Les configurations de notification permettent de spécifier la fréquence et le mode d'envoi des notifications devant être envoyées par courrier électronique aux acteurs ayant à intervenir dans les workflows, c'est-à-dire :
•aux administrateurs;
•aux approbateurs habituels;
•aux approbateurs de secours;
•aux autres utilisateurs.
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Note : Pour les notifications aux approbateurs habituels et aux approbateurs de secours, on peut également choisir, dans chaque étape, une configuration de notifications distincte de celle du workflow. Ceci permettrait d'envoyer des courriers électroniques ayant des fréquences et des modes d'envois différents pour les approbateurs de certaines étapes.
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Les courriers électroniques peuvent être envoyés une fois seulement ou de façon périodique. Si l'envoi doit être fait de façon périodique, on peut préciser la fréquence des envois. Une option permet également de regrouper dans un seul courrier électronique toutes les notifications envoyées au même destinataire.
1.Choisir Personnalisation > Configurations de notifications dans la barre de menus Système.
2.Cliquer Ajouter.
3.Définir les paramètres requis.
Besoins
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Paramétrage à faire
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Envoyer un courrier électronique au destinataire dès qu'une notification est ajoutée dans le centre de notifications des workflows ou dans le centre des messages
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1.Cocher la case Notifier immédiatement par courriel lors de l'apparition de la notification. |
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Envoyer un courrier électronique périodique au destinataire tant qu'une notification est présente dans le centre de notifications des workflows ou dans le centre des messages
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1.Répondre Oui à la question Souhaitez-vous envoyer un courriel de notification à l'adresse courriel définie dans le profil utilisateur du destinataire de la notification? 2.Définir la fréquence des envois. •Cocher les cases des journées où les courriels doivent être envoyés. •Indiquer à quel moment de la journée l'envoi des courriels doit être fait. L'envoi peut être fait :
opendant un intervalle de temps précis, par exemple, toutes les heures entre 8h et 17h. Dans ce cas, choisir l'option Intervalle. Entrer l'heure de début et l'heure de fin, ainsi que la fréquence des envois (nombre de minutes ou d'heures). oà une heure précise de la journée. Dans ce cas, choisir l'option Un moment précis dans la journée, puis entrer l'heure de votre choix dans le champ Heure de l'envoi. |
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Définir le mode d'envoi des courriers électroniques envoyés
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1.Dans le paramètre Granularité des notifications, choisir l'option requise.
Option
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Utilisation
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Envoyer un courriel regroupant toutes les notifications
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Choisir cette option pour qu'un seul courrier électronique soit envoyé au destinataire. Ce courriel affichera (en format tableau) toutes les notifications présentes dans le centre de notification des workflows ou le centre des messages du destinataire.
Par exemple, si un approbateur a 12 notifications dans son centre de notification des workflows, il recevra uniquement un seul courriel. Ce courriel comprendra toutefois un tableau où figureront les 12 notifications.
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Envoyer un courriel pour chaque notification
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Choisir cette option pour qu'un courriel soit envoyé au destinataire pour chaque notification.
Par exemple, si un approbateur a 12 notifications dans son centre de notification des workflows, il recevra 12 courriels distincts.
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4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la configuration de notification.
Voir aussi...
Processus de configuration d'un workflow
Processus d'approbation d'un workflow
Ajouter une configuration de workflow
Définir les paramètres généraux concernant les étapes dans une configuration de workflow
Définir les notifications envoyées aux approbateurs habituels et aux approbateurs de secours dans une configuration de workflow
Définir les notifications envoyées à d'autres utilisateurs dans une configuration de workflow
Paramétrer les étapes dans une configuration de workflow
Modifier une configuration de workflow
Configurer les modèles de notifications
