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Navigation: Temps et activités > Configuration de base pour la gestion du temps et des activités

Configurer les séquences

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Barre de menus : Configuration

Menu : GTA > Séquences

Qu'est-ce qu'une séquence et pourquoi devrais-je en configurer?

Les séquences vous permettent d'accélérer l'attribution des découpages journaliers à chacune des dates dans un horaire de travail ou dans le menu Planning. Elles représentent des périodes de récurrence où vous aurez appliqué un découpage journalier donné pour chaque jour.

Exemples : 7 jours pour un horaire standard du lundi au vendredi avec repos le samedi et le dimanche ou 14 jours pour un horaire qui alterne semaines de jour et semaines de nuit.

Lorsque vous appliquez un découpage journalier à une séquence, il peut s'agir :

•d'un découpage journalier défini au préalable;

•d'un découpage journalier sur mesure (qui ne pourra pas être réutilisé ultérieurement), s'il s'agit d'une exception;

•d'un nouveau découpage journalier créé à la volée qui pourra être réutilisé ultérieurement.

Une fois que la séquence est ajoutée, vous pouvez l'appliquer à un horaire de travail ou dans le menu Planning.

Niveau de structure des séquences

Le niveau de structure administrative pouvant être sélectionné dans une séquence dépend des paramètres de cloisonnement précisés dans les paramètres d'entreprise.

Impacts du niveau de cloisonnement pour les séquences

Le niveau de cloisonnement défini dans les paramètres d'entreprise a un impact lors de la création des éléments suivants qui peuvent être associés aux horaires de travail utilisés par le module GTA avancée :

•séquences;

•découpages journaliers;

•types de plage.

Dès qu'un de ces éléments est associé à un niveau de structure administrative, il peut uniquement être sélectionné dans un autre élément qui aura le même niveau dans la structure administrative ou un niveau inférieur.

Exemples

•Un type de plage est associé à un niveau 1 de la structure administrative (par ex. Entité légale = ABC). Il peut donc être sélectionné dans les découpages journaliers, les séquences et les horaires de travail associés à ce même niveau de structure ou à un niveau inférieur dans ce niveau de structure.

•Un type de plage est spécifiquement associé à un niveau 4 de la structure administrative (par ex. Etablissement = 123). Il peut donc être sélectionné dans les découpages journaliers, les séquences et les horaires de travail associés à ce même niveau de structure ou à un niveau inférieur dans ce niveau de structure. Cependant, ce type de plage ne pourra pas être sélectionné dans un découpage journalier associé à un autre niveau 4 de la structure administrative (par ex. Etablissement = 456).

•Un découpage journalier est associé à un niveau 1 de la structure administrative (par ex. Entité légale = ABC). Il peut donc être sélectionné dans les séquences et les horaires de travail associés à ce même niveau de structure ou à un niveau inférieur dans ce niveau de structure.

•Un découpage journalier est spécifiquement associé à un niveau 4 de la structure administrative (par ex. Etablissement = 123). Il peut donc être sélectionné dans les séquences et les horaires associés à ce même niveau de structure ou à un niveau inférieur dans ce niveau de structure. Cependant, ce découpage journalier ne pourra pas être sélectionné dans une séquence ou un horaire de travail associé à un autre niveau 4 de la structure administrative (par ex. Etablissement = 456).

Ajouter une séquence

Astuce

Note : Vous pouvez également ajouter une séquence à la volée lorsque :

•vous créez les horaires de travail;

•vous visualisez le planning de l'employé. Vous pouvez alors définir une séquence réutilisable ou une nouvelle séquence qui ne pourra pas être réutilisée ultérieurement.

1.Choisir GTA > Séquences dans la barre de menus Configuration.

2.Cliquer Ajouter.

3.Saisir les informations obligatoires dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

Informations générales

Champ	Description
Code *	Saisir le code unique qui permet d'identifier cette séquence.
Libellé de la séquence *	Saisir le libellé de cette séquence.
Nombre de jours de la séquence *	Saisir le nombre de jours dans cette séquence. Exemples : 7 jours pour un horaire standard du lundi au vendredi avec repos le samedi et le dimanche ou 14 jours pour un horaire qui alterne semaines de jour et semaines de nuit.

Résultat : Le système génère une entrée pour chacun des jours inclus dans la séquence.

4.Dans la fenêtre flottante Liste des jours de la séquence, vous pouvez :

•Appliquer un découpage journalier existant à un jour dans une séquence;

•Appliquer un découpage journalier sur mesure (non réutilisable) à un jour dans une séquence;

•Appliquer un nouveau découpage journalier que vous aurez créé à la volée.

5.Dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles la séquence sera disponible, sélectionner le niveau de structure administrative dans lequel la séquence doit être disponible, puis cliquer Ajouter afin de sélectionner l'élément requis dans la structure administrative.

Attention

Attention : Selon les paramètres de cloisonnement définis dans les paramètres d'entreprise, il est possible que :

•Cette fenêtre flottante ne soit pas visible si votre administrateur a choisi de ne pas cloisonner les données utilisées par le module GTA avancée.

•Votre niveau courant de structure administrative (choisi dans le menu Sélection d'une structure administrative) soit reporté par défaut dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles la séquence sera disponible. Dans ce cas, vous pouvez, au besoin, ajouter d'autres éléments de structure administrative.

•Votre niveau courant de structure administrative (choisi dans le menu Sélection d'une structure administrative) ne soit pas reporté par défaut dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles la séquence sera disponible. Dans ce cas, vous devez ajouter un ou plusieurs éléments de structure administrative.

De plus, vous verrez un message d'erreur si vous ajoutez un élément de structure administrative auquel vous n'avez pas accès. Par exemple, si vous avez uniquement accès à l'établissement 123, vous ne pourrez pas sélectionner un élément supérieur dans la structure (par exemple, l'Entité légale) ou un autre établissement (par exemple, l'établissement 456. Vous pouvez uniquement sélectionner les niveaux de structure enfants (par exemple, le service ABC associé à l'établissement 123).

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la séquence.

Étape suivante

Une fois que la séquence est ajoutée, vous devez l'appliquer à un horaire de travail.

Appliquer un découpage journalier existant à un jour dans une séquence

Vous pouvez appliquer un découpage journalier existant dans une séquence :

•en définissant une nouvelle séquence dans le menu Séquences;

•en définissant une nouvelle séquence dans le menu Horaires de travail;

•en définissant une nouvelle séquence dans le menu Planning, qu'il s'agisse d'une séquence réutilisable créée à la volée ou d'une nouvelle séquence qui ne pourra pas être réutilisée ultérieurement.

1.Dans la fenêtre flottante Liste des jours de la séquence, sélectionner la case correspondant au jour pour lequel vous voulez appliquer un découpage journalier existant.

2.Cliquer Appliquer un découpage journalier, puis choisir Depuis la liste des découpages journaliers.

Résultat : Le système affiche les découpages journaliers définis au préalable.

Niveau de structure des découpages journaliers affichés

Les découpages journaliers pouvant être sélectionnés dépendent :

•du niveau de structure administrative qui a été choisi dans l'horaire de travail;

•du niveau de structure administrative dans lequel le découpage journalier a été créé;

•des paramètres de cloisonnement précisés dans les paramètres d'entreprise.

Exemples

3.Choisir le découpage journalier requis, puis cliquer Sélectionner.

Résultat : Le système reporte les informations suivantes en tenant compte de la configuration du découpage journalier :

•Heures travaillées

•Heure de début et heure de fin

•Jours

•Heure max

•Journée ouvrable

Appliquer un découpage journalier sur mesure à un jour dans une séquence

Vous pouvez appliquer un découpage journalier sur mesure dans une séquence :

•en définissant une nouvelle séquence dans le menu Séquences;

•en définissant une nouvelle séquence dans le menu Horaires de travail;

Astuce

Note : Lorsque vous appliquez un découpage journalier sur mesure, vous ne pouvez pas réutiliser la configuration de ce découpage afin de l'appliquer dans d'autres séquences ou d'autres horaires de travail, ainsi qu'à d'autres journées dans les menus Planning ou Badgeages. Si ce découpage journalier sur mesure doit être réutilisé, il est préférable de le définir directement :

•dans le menu Découpages journaliers;

•dans le menu Planning, à l'aide de l'option Créer un nouveau découpage journalier réutilisable.

1.Dans la fenêtre flottante Liste des jours de la séquence, sélectionner la case correspondant au jour pour lequel vous voulez appliquer un découpage journalier sur mesure.

2.Cliquer Appliquer un découpage journalier, puis choisir Non réutilisable.

3.Saisir les données obligatoires dans la fenêtre flottante Informations générales.

Informations générales

Critère

Description

Abréviation *

Saisir l'abréviation qui sera utilisée pour identifier le découpage journalier :

•lorsque celui-ci est affiché dans le menu Planning (cette information est reportée dans la cellule);

•lors de l'impression du planning.

Durée travaillée prévue *

Saisir la durée travaillée prévue (en heures et en minutes) pour ce découpage journalier.

Attention

Attention : Les validations suivantes s'appliquent :

•La valeur ne peut pas être supérieure à celle du champ Durée maximale travaillée pour la journée.

•La valeur ne peut pas être inférieure à celle du champ Durée minimale travaillée pour la journée.

•Lorsque vous associez ce découpage journalier à une séquence, la valeur saisie dans le champ Durée travaillée prévue est reportée dans la colonne Heures travaillées pour chaque jour sélectionné dans la séquence.

•Lorsque vous associez ce découpage journalier à un horaire de travail, la valeur saisie dans le champ Durée travaillée prévue est reportée dans la colonne Heures travaillées pour chaque date sélectionnée dans l'horaire de travail.

Astuce

Note : La durée travaillée prévue sert dans de nombreuses situations dans SIGMA–RH. Pour en savoir davantage à ce sujet, consultez la section À quoi sert la durée travaillée prévue?

Durée minimale travaillée pour la journée

Saisir le temps minimal de travail (en heures et en minutes) pour ce découpage journalier.

Si l'employé ne travaille pas ce nombre minimal d'heures, une anomalie peut être générée pour alerter le gestionnaire RH, par exemple en créant, dans une famille donnée, des règles de validation qui analysent les feuilles de temps ou les badgeages.

Durée maximale travaillée pour la journée

Saisir le temps maximal de travail (en heures et en minutes) pour ce découpage journalier.

•Si, d'après ses badgeages, l'employé travaille plus que ce nombre maximal d'heures, la somme des heures effectives visible dans l'écran des badgeage sera limitée à la durée maximale précisée dans ce paramètre.

Mise en situation

•Dans le découpage journalier d'un employé, on précise un maximum de 10 heures.

•D'après ses badgeages, l'employé en travaille 11.

•Dans l'écran des badgeages,

ola somme visible dans la colonne Heure effective sera de 10;

ola somme visible dans la colonne Heure de présence sera de 11.

•Si la durée d'un événement en temps Travaillé dépasse la durée maximale travaillée figurant dans le découpage journalier de l'employé, la durée complète de l'événement est quand même ajoutée à la somme des heures effectives.

Mise en situation

•Dans le découpage journalier d'un employé, on précise un maximum de 10 heures.

•La durée de l'événement en temps Travaillé est de 11 heures.

•Dans l'écran des badgeages,

ola somme visible dans la colonne Heure effective sera de 11;

ola somme visible dans la colonne Heure de présence sera de 0 si vous demandez à vos employés de ne pas pointer pendant ce type d'événement.

•Si l'employé travaille plus que ce nombre maximal d'heures, une anomalie peut être générée pour alerter le gestionnaire RH, par exemple en créant, dans une famille donnée, des règles de validation qui analysent les feuilles de temps ou les badgeages.

Équivalence en jours *

Saisir l'équivalence en jours pour ce découpage journalier.

•Lorsque vous associez ce découpage journalier à une séquence, la valeur saisie dans le champ Équivalence en jours est reportée dans la colonne Jours pour chaque jour sélectionné dans la séquence.

•Lorsque vous associez ce découpage journalier à un horaire de travail, la valeur saisie dans le champ Équivalence en jours est reportée dans la colonne Jours pour chaque date sélectionnée.

Attention

Attention : Tous les calculs d'heures travaillées dans le module GTA avancée se font en heures seulement.

L'équivalence en jours est utilisée :

•pour calculer les jours perdus dans les absences et les accidents de travail. Il faut que le mode de calcul du temps perdu sélectionné dans le code de conséquence soit Nombre de jours travaillés.

•pour obtenir une quantité qui sera déduite des compteurs des employés lors de l'ajout d'une absence ou lors de l'approbation d'une demande de congé.

•pour obtenir une quantité dans les règles de validation de type Analyse d'un compteur qui font nécessairement appel à une analyse de temps. Cette quantité est alors reportée dans la transaction de compteur ajoutée par l'analyse de temps finale.

•pour reporter une quantité dans les entrées de feuilles de temps qui peuvent être pré-générées. Si dans le modèle de gestion du temps de l’employé, on a sélectionné Jour dans le paramètre Unité des entrées de feuille de temps pour le temps travaillé, les entrées de feuille de temps peuvent être pré-générées en tenant compte de la valeur précisée dans le champ Équivalence en jours.

Couleur du découpage

Sélectionner la couleur qui s'affichera pour ce découpage journalier dans le menu Planning.

Astuce

Note : La couleur sélectionnée dans ce champ est le seul élément visuel qui « identifie » les découpages journaliers sur mesure dans le planning. Si vous souhaitez que les découpages journaliers sur mesure (non réutilisables) soient facilement repérables dans le planning, choisissez une couleur distincte et unique. Vous pourrez ainsi distinguer rapidement les découpages journaliers sur mesure (non réutilisables) des découpages journaliers réutilisables qui sont sauvegardés dans le menu Découpages journaliers).

Heure de mi-journée

Cette option permet d'indiquer l'heure à partir de laquelle la première période de la journée se termine et la deuxième période commence. Elle s'applique lorsque le mode de calcul du temps perdu sélectionné dans le code de conséquence associée à l'absence est Nombre de jours où la case « Journée ouvrable » ou Nombre de jours travaillés.

Les périodes ainsi définies permettront d'intégrer les absences d'une demi-journée (ajoutée à l'aide de l'option Saisie détaillée de la durée) dans l'outil de planification (Planning) et les feuilles de temps.

Journée ouvrable

Cette option permet de calculer la durée des absences pour congés payés. Elle s'applique lorsque le mode de calcul du temps perdu sélectionné dans le code de conséquence associée à l'absence est Nombre de jours où la case « Journée ouvrable ».

Par défaut, cette case est cochée afin qu'elle soit comptabilisée dans la durée du congé payé. Lorsque cette case n'est pas cochée, la journée n'est pas comptabilisée dans la durée du congé payé.

Désactivé

En cochant cette case, les utilisateurs ne peuvent plus affecter le découpage journalier :

•à une journée dans l'horaire de travail;

•à un employé à partir du menu Badgeages;

•à un employé dans le planning.

Astuce

Note : Même si un découpage journalier est désactivé, il est toujours visible dans le menu GTA > Découpages journaliers.

Nombre d'heures payées si ce jour tombe un férié

Saisir le nombre d'heures qui doit être utilisé si la journée tombe un jour férié précisé dans la table des jours fériés attribuée à l'employé. Dans le planning, le temps planifié de l'employé sera de zéro heures pour les jours fériés.

Abréviation si ce jour tombe un férié

Saisir l'abréviation qui s'affichera dans le planning si la journée correspond à un férié pour cet employé

4.Dans la fenêtre flottante Définir les plages, vous pouvez :

Ajouter une plage dans un découpage journalier sur mesure

A.Cliquer Ajouter.

B.Sélectionner le type de plage requis.

Résultat : Le système affiche tous les critères qui ont été définis pour ce type de plage.

C.Saisir les données requises pour chaque critère.

D.Si vous avez choisi un type de plage de type Fixe ou Pause, préciser, au besoin, les options de création automatique des badgeages.

Astuce

Note : Ces options s'appliquent uniquement aux employés dont le modèle de gestion du temps est configuré pour permettre la création automatique des badgeages.

Exemples d'utilisation

Le découpage journalier comporte des plages fixes; aucune plage de pause n'est prévue

00:00 - 08:00 Plage variable

08:00 - 12:00 Plage fixe

Option	Valeur de la case à cocher
Créer un badgeage à l'heure de début
Créer un badgeage à l'heure de fin

12:00 - 13:00 Coupure

13:00 - 17:00 Plage fixe

Option	Valeur de la case à cocher
Créer un badgeage à l'heure de début
Créer un badgeage à l'heure de fin

17:00 - 00:00 Plage variable

Le découpage journalier comporte à la fois des plages fixes et des plages de pause

00:00 - 08:00 Plage variable

08:00 - 10:00 Plage fixe

Option	Valeur de la case à cocher
Créer un badgeage à l'heure de début
Créer un badgeage à l'heure de fin

10:00 - 10:15 Pause

Option	Valeur de la case à cocher
Créer un badgeage à l'heure de début

10:15 - 12:00 Plage fixe

Option	Valeur de la case à cocher
Créer un badgeage à l'heure de début
Créer un badgeage à l'heure de fin

12:00 - 13:00 Coupure

13:00 - 14:30 Plage fixe

Option	Valeur de la case à cocher
Créer un badgeage à l'heure de début
Créer un badgeage à l'heure de fin

14:30 - 14:45 Pause

Option	Valeur de la case à cocher
Créer un badgeage à l'heure de début

14:45 - 17:00 Plage fixe

Option	Valeur de la case à cocher
Créer un badgeage à l'heure de début
Créer un badgeage à l'heure de fin

17:00 - 00:00 Plage variable

E.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder cette plage.

Supprimer une plage dans un découpage journalier sur mesure

A.Sélectionner la case correspondant à la plage devant être supprimée.

B.Cliquer Supprimer.

Modifier l'ordre logique d'une plage dans un découpage journalier sur mesure

La première plage figurant dans un découpage journalier ne doit pas nécessairement commencer à 00:00 (minuit). Il est important que l'ordre logique des plages soit respecté dans un découpage journalier, par exemple lorsque l'employé travaille de nuit. Voir les exemples de découpages journaliers pour plus de détails.

A.Sélectionner la case correspondant à la plage pour laquelle l'ordre doit être modifié.

B.Cliquer Monter ou Descendre.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le découpage journalier sur mesure dans cette séquence.

Résultat : Le système reporte les informations suivantes en tenant compte de la configuration du découpage journalier :

•Heures travaillées

•Heure de début et heure de fin

•Jours

•Heure max

•Journée ouvrable

Appliquer un nouveau découpage journalier créé à la volée dans une séquence

Si aucun des découpages journaliers existants ne convient, vous pouvez créer à la volée un nouveau découpage journalier qui sera appliqué aux journées sélectionnées.

Vous pouvez créer à la volée un nouveau découpage journalier :

•en définissant une nouvelle séquence dans le menu Séquences;

•en définissant une nouvelle séquence dans le menu Horaires de travail;

Astuce

Note : Ce nouveau découpage journalier sera ajouté dans le menu Découpages journaliers; vous pourrez donc le réutiliser ultérieurement.

1.Dans la fenêtre flottante Liste des jours de la séquence, sélectionner la case correspondant au jour pour lequel vous voulez appliquer un découpage journalier sur mesure.

2.Cliquer Appliquer un découpage journalier, puis choisir Réutilisable.

3.Saisir les données obligatoires pour ce nouveau découpage journalier.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le découpage journalier créé à la volée.

Résultat : Le système reporte les informations suivantes en tenant compte de la configuration du découpage journalier :

•Heures travaillées

•Heure de début et heure de fin

•Jours

•Heure max

•Journée ouvrable

Modifier une séquence

Vous pouvez modifier une séquence, par exemple si elle comporte des inexactitudes ou si elle doit être mise à jour après des changements à l'emploi du temps des employés.

Astuce

Note : Si la séquence modifiée avait été appliquée à des dates dans des horaires de travail, ces dates ne tiendront pas compte des modifications apportées. Cependant, toutes les modifications effectuées dans la séquence s'appliqueront lorsque vous l'appliquerez à de nouvelles dates dans un horaire de travail.

Limitations

Les limitations suivantes s'appliquent :

Cas

Explications

Restrictions d'accès

Vous ne pouvez pas modifier une séquence qui est disponible :

•dans un niveau de structure supérieur au vôtre;

•dans un niveau de structure auquel vous n'avez pas accès.

Exemple

Vous avez uniquement accès à l'établissement ABC.

Vous ne pouvez pas modifier :

•une séquence qui est disponible dans un autre niveau 4 (établissement XYZ).

•une séquence qui est disponible au niveau 1 (Entité légale) et qui est utilisable dans tous les établissements.

Bien que vous puissiez visualiser ces séquences, des restrictions d'accès s'appliquent et empêchent la modification.

Vous pouvez uniquement modifier les séquences qui sont disponibles au niveau 4 (établissement ABC) ou à un niveau inférieur.

1.Choisir GTA > Séquences dans la barre de menus Configuration.

2.Cliquer la séquence requise.

3.Apporter toutes les modifications requises.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la séquence.

Supprimer une séquence

Vous pouvez supprimer une séquence, par exemple si elle a été ajoutée par erreur ou si elle est devenue désuète.

Limitations

La suppression n'est pas permise dans les cas suivants :

Cas

Explications

Restrictions d'accès

Vous ne pouvez pas supprimer une séquence qui est disponible :

•dans un niveau de structure supérieur au vôtre;

•dans un niveau de structure auquel vous n'avez pas accès.

Exemple

Vous avez uniquement accès à l'établissement ABC.

Vous ne pouvez pas supprimer :

•une séquence qui est disponible dans un autre niveau 4 (établissement XYZ).

•une séquence qui est disponible au niveau 1 (Entité légale) et utilisable dans tous les établissements.

Bien que vous puissiez visualiser ces séquences, des restrictions d'accès s'appliquent et empêchent la suppression.

Vous pouvez uniquement supprimer les séquences qui sont disponibles au niveau 4 (établissement ABC) ou à un niveau inférieur.

Astuce

Note : Si la séquence supprimée avait été appliquée à des dates dans des horaires de travail, ces dates conserveront toutes les informations (découpage journalier, etc.).

1.Choisir GTA > Séquences dans la barre de menus Configuration.

2.Sélectionner la case correspondant à la séquence devant être supprimée.

3.Cliquer Supprimer.

Voir aussi...

Processus d'utilisation du module GTA avancée

Configurer les horaires de travail

Configurer les découpages journaliers

Utiliser l'outil de planification (Planning)

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Exemples d'utilisation