Définir les notifications envoyées aux approbateurs habituels et aux approbateurs de secours dans une configuration de workflow

Barre de menus : Système

Menu : Personnalisation > Workflows

Fonctionnalité habituellement réservée à l'administrateur

Après avoir ajouté une configuration de workflow, vous pouvez configurer la fréquence des notifications envoyées aux approbateurs habituels et aux approbateurs de secours, ainsi que les informations et le formatage présents dans ces messages.

Attention : Bien que les notifications peuvent être définies dans les paramètres et de la configuration du workflow, les approbateurs habituels et les approbateurs de secours sont désignés dans le paramètre où l'on configure les étapes (niveaux d'approbation).

Note : Vous pouvez également :

•paramétrer des notifications afin d'aviser d'autres utilisateurs à certains moments clés du workflow;

•personnaliser les informations supplémentaires qui doivent être affichées concernant ce workflow dans le centre de notification.

1.Accéder à l'écran de configuration du workflow :

Procédure

À partir de l'écran de gestion des workflows

1.Choisir Personnalisation > Workflows dans la barre de menus Système.

À partir de l'écran de gestion des écrans utilisateurs

1.Choisir Personnalisation > Ecrans utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Accéder à l'écran utilisateur requis.

3.Cliquer Gestion des workflows dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité.

À partir de la liste des écrans standards avec champs utilisateurs

1.Choisir Personnalisation > Ecrans avec champs utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Accéder à l'écran utilisateur requis.

3.Cliquer Gestion des workflows dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité.

2.Dans l'étape , choisir la configuration de notifications appropriée afin de fixer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.

Attention : On peut également choisir, dans chaque étape, une configuration de notifications distincte de celle du workflow. Ceci permettrait d'envoyer des courriers électroniques ayant des fréquences et des modes d'envois différents pour les approbateurs de certaines étapes.

3.Dans l'étape , configurer la notification pour les approbateurs habituels.

a.Saisir le sujet qui figurera dans le courrier électronique envoyé.

b.Choisir la méthode utilisée pour définir le texte à afficher dans la notification.

Méthode

Utilisation

Avec ce modèle de notification au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran où s'exécutera le workflow.

Sélectionnez cette option pour fusionner un modèle de notification qui sera envoyé à l'approbateur au début de chaque étape du workflow.

Vous devrez cliquer , puis sélectionnez le modèle de notification requis. Seuls les modèles de notification applicables pour l'écran où s'exécutera le workflow peuvent être sélectionnés.

Avec le texte suivant au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification sera identique pour chaque approbateur.

Sélectionnez cette option pour saisir le texte de votre choix.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

4.Configurer la notification pour les approbateurs de secours.

•Si la notification envoyée aux approbateurs de secours est identique à celle des approbateurs habituels, choisir Oui dans le paramètre Utiliser les mêmes options de notification que les approbateurs habituels.

•Si la notification envoyée aux approbateurs de secours est différente à celle des approbateurs habituels, choisir Non dans le paramètre Utiliser les mêmes options de notification que les approbateurs habituels, puis configurer cette notification. Les options de configuration sont identiques à celles des approbateurs habituels.

Voir aussi...

Processus de configuration d'un workflow

Processus d'approbation d'un workflow

Ajouter une configuration de workflow

Définir les paramètres généraux concernant les étapes dans une configuration de workflow

Paramétrer les statuts utilisés dans le workflow

Définir les notifications envoyées à d'autres utilisateurs dans une configuration de workflow

Définir les informations supplémentaires affichées dans le centre de notification des workflows

Paramétrer les étapes dans une configuration de workflow

Modifier une configuration de workflow

Désactiver une configuration de workflow

Supprimer une configuration de workflow

Procédures effectuées par les acteurs d'un workflow

Définir les configurations de notifications

Configurer les modèles de notifications