui.
Option
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Utilisation
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Insérer le modèle de document fusionné suivant lors de la création de la note
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Inscrire les informations de base et le texte suivant dans le descriptif lors de la création de la note
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Choisir les options de votre choix.
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Note : Dans les courriers électroniques pouvant être envoyés par les notes automatiques (que ce soit pour les rappels ou lorsque l'élément déclencheur est activé, modifié ou remis à vide), un hyperlien permet de consulter le dossier se rapportant à la note ajoutée dans l'agenda.
•Si l'utilisateur est déjà connecté à SIGMA-RH.net, il accédera au dossier approprié après avoir cliqué l'hyperlien. •Si l'utilisateur n'est pas connecté à SIGMA-RH.net lorsqu'il clique l'hyperlien, il devra saisir son nom d'utilisateur et son mot de passe avant de pouvoir accéder au dossier approprié. |
Option
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Utilisation
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Lorsque l'élément déclencheur est activé, créer une note dans l'agenda
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Cocher cette case pour qu'une note soit ajoutée dans l'agenda dès que l'élément déclencheur se produit. Cette note portera la date de l'élément déclencheur qui générera la note.
Si cette case est cochée et que le paramétrage de l'agenda le permet, un iCal sera envoyé lors de la création ou de la modification d'une note à l'agenda générée à partir de cette note automatique.
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La date du rappel sera X (jours, semaines, mois ou année) avant ou après la date associée à l'élément déclencheur
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Il est possible de générer un rappel pour une note ajoutée dans l'agenda. Ce rappel sera :
•affiché dans la fenêtre flottante secondaire Rappels de la page d'accueil de l'application ou dans le menu Rappels; •transmis par courrier électronique au propriétaire de l'agenda si la case Envoyer un courrier électronique est cochée. Si nécessaire, définir quand le rappel sera généré. La période de rappel est configurable. Vous pouvez saisir le nombre de jours/semaines/mois/années avant ou après la date associée à l'élément déclencheur.
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Note : En inscrivant 0 jour avant ou après, le rappel s'affiche immédiatement lorsque l'élément déclencheur se produit. La note automatique génère systématiquement un rappel lorsque l'élément déclencheur se produit.
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Exemples
•1 semaine avant la date associée à l'élément déclencheur (Date d'audition de contestation dans le cas d'un accident de travail) •1 jour après la date associée à l'élément déclencheur (Date de réception d'un billet médical) •0 jour après la date associée à l'élément déclencheur (Date de départ d'un employé) afin d'obtenir un rappel vous avisant de rencontrer l'employé la journée de son départ |
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Envoyer un courrier électronique
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Cocher cette case pour que le ou les utilisateurs de l'agenda soient prévenus par courrier électronique au moment du rappel, puis choisir l'option de votre choix.
Option
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Description
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Exemple
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Le jour de la date du rappel
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Le système enverra le courriel seulement lorsque la période de rappel sera effective. L'envoi de courriel sera unique.
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Dans le paramètre La date du rappel, on a précisé 3 jours avant la date associée à l'élément déclencheur (c'est-à-dire Date de l'événement d'un entretien).
Dans ce cas, l'utilisateur recevra uniquement un seul courriel 3 jours avant la date de l'événement d'un entretien.
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Tous les jours à partir de la date du rappel
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Le système enverra le courriel lorsque la période de rappel sera effective. L'envoi de courriel se poursuivra jusqu'à la date de l'événement.
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Dans le paramètre La date du rappel, on a précisé 3 jours avant la date associée à l'élément déclencheur (c'est-à-dire Date de l'événement d'un entretien).
Dans ce cas, l'utilisateur recevra le courriel 3 jours avant la date de l'entretien, puis un autre courriel 2 jours avant, puis un autre courriel 1 jour avant.
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Attention : L'envoi de courriel qui tient compte de la période de rappel est fonctionnel :
•pour le propriétaire de l'agenda, •pour les utilisateurs qui ont le droit de visualiser les rappels dans l'agenda individuel d'un autre utilisateur. |
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Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est supprimé
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Cocher cette case pour supprimer automatiquement toute note à l'agenda associée à un élément déclencheur supprimé, par exemple si une nouvelle absence a été supprimée parce qu'elle avait été ajoutée par erreur.
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Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est remis à vide
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Cocher cette case pour supprimer automatiquement toute note à l'agenda associée à un élément déclencheur qui a été remis à vide, par exemple un champ Date.
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1.Cocher la case Envoyer un courrier électronique dès que l'élément déclencheur est pour que le propriétaire de l'agenda soit prévenu par courrier électronique, puis choisir l'option de votre choix :
Option
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Utilisation
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Activé ou modifié ou remis à vide
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C'est la valeur sélectionnée par défaut à l'ajout.
Choisir cette option pour que le propriétaire de l'agenda soit prévenu par courrier électronique lorsque l'élément déclencheur est activé, modifié ou remis à vide dans le système.
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Activé ou modifié
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Choisir cette option afin qu'aucun courrier électronique ne soit envoyé au propriétaire de l'agenda lorsqu'un élément déclencheur de type Date est remis à vide.
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2.Cocher la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique pour que le courrier électronique comprenne un hyperlien qui permettra à l'utilisateur d'accéder directement au dossier concerné. Par exemple, si l'élément déclencheur est la date de l'événement de l'entretien, l'utilisateur accédera à l'entretien en cliquant sur l'hyperlien. Toutefois, si l'utilisateur n'a pas les droits requis pour accéder à ce type de dossier, il obtiendra une erreur 1201 (Accès refusé) en cliquant l'hyperlien et ne pourra pas accéder au dossier. Les droits d'accès configurés pour cet utilisateur dans SIGMA-RH.net sont respectés.
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Note : En décochant la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique, l'hyperlien ne sera pas présent dans le courrier électronique envoyé, ce qui peut être intéressant si l'utilisateur n'a jamais accès au dossier concerné, mais qu'il doit quand même être avisé par courrier électronique. Par exemple, si l'élément déclencheur est la date de l'événement de l'entretien, mais que le courrier électronique doit être envoyé à l'employé associé à l'événement, vous pourriez décocher la case pour ne pas afficher le lien si l'employé n'a pas accès à ce type de dossier.
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Préciser l'adresse électronique de retour dans le champ Courriel de retour pour éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur connecté, cependant vous pouvez saisir une adresse générique qui aurait été créée par votre service informatique, par exemple, RH@societeABC.com.
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Sélectionner les conditions qui doivent être respectées pour qu'une note à l'agenda soit créée à partir de cette note automatique.
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Attention : Les conditions Le responsable de dossier associé à l'événement, L'employé associé à l'événement et Le supérieur hiérarchique de l'employé associé à l'événement peuvent uniquement être sélectionnées lorsque l'élément déclencheur sélectionné à l'étape  figure dans un événement associé à un employé (il peut s'agir d'un événement standard ou d'un écran utilisateur de type Événement associé à un employé).
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Condition
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Utilisation
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Dans tous les cas
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Choisir cette condition générique si aucun filtre ne doit être appliqué sur le responsable de dossier, l'employé associé à l'événement ou le supérieur hiérarchique de l'employé associé à l'événement.
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Le responsable de dossier associé à l'événement
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Choisir cette condition pour qu'une note à l'agenda soit ajoutée automatiquement si le responsable de dossier sélectionné correspond au responsable de dossier figurant dans l'événement.
•Si le propriétaire de l'agenda a été désigné responsable de dossier pour ce type d'événement, son nom est automatiquement sélectionné s'il choisit cette condition. •Au besoin, cliquer  pour sélectionner un autre responsable de dossier. Vous pouvez uniquement sélectionner les employés ayant été désignés responsables de dossier. Exemple
Un gestionnaire veut être avisé lorsqu'il devient responsable de dossier pour un événement donné.
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L'employé associé à l'événement
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Choisir cette condition pour qu'une note à l'agenda soit ajoutée automatiquement si l'employé sélectionné correspond à l'employé pour qui l'événement est créé.
•Le nom du propriétaire de l'agenda est automatiquement sélectionné s'il choisit cette condition. •Au besoin, cliquer pour sélectionner un autre employé. Vous pouvez uniquement visualiser les employés en fonction les droits d'accès que votre administrateur a définis pour vous. Exemple
Un gestionnaire veut être avisé lorsqu'une absence est ajoutée pour un employé en particulier, parce que cet employé s'absente souvent le vendredi et que des actions disciplinaires risquent d'être entreprises si des retards trop fréquents se reproduisent.
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Le supérieur hiérarchique de l'employé associé à l'événement
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Choisir cette condition pour qu'une note à l'agenda soit ajoutée automatiquement si l'employé sélectionné correspond au supérieur hiérarchique de l'employé pour qui l'événement est créé.
•Le nom du propriétaire de l'agenda est automatiquement sélectionné s'il choisit cette condition. •Au besoin, cliquer pour sélectionner un autre employé. Vous pouvez uniquement visualiser les employés en fonction les droits d'accès que votre administrateur a définis pour vous. Exemple
Un gestionnaire veut être avisé lorsqu'un entretien est ajouté pour tous les employés qui ont le même supérieur hiérarchique, parce que le supérieur hiérarchique est actuellement en congé de maladie et qu'un remplaçant temporaire se chargera des entretiens.
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Dans les notes automatiques individuelles, l'élément sélectionné correspondra au niveau de structure administrative de l'événement.
Exemple
L'utilisateur Martin Dubois a créé la note automatique suivante :
•Dans l'étape , il a choisi l'élément déclencheur Nouveau rapport d'accident. •Dans l'étape  , il a choisi la condition Le responsable de dossier associé à l'événement, puis il a le responsable de dossier Alexandre Thomas. •Dans l'étape  , il a sélectionné l'établissement ABC dans le niveau 4 dans la structure (Etablissement). Pour qu'une note soit ajoutée dans l'agenda de Martin Dubois à partir de cette note automatique, il faut que toutes les conditions suivantes soient respectées :
•Un nouveau rapport d'accident doit être créé dans l'établissement ABC. •Le responsable de dossier sélectionné dans ce nouveau rapport d'accident doit être Alexandre Thomas. |
Voir aussi...
Modifier une note automatique individuelle dans un agenda
Copier une note automatique individuelle dans un agenda
Supprimer une note automatique individuelle dans un agenda
FAQ - Configurations des notes automatiques
Liste des éléments déclencheurs disponibles pour les notes automatiques individuelles
