Aperçu du format du fichier d'import

Exemple de fichier d'import (en ASCII)

Type de fichier
Texte délimité

Encodage du fichier
ANSI

Commentaires
À tout endroit du fichier, il est permis de mettre des lignes de commentaires. Ces lignes de commentaires commencent par //.

Lignes vides
À tout endroit du fichier, il est permis de mettre des lignes vides. L'import ne sera pas rejeté en raison des lignes vides.

Balise de début de fichier

Nom de la balise

Explications

[BOF]

•Le fichier doit commencer par la balise de début de fichier [BOF] (« Beginning of file »). Cependant, il peut y avoir des lignes de commentaires ou des lignes vides avant cette balise.

•Si cette balise est absente du fichier, l'import sera rejeté.

•Toutes les données avant cette balise, exception faite des lignes de commentaires ou des lignes vides, ne sont pas permises et causeront l'interruption de l'import.

•Sur la ligne suivant la balise de début de fichier, vous pouvez spécifier les paramètres généraux de l'import.

Balise de fin de fichier

Nom de la balise

Explications

[EOF]

•Le fichier doit se terminer par la balise de fin de fichier [EOF] (« End of file »). Cependant, il peut y avoir des lignes de commentaires ou des lignes vides après cette balise.

•Si cette balise est absente du fichier, l'import sera rejeté.

•Toutes les données après cette balise, exception faite des lignes de commentaires ou des lignes vides, ne sont pas permises et causeront l'interruption de l'import.

Balise de section

Le fichier d'import peut comprendre une ou plusieurs balises de sections. Chaque balise de section correspond au type de données qui sera importé.

Éléments à vérifier

Description

Format des balises de section

•Le nom de la balise de section est inscrit entre les caractères « [ » et « ] », par exemple, [DossiersEmployes].

•Le nom de la balise de section peut être inscrit en majuscules, en minuscules ou en utilisant une combinaison de majuscules et minuscules. Le système ne tient pas compte de la casse dans le nom de la balise de section.

Noms des balises de section

Seules certaines balises de section sont acceptées. Si vous précisez une balise de section non supportée, l'import sera rejeté.

Utilisation unique d'une balise de section dans le même fichier d'import

La même balise de section ne peut pas être utilisée plus d'une fois dans le même fichier d'import. Si vous précisez la même balise de section plusieurs fois, l'import sera rejeté.

Ordre des balises de section

Si plusieurs balises de section figurent dans le même fichier d'import, l'ordre de ces balises n'a pas d'importance. C'est le programme d'import qui gère l'ordre d'exécution des diverses données à charger afin d'éviter les rejets.

Paramètres disponibles pour certaines balises de section

Sur la ligne suivant une balise de section, vous pouvez inclure, pour certaines balises de section, des paramètres de configuration spécifiques aux données à importer dans cette section.

Début d'une nouvelle section

Une section se termine lorsqu'une nouvelle balise de section est trouvée.

Paramètres généraux

Des paramètres généraux peuvent être précisés pour l'ensemble du fichier d'import.

•Peuvent être précisés sur la ligne suivant la balise de début de fichier [BOF].

•Chaque paramètre doit se retrouver sur une ligne distincte.

Paramètres spécifiques aux balises de section

Des paramètres spécifiques aux balises de section peuvent modifier la façon dont l'import sera fait pour les données dans une section précise.

Question

Réponse

Est-ce que les paramètres spécifiques sont obligatoires?

Non. Les paramètres spécifiques aux sections de données ne sont pas obligatoires.

•Si aucun paramètre n'est spécifié, une valeur par défaut sera appliquée.

•Si des paramètres sont indiqués dans une section, mais que les données à importer ne sont pas présentes, alors les paramètres ne seront pas considérés, aucune donnée ne sera importée dans cette section et l'import se poursuivra si aucune autre erreur n'est présente.

•Il n'est pas obligatoire de spécifier une valeur pour chaque paramètre possible. En fait, seulement les noms des paramètres pour lesquelles la valeur par défaut n'est pas requise doivent se retrouver dans la section.

•Si le nom du paramètre est présent, mais que la valeur du paramètre est absente, alors l'import sera rejeté et aucune donnée ne sera importée.

Est-ce que toutes les sections de données permettent l'utilisation de paramètres spécifiques?

Non. Seules les sections de données suivantes permettent l'inscription de paramètres. Les paramètres possibles et les valeurs acceptées pour chaque paramètre varient selon les sections.

Import permettant l'utilisation des paramètres	Nom de la balise de section
Postes dans une structure organisationnelle	[Postes]
Dossiers d'employés	[DossiersEmployes]
Autres informations de l'employé	[AutresInformations]
Transactions figurant dans les assignations de compteurs des employés	[TransactionBanquedetempsEmployes]
Assignations de compétences aux employés	[CompetencesEmploye]
Conséquences d'accidents de travail	[ConsequenceAccident]

Où doit-on saisir les paramètres spécifiques dans le fichier d'import?

•Peuvent être précisés sur la ligne suivant la balise de section, mais avant la première ligne de données à importer.

•Chaque paramètre doit se retrouver sur une ligne distincte.

Comment doit-on saisir les paramètres spécifiques dans le fichier d'import?

•Chaque paramètre doit commencer par le caractère < et se terminer par les caractères />.

•Le nom du paramètre et sa valeur doivent être séparés par le caractère =. Il n'y aucun espacement entre le nom du paramètre, le = et la valeur du paramètre.

Exemple : < AssignationPoste=FermerEtAssigner />

Titres des colonnes

Dans chacune des balises de section, le fichier d'import doit comprendre des titres des colonnes, c'est-à-dire les étiquettes correspondant aux divers champs qui peuvent être importés pour chaque enregistrement.

Exemple de titres de colonnes (en ASCII)

Éléments à vérifier

Description

Emplacement des titres des colonnes

Les titres des colonnes doivent figurer sur la ligne suivant la balise de section ou sur la ligne suivant les paramètres spécifiques à cette balise de section, si ces paramètres sont utilisés.

Caractère séparateur de titre de colonne

Le caractère séparateur peut être défini dans le paramètre général SeparateurDeChamp du fichier d'import. Par défaut, c'est le caractère « | » (barre verticale) qui est utilisé, cependant, vous pouvez configurer un autre caractère, au besoin, par exemple le point-virgule.

Attention : Le dernier titre de colonne ne doit pas être suivi du caractère séparateur configuré dans le paramètre général. Si ce caractère est présent à la fin de la ligne, l'import est rejeté.

Titres de colonnes pour champs nécessaires seulement

Il n'est pas obligatoire de spécifier une valeur pour chaque champ figurant actuellement dans la base de données. En fait, seulement les étiquettes (« titre de colonne ») des champs qui doivent être importés doivent se retrouver dans la section.

Champs obligatoires

Certains champs sont obligatoires que ce soit en ajout ou en modification. Il faut donc que ces champs soient toujours présents dans le fichier d'import.

Format des titres des colonnes

Les étiquettes de champs figurant dans les titres des colonnes doivent respecter un format préétabli.

Pour en savoir davantage sur les étiquettes des champs pouvant être utilisées, voir la rubrique appropriée :

•Importer des structures administratives

•Importer des heures travaillées

•Importer des codes de sélection

•Importer les structures organisationnelles

•Importer les postes dans une structure organisationnelle

•Importer des dossiers d'employés

•Importer les autres avantages des employés

•Importer les autres informations des employés

•Importer des assignations de banques aux employés

•Importer des transactions figurant dans assignations de banques des employés

•Importer des compétences

•Importer des assignations de compétences aux employés

•Importer des écrans utilisateurs ou des formulaires PDF de type « Événement associé à un employé »

•Importer des structures d'unités de travail

•Importer des unités de travail

•Importer des rapports d'accidents de travail

•Importer des conséquences d'accidents de travail

•Importer des accidents bénins

Ordre des colonnes

Il n'est pas nécessaire de placer les titres des colonnes selon l'ordre des champs visibles dans la base de données. Par exemple en format ASCII, lors de l'import, le système ne fait pas la distinction entre les deux lignes suivantes :

EmpCodeStructure1|EmpCodeStructure2

EmpCodeStructure2|EmpCodeStructure1

Lignes de données à importer

Dans chacune des balises de section, le fichier d'import doit comprendre les données à importer.

Exemple de lignes de données (en ASCII)

Éléments à vérifier

Description

Emplacement de la valeur à importer

•La valeur qui doit être importée dans chaque champ se retrouve dans la colonne correspondant à l'étiquette précisée dans les titres des colonnes.

•Sous la ligne réservée aux titres des colonnes, le fichier doit comporter la ou les lignes des données devant être importées pour un enregistrement donné dans cette section de données.

Caractère séparateur de titre de colonne

Les valeurs à importer doivent être séparées par le caractère défini dans le paramètre général SeparateurDeChamp du fichier d'import. Par défaut, c'est le caractère « | » qui est utilisé, cependant, vous pouvez configurer un autre caractère, au besoin, par exemple le point-virgule.

Attention : La dernière valeur à importer sur une ligne ne doit pas être suivie du caractère séparateur configuré dans le paramètre général. Si ce caractère est présent à la fin de la ligne, l'import est rejeté.

Format des données pouvant être importées

Le format des données pouvant être importées dans chaque champ est variable. Cependant, il existe des règles standard pour les éléments suivants :

•Caractère séparateur de ligne = CRLF

•Caractère entourant les chaînes de caractères = Aucun

•Caractère délimiteur de décimales = Point

•Caractère délimiteur des milliers = Aucune

•Format des dates = AAAAMMJJ

•Format des heures = HHMM

•Case à cocher = 0 = Non cochée, 1 = Cochée

Supprimer la valeur d'un champ figurant dans la base de données

Il faut spécifier le caractère ~ dans l'espace réservé à la valeur.

Conserver la valeur d'un champ figurant dans la base de données

Il faut que la valeur soit absente dans la ligne de données alors que l'étiquette du champ est présente dans les titres de colonnes, c.-à-d. il faut que le champ soit vide.

Exemple de fichier d'import (en Excel)

Type de fichier
Format Excel (fichier portant l'extension .xls). Les versions d’Excel supportées sont 97 et 2000.

Lignes vides
À tout endroit du fichier, il est permis de mettre des lignes vides. L'import ne sera pas rejeté en raison des lignes vides.

Onglets

Le fichier Excel peut comporter trois types d'onglets :

•un onglet pour les paramètres généraux qui s'appliquent à l'ensemble du fichier d'import;

•un onglet pour les paramètres spécifiques aux sections de données.Ces paramètres modifient la façon dont l'import sera fait pour les données dans une section de données précise.

•un onglet pour chaque section de données à importer. Le nom de l'onglet de section vous permet de préciser le type de données qui sera importé.

Éléments à vérifier

Description

Format des onglets

•Le nom de l'onglet ne doit pas être inscrit entre les caractères « [ » et « ] », par exemple, DossiersEmployes.

•Le nom de l'onglet peut être inscrit en majuscules, en minuscules ou en utilisant une combinaison de majuscules et minuscules. Le système ne tient pas compte de la casse dans le nom de la balise de section.

Noms des onglets

Seuls certains noms d'onglets sont acceptés. Si vous précisez un nom d'onglet non supporté, l'import sera rejeté.

Utilisation unique d'un onglet dans le même fichier d'import

Le même onglet ne peut pas être utilisé plus d'une fois dans le même fichier d'import. Si vous précisez le même onglet plusieurs fois, l'import sera rejeté.

Ordre des onglets de section

Si plusieurs onglets de section figurent dans le même fichier d'import, l'ordre de ces onglets n'a pas d'importance. C'est le programme d'import qui gère l'ordre d'exécution des diverses données à charger afin d'éviter les rejets.

Paramètres disponibles pour certains onglets de section

Dans un onglet distinct du fichier Excel, vous pouvez inclure, pour certaines sections de données, des paramètres de configuration spécifiques aux données à importer dans cette section.

Onglet pour paramètres généraux

Des paramètres généraux peuvent être précisés pour l'ensemble du fichier d'import.

•Peuvent être précisés dans un onglet distinct nommé ParamFichier.

•Le premier paramètre doit être inscrit dans la cellule A1, le second dans la cellule A2, et ainsi de suite.

•Le système ne tient pas compte de toute donnée présente dans des colonnes autres que A. S'il y a des données dans une autre colonne que la colonne A, aucun message d'erreur ne figure dans le journal d'exécution.

Onglet pour paramètres spécifiques à la section de données

Des paramètres spécifiques aux balises de section peuvent modifier la façon dont l'import sera fait pour les données dans une section précise.

Question

Réponse

Est-ce que les paramètres spécifiques sont obligatoires?

Non. Les paramètres spécifiques aux sections de données ne sont pas obligatoires.

•Si aucun paramètre n'est spécifié, une valeur par défaut sera appliquée.

•Si le nom du paramètre est présent, mais que la valeur du paramètre est absente, alors l'import sera rejeté et aucune donnée ne sera importée.

Est-ce que toutes les sections de données permettent l'utilisation de paramètres spécifiques?

Non. Seules les sections de données suivantes permettent l'inscription de paramètres. Les paramètres possibles et les valeurs acceptées pour chaque paramètre varient selon les sections.

Import permettant l'utilisation des paramètres	Nom de la balise de section
Postes dans une structure organisationnelle	[Postes]
Dossiers d'employés	[DossiersEmployes]
Autres informations de l'employé	[AutresInformations]
Conséquences d'accidents de travail	[ConsequenceAccident]

Où doit-on saisir les paramètres spécifiques dans le fichier d'import?

•Peuvent être précisés dans des onglets distincts nommés ParamDossiersEmployes ou ParamAutresInformations.

•Le premier paramètre doit être inscrit dans la cellule A1, le second dans la cellule A2, et ainsi de suite.

Comment doit-on saisir les paramètres spécifiques dans le fichier d'import?

•Le nom du paramètre et sa valeur doivent être séparés par le caractère =. Il n'y aucun espacement entre le nom du paramètre, le = et la valeur du paramètre.

Exemple : AssignationPoste=FermerEtAssigner

Onglet de section

Le fichier d'import peut comprendre un ou plusieurs onglets de section. Chaque onglet de section correspond au type de données qui sera importé.

Dans chacun des onglets de section, le fichier d'import doit comprendre :

•les titres de colonnes, c'est-à-dire les étiquettes correspondant aux divers champs qui peuvent être importés pour chaque enregistrement dans cet onglet de section;

•les données à importer.

Titres des colonnes

Dans chacun des onglets de section, le fichier d'import doit comprendre des titres des colonnes, c'est-à-dire les étiquettes correspondant aux divers champs qui peuvent être importés pour chaque enregistrement.

Exemple de titres de colonnes (en Excel)

Éléments à vérifier

Description

Emplacement des titres des colonnes

Les titres des colonnes doivent figurer sur la première ligne dans l'onglet correspondant à la section de données à importer. Chaque titre de colonne doit être inscrit dans une cellule distincte, par exemple A1, B1, C1, etc.

Titres de colonnes pour champs nécessaires seulement

Champs obligatoires

Certains champs sont obligatoires que ce soit en ajout ou en modification. Il faut donc que ces champs soient toujours présents dans le fichier d'import.

Format des titres des colonnes

Les étiquettes de champs figurant dans les titres des colonnes doivent respecter un format préétabli.

Pour en savoir davantage sur les étiquettes des champs pouvant être utilisées, voir la rubrique appropriée :

•Importer des structures administratives

•Importer des codes de sélection

•Importer les structures organisationnelles

•Importer les postes dans une structure organisationnelle

•Importer des dossiers d'employés

•Importer les autres avantages des employés

•Importer les autres informations des employés

•Importer des rapports d'accidents de travail

•Importer des conséquences d'accidents de travail

•Importer des accidents bénins

Ordre des colonnes

Il n'est pas nécessaire de placer les titres des colonnes selon l'ordre des champs visibles dans la base de données.

Lignes de données à importer

Dans chacun des onglets de section, le fichier d'import doit comprendre les données à importer.

Exemple de lignes de données (en Excel)

Éléments à vérifier

Description

Emplacement de la valeur à importer

•La valeur qui doit être importée dans chaque champ se retrouve dans la colonne correspondant à l'étiquette précisée dans les titres des colonnes.

•Sous la ligne réservée aux titres des colonnes, le fichier doit comporter la ou les lignes des données devant être importées pour un enregistrement donné dans cette section de données.

Format des données pouvant être importées

Le format des données pouvant être importées dans chaque champ est variable. Cependant, il existe des règles standard pour les éléments suivants :

•Caractère entourant les chaînes de caractères = Aucun

•Caractère délimiteur de décimales = Point

•Caractère délimiteur des milliers = Aucun

•Format des dates = AAAAMMJJ

•Format des heures = HHMM

•Case à cocher = 0 = Non cochée, 1 = Cochée

Supprimer la valeur d'un champ figurant dans la base de données

Il faut spécifier le caractère ~ dans l'espace réservé à la valeur.

Conserver la valeur d'un champ figurant dans la base de données

Il faut que la valeur soit absente dans la ligne de données alors que l'étiquette du champ est présente dans les titres de colonnes, c.-à-d. il faut que le champ soit vide.

Des paramètres généraux peuvent être précisés pour l'ensemble du fichier d'import.

Utiliser ce paramètre pour préciser au programme d'import la version du format de fichier.

Valeur acceptée

Valeur

Description

1.00

Version initiale du format de fichier.

Note : Si les valeurs figurant dans les paramètres sont différentes des valeurs acceptées, l'import sera interrompu et un message d'erreur figurera dans le journal d'exécution de la tâche.

Valeur par défaut

Si le paramètre Version est absent du fichier d'import, la valeur suivante est utilisée : 1.00.

Utiliser ce paramètre pour préciser au programme d'import le caractère délimiteur à utiliser dans toutes les sections de données (que ce soit pour délimiter les titres de colonne ou les données).

Note : Ce paramètre s'applique uniquement à l'import en format ASCII. Il ne s'applique pas au format Excel.

Valeurs acceptées

Valeur

Description

Tout caractère permettant d'identifier de façon unique les titres de colonnes ou les données.

Attention : Si vous choisissez votre propre séparateur de champ (et non la valeur par défaut qui est la barre verticale), assurez-vous de sélectionner un caractère qui ne se trouve pas dans les données afin d'éviter un rejet de l'import.

Valeur par défaut

Si le paramètre SeparateurDeChamp est absent du fichier d'import, la valeur suivante est utilisée : | (barre verticale)

Utiliser ce paramètre pour préciser au programme d'import le type de données figurant dans les champs utilisateurs de type Champ de recherche qui sont remplis par la Liste des employés et qui peuvent être importés.

Valeurs acceptées

Valeur	Description
matricule	Si ce paramètre est choisi, le matricule de l'employé doit figurer dans le champ utilisateur.
NAS	Si ce paramètre est choisi, le numéro de sécurité sociale de l'employé doit figurer dans le champ utilisateur.

Valeur par défaut

Si le paramètre valeurChUtilsEmploye est absent du fichier d'import, la valeur suivante est utilisée : matricule

Dans plusieurs sections de données, par ex. [DossiersEmployes], [AutresAvantagesEmploye], etc. certaines données doivent être spécifiées à l’aide de codes de sélection, maintenus dans des « tables de codes de sélection » dans SIGMA-RH.net. Lorsqu'un tel code est utilisé dans le fichier d'import dans ces sections, il peut être traité de différentes façons :

•Si le code de sélection est présent dans la table de code correspondante, le programme d'import vérifie si la description obligatoire du code (française ou anglaise selon la langue par défaut du système précisée dans les paramètres d'entreprise) est présente dans le fichier d'import :

•Si la description est présente, le programme d'import met à jour les descriptions du code dans la table de codes de sélection, puis il associe le code à l'employé.

•Si la description n'est pas présente, le programme d'import associe le code et la description existante à l'employé.

•Si le code de sélection est absent dans la table de code correspondante, le programme d'import vérifie si la description obligatoire du code (française ou anglaise selon la langue par défaut du système précisée dans les paramètres d'entreprise) est présente dans le fichier :

•Si la description est présente, le programme d'import crée le nouveau code de sélection dans la table de codes de sélection, puis il associe le code et la description à l'employé.

•Si la description n'est pas présente, le programme d'import empêche l'importation.

Exceptions

Quelques tables de codes de sélection doivent être configurées au préalable. En raison des informations supplémentaires de configuration qu'offrent ces tables, l'import ne peut pas créer de nouveaux codes automatiquement.

Voici la liste des tables de codes de sélection pour lesquelles vous devez créer les codes au préalable dans SIGMA-RH.net ou les importer avec la section de données [CodesSelection] lorsque cela est permis.

•QT : Quart de travail;

•CH : Raison de changement;

•AA : Conséquence (Absence + Accident de travail) (accessibles dans le menu Configuration des absences et des conséquences);

•RD : Raison d'absence (Absence) (accessibles dans le menu Configuration des absences et des conséquences);

•UU : Type de contrat (Employé + poste).

Voir aussi...

Exemple de fichier d'import

Modes d'importation

Validations et rejets

Définir une tâche « Import standard à partir d'un fichier ASCII »

Définir une tâche « Import standard à partir d'un fichier Excel »

Importer des structures administratives