Paramétrer les étapes dans une configuration de workflow

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Fonctionnalité habituellement réservée à l'administrateur

Chaque configuration de workflow peut comprendre un nombre illimité d'étapes (niveaux d'approbation). Pour chaque étape, vous pouvez configurer :

•les informations générales;

•les délais d'approbation (si requis);

•l'exigence d'une signature électronique au moment de l'approbation;

•les actions pouvant être réalisées pendant cette étape;

•les approbateurs désignés.

1.Accéder à l'écran de configuration du workflow :

Procédure

À partir de l'écran de gestion des workflows

1.Choisir Personnalisation > Workflows dans la barre de menus Système.

À partir de l'écran de gestion des écrans utilisateurs

1.Choisir Personnalisation > Ecrans utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Accéder à l'écran utilisateur requis.

3.Cliquer Gestion des workflows dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité.

À partir de la liste des écrans standards avec champs utilisateurs

1.Choisir Personnalisation > Ecrans avec champs utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Accéder à l'écran utilisateur requis.

3.Cliquer Gestion des workflows dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité.

2.Dans l'étape , saisir les informations générales se rapportant à l'étape.

Champ

Explications

Ordre

Saisir un numéro afin d'indiquer l'ordre que l'étape occupe dans le workflow.

Par exemple, l'étape 10 devra être approuvée avant que l'approbation de l'étape 20 ne soit effectuée.

Nom

Saisir le nom de l'étape. Ce nom est utilisé pour identifier l'étape dans le centre de notification et l'historique du workflow.

Nom abrégé

Saisir le nom abrégé de l'étape.

Délais d'approbation

3.Préciser les délais d'approbation.

a.Indiquer par Oui ou Non si un délai d'approbation doit être imposé à l'étape.

b.Si l'option Oui, est choisie, indiquer le nombre de jours ou d'heures imposé pour le délai d'approbation.

c.Sélectionner à partir de quel moment le délai d'approbation doit être calculé :

•À partir de la date et heure du démarrage du workflow;

•À partir de la date et heure d'autorisation de l'étape précédente;

•À partir de la date contenue dans le champ suivant (dans ce cas, choisir ce champ en cliquant ).

d.Indiquer par Oui ou Non si l'approbation par l'approbateur de l'étape suivante doit être permise si le délai imposé est dépassé.

Signature électronique

4.Indiquer si les actions de cette étape exigent une confirmation où l'on verra la signature électronique de l'approbateur.

Option

Explications

Oui, l'approbateur doit confirmer son action en saisissant son mot de passe

Avec cette option, l'approbateur doit fournir une confirmation après avoir cliqué sur un des boutons correspondant aux actions permises.

Dans l'écran de confirmation, l'approbateur :

•doit saisir son mot de passe afin que l'action soit enregistrée;

•voit sa signature électronique (celle-ci sera d'ailleurs visible dans l'historique du workflow).

Oui, l'approbateur doit confirmer son action à l'aide du bouton OK

Avec cette option, l'approbateur doit fournir une confirmation après avoir cliqué sur un des boutons correspondant aux actions permises.

Dans l'écran de confirmation, l'approbateur :

•doit confirmer avec un bouton OK afin que l'action soit enregistrée;

•voit sa signature électronique (celle-ci sera d'ailleurs visible dans l'historique du workflow).

Non

Avec cette option, l'approbateur n'a pas à fournir une confirmation après avoir cliqué sur un des boutons correspondant aux actions permises.

Aucun écran de confirmation n'est affiché à l'approbateur. La signature électronique de l'approbateur ne sera pas visible dans l'historique du workflow.

Actions

5.Cocher les actions devant être réalisées pour l'étape.

Les actions possibles sont les suivantes :

•Approuver

•Refuser

•Retour à l'étape précédente

•Retour au demandeur (arrêter le workflow)

Note : Lorsqu'une action est cochée, le bouton correspondant est disponible aux approbateurs dans le centre de notification ou l'écran où s'exécutera le workflow.

6.Configurer les paramètres de chaque action.

Paramètre

Utilisation

Libellés des actions

Sélectionner le code de sélection correspondant au libellé de l'action. Le nom attribué au code sélectionné sera visible dans le centre de notification.

Ces codes proviennent de la table de codes de sélection XCK (Libellés d'interventions pour les workflows). Au besoin, vous pouvez ajouter de nouveaux codes dans cette table.

Nouveau statut du workflow

Sélectionner le code de sélection correspondant au nouveau statut attribué au workflow lorsque l'approbateur cliquera sur le bouton correspondant dans le centre de notification ou l'écran où s'exécutera le workflow.

Ces codes proviennent de la table de codes de sélection XCJ (Statut pour les workflows). Au besoin, vous pouvez ajouter de nouveaux codes dans cette table.

Saisie d'une note

Sélectionner les paramètres concernant la saisie d'une note au moment où l'approbateur effectue son action.

Paramètre

Utilisation

Non

Sélectionner cette option si l'approbateur n'a aucune note à saisir lors de son action.

Publique

Sélectionner cette option si l'approbateur peut renseigner une note publique. La note publique est visible à tous dans le centre de notification et dans l'historique du workflow.

Privée

Sélectionner cette option si l'approbateur peut renseigner une note privée. La note privée est visible uniquement aux approbateurs dans le centre de notification et dans l'historique du workflow.

Obligatoire

Cocher cette case si l'action exige la saisie d'une note, par exemple, une action de refus. Si l'utilisateur ne renseigne pas de note, l'action ne pourra être enregistrée.

Approbateurs

7.Configurer les paramètres se rapportant aux approbateurs de l'étape.

a.Indiquer l'opération qui doit être réalisée si aucun approbateur n'est présent pour cette étape.

•Avertir immédiatement l'administrateur du workflow dans le centre de notification.

•Approuver automatiquement l'étape.

b.Sélectionner la configuration de notifications qui doit être utilisée pour déterminer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.

•Si la configuration de notifications est identique à celle du workflow, choisir le paramètre Utiliser la configuration de notifications du workflow.

•Si la configuration de notifications est différente de celle du workflow, choisir le paramètre Utiliser la configuration de notifications suivante, puis sélectionner la configuration de notifications de votre choix.

Note : L'option Utiliser la configuration de notifications suivante est particulièrement utile lorsqu'on veut envoyer des courriers électroniques ayant des fréquences et des modes d'envois différents pour les approbateurs de certaines étapes.

Exemple

•Pour un processus d'approbation donné, il y a deux étapes.

•Les approbateurs de la première étape doivent être avisés dès qu'ils ont à intervenir pour une demande et ils doivent recevoir un courriel pour chaque demande. On s'assurera de choisir dans les paramètres du workflow une configuration de notifications qui permet une notification immédiate et l'envoi d'un courriel pour chaque notification.

•Les approbateurs de la seconde étape veulent uniquement être avisés une fois par jour et ils veulent recevoir un seul courriel qui regroupera l'ensemble des demandes qu'ils ont à traiter. En configurant la seconde étape du workflow, on s'assurera de choisir une configuration de notifications qui permet une notification périodique et l'envoi d'un courriel qui regroupera l'ensemble des notifications.

c.Configurer les approbateurs habituels et les approbateurs de secours permis pour cette étape.

d.Cliquer Ajouter, puis choisir la méthode de désignation de l'approbateur.

Attention : Si la méthode de désignation choisie fait en sorte que plusieurs employés peuvent être approbateurs (par ex, Employés occupant un poste, Un groupe d'utilisateurs, etc.), il n'est pas nécessaire que toutes ces personnes approuvent successivement l'étape. Dès qu'un des employés désignés comme approbateurs approuve ou refuse l'étape, le cycle d'approbation est terminé pour l'étape.

Exemple

•L'approbateur désigné sera l'employé occupant le poste Responsable du service de traduction.

•Deux personnes sont affectées à ce poste (Albert Dubois et Alexandra Leblanc).

•Ces deux employés sont avisés dans leur centre de notification dès qu'ils deviennent approbateurs de l'étape.

•Si Albert Dubois effectue une action d'approbation, de refus, de retour à l'étape précédente ou de retour au demandeur, Alexandra Leblanc n'a plus à intervenir sur ce workflow.

•Albert Dubois et Alexandra Leblanc ne verront plus ce workflow dans leur centre de notification.

Méthode de désignation

Paramètres à saisir

Un employé

Sélectionner l'employé requis.

Un groupe d'utilisateurs

Sélectionner le groupe d'utilisateurs qui recevra la notification. Tous les membres de ce groupe d'utilisateurs seront considérés comme approbateur.

Employés occupant un poste

Sélectionner le poste requis.

Champ de référence sur un employé

Sélectionner le champ de référence requis. Le système présente tous les champs de l'écran où s'exécutera le workflow où on peut choisir un employé. Il peut s'agir d'un champ système (par exemple le champ réservé au responsable de dossier d'un événement) ou d'un champ utilisateur de type Champ de recherche (alimentée par la liste des employés).

Supérieurs hiérarchiques d'un champ de référence sur un employé (N + X)

1.Sélectionner le champ de référence requis.

Résultat : Le système présente tous les champs de l'écran où s'exécutera le workflow dans lesquels on peut choisir un employé. Il peut s'agir d'un champ système (par exemple le champ réservé au responsable de dossier d'un événement) ou d'un champ utilisateur de type Champ de recherche (alimentée par la liste des employés).

2.Saisir le niveau hiérarchique de la personne devant être approbateur.

3.Choisir la méthode utilisée pour déterminer la chaîne hiérarchique.

Supérieurs hiérarchiques de l'employé (N + X)

1.Saisir à quel niveau de supérieur hiérarchique de l'employé l'approbateur doit être désigné.

2.Choisir la méthode utilisée pour déterminer la chaîne hiérarchique.

e.Indiquer le type d'approbateur.

•Approbateur habituel : Cet employé pourra intervenir en tout temps sur l'étape.

•Approbateur de secours : Cet employé pourra intervenir sur l'étape uniquement lorsque les délais configurés seront dépassés.

f.Préciser les délais de notification qui s'appliqueront pour l'ajout de la notification dans le centre de notification des workflows.

La notification peut être ajoutée dans le centre de notification des workflows :

•dès que l'utilisateur devient approbateur de l'étape;

•après un certain nombre d'heures ou de jours après le début de l'étape.

Voir aussi...

Processus de configuration d'un workflow

Processus d'approbation d'un workflow

Ajouter une configuration de workflow

Définir les paramètres généraux concernant les étapes dans une configuration de workflow

Paramétrer les statuts utilisés dans le workflow

Définir les notifications envoyées aux approbateurs habituels et aux approbateurs de secours dans une configuration de workflow

Définir les notifications envoyées à d'autres utilisateurs dans une configuration de workflow

Définir les informations supplémentaires affichées dans le centre de notification des workflows

Modifier une configuration de workflow

Désactiver une configuration de workflow

Supprimer une configuration de workflow

Procédures effectuées par les acteurs d'un workflow

Définir les configurations de notifications

Configurer les modèles de notifications