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Attention : L'accès à cette fonctionnalité devrait être réservé à un administrateur qui a été dûment formé pour utiliser cette fonctionnalité.
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La configuration d'un workflow permet de définir, entre autres :
•la méthode utilisée pour démarrer un workflow;
•le nombre d'étapes (niveaux d'approbation) requis pour chaque processus;
•les approbateurs qui ont le droit d'intervenir lors de chaque étape (ou niveau d'approbation);
•les délais d'approbation à respecter pour chaque étape (le cas échéant);
•l'exigence d'une signature électronique au moment d'une action d'un approbateur;
•les notifications envoyées aux approbateurs et à d'autres utilisateurs (autant en terme de fréquence que de contenu).
Les étapes à suivre pour configurer un workflow sont les suivantes :
Étape 1 - Saisir les informations générales se rapportant au workflow
1.Accéder à l'écran de configuration du workflow :
Menu
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Procédure
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À partir de l'écran de gestion des workflows
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1.Choisir Personnalisation > Workflows dans la barre de menus Système. |
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À partir de l'écran de gestion des écrans utilisateurs
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1.Choisir Personnalisation > Ecrans utilisateurs dans la barre de menus Système. 2.Accéder à l'écran utilisateur requis. 3.Cliquer Gestion des workflows dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité. |
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À partir de la liste des écrans standards avec champs utilisateurs
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1.Choisir Personnalisation > Ecrans avec champs utilisateurs dans la barre de menus Système. 2.Accéder à l'écran utilisateur requis. 3.Cliquer Gestion des workflows dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité. |
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2.Cliquer Ajouter.
3.Saisir les données requises dans la fenêtre Informations générales.
Champ
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Description
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Nom
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Entrer le libellé du workflow à créer.
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Écran où s'exécutera le workflow
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Vérifier l'écran dans lequel le workflow s'applique.
•Si le workflow a été ajouté à partir du menu Personnalisation > Workflows, choisir l'écran dans lequel le workflow s'applique. Le système permet l'ajout de workflows dans tous les écrans standards de l'application où l'ajout de champs utilisateurs est possible. •Si le workflow a été ajouté à partir des menus Personnalisation > Ecrans utilisateurs ou Personnalisation > Ecrans avec champs utilisateurs, l'écran est présélectionné et il ne peut pas être modifié. |
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État
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Indiquer si le workflow est actif ou inactif.
Statut
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Utilisation
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Actif 
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Une configuration de workflow ayant l'état Actif permet le démarrage du processus de workflow en fonction des options de démarrage configurées.
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Inactif 
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Une configuration workflow ayant l'état Inactif fait en sorte qu'aucun nouveau processus de workflow ne peut être démarré. Cependant, les workflows en cours pourront être terminés même si la configuration de workflow est inactive.
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Configuration des administrateurs
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Définir qui seront les administrateurs du workflow et quelles notifications ces administrateurs doivent recevoir lorsqu'ils ont à intervenir dans le workflow.
Administrateurs du workflow
L'utilisateur désigné comme étant l'administrateur du workflow et les utilisateurs membres du groupe d'administrateurs ont les mêmes droits et reçoivent les mêmes notifications, à l'exception des différences illustrées dans le tableau ci-dessous.
Opérations possibles ou notifications reçues
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Administrateur
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Utilisateurs membres du groupe d'administrateurs
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Approuver en tout temps une étape du workflow afin que celui-ci passe à la prochaine étape.
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Recevoir une notification si une étape du workflow est en retard.
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Recevoir une notification si aucun approbateur n'a été désigné pour une étape donnée.
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Recevoir une notification si un problème de configuration de workflow s'est produit, par exemple, un document n'a pas été fusionné pour des raisons de sécurité.
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Configuration des notifications des administrateurs
Sélectionner également la configuration de notifications qui doit être utilisée pour aviser les administrateurs.
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Option de démarrage du workflow
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Préciser comment le workflow sera démarré.
Option
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Utilisation
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Ce workflow est démarré avec un bouton
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Avec cette option, le workflow devra être démarré manuellement à l'aide d'un bouton se trouvant dans le bas de l'écran où le workflow sera exécuté.
Lorsque cette option est choisie, la saisie du nom de ce bouton est obligatoire dans le champ Libellé apparaissant sur le bouton.
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Ce workflow est démarré à l'aide des déclencheurs et actions
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Avec cette option, le workflow sera démarré automatiquement en fonction des déclencheurs et actions configurés dans l'écran où le workflow sera exécuté.
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Est-ce que tous les acteurs du workflow peuvent annuler le workflow?
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Cette option permet aux acteurs du workflow de visualiser un bouton dans le bas de l'écran qui leur permet d'annuler le workflow.
Dans ce cas, le workflow peut être démarré de nouveau par la suite.
Par exemple, l'annulation peut être requise si le demandeur se rend compte qu'il a omis de saisir certaines informations dans l'écran où s'exécutera le workflow et qu'il veut saisir ces données avant que l'approbateur désigné dans l'une des étapes n'ait effectué son action.
Impacts d'une annulation d'un workflow
L'annulation d'un workflow a les impacts suivants :
•Le workflow revient au statut précisé dans le paramètre Statut en cas d'annulation du workflow. •L'approbateur de l'étape en cours ne voit plus l'avertissement concernant ce workflow dans le centre de notification.
Option
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Utilisation
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Non, le workflow ne peut jamais être annulé.
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Avec cette option, le workflow ne peut jamais être annulé. Aucun bouton ne peut être présent dans le bas de l'écran où le workflow sera exécuté.
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Oui, le workflow peut être annulé si le cycle complet n’est pas terminé ou si aucune étape n’a été refusée.
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Avec cette option, le workflow peut être annulé tant que le workflow n'est pas complété ou qu'aucune étape n'a été refusée.
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Oui, le workflow peut être annulé si la première étape n’a pas encore été traitée par l'un des approbateurs.
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Avec cette option, le workflow ne peut plus être annulé si une action a été effectuée dans la première étape configurée.
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Voir aussi...
Processus de configuration d'un workflow
Processus d'approbation d'un workflow
Définir les paramètres généraux concernant les étapes dans une configuration de workflow
Paramétrer les statuts utilisés dans le workflow
Définir les notifications envoyées aux approbateurs habituels et aux approbateurs de secours dans une configuration de workflow
Définir les notifications envoyées à d'autres utilisateurs dans une configuration de workflow
Définir les informations supplémentaires affichées dans le centre de notification des workflows
Paramétrer les étapes dans une configuration de workflow
Modifier une configuration de workflow
Désactiver une configuration de workflow
Supprimer une configuration de workflow
Définir les configurations de notifications
Configurer les modèles de notifications
