Définir les notifications envoyées à d'autres utilisateurs dans une configuration de workflow

Barre de menus : Système

Menu : Personnalisation > Workflows

Fonctionnalité habituellement réservée à l'administrateur

Après avoir ajouté une configuration de workflow, vous pouvez configurer les notifications envoyées à d'autres utilisateurs qui ne sont pas des approbateurs dans le workflow. Des options vous permettent de choisir le type d'utilisateur, ainsi que le moment précis où ces notifications doivent être envoyées.

Attention : Les notifications envoyées à d'autres utilisateurs ne s'affichent pas dans le centre de notification des workflows (), mais bien dans le centre des messages ().

Note : Vous pouvez également :

•paramétrer les notifications envoyées aux approbateurs habituels et aux approbateurs de secours;

•personnaliser les informations supplémentaires qui doivent être affichées concernant ce workflow dans le centre de notification.

1.Accéder à l'écran de configuration du workflow :

Procédure

À partir de l'écran de gestion des workflows

1.Choisir Personnalisation > Workflows dans la barre de menus Système.

À partir de l'écran de gestion des écrans utilisateurs

1.Choisir Personnalisation > Ecrans utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Accéder à l'écran utilisateur requis.

3.Cliquer Gestion des workflows dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité.

À partir de la liste des écrans standards avec champs utilisateurs

1.Choisir Personnalisation > Ecrans avec champs utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Accéder à l'écran utilisateur requis.

3.Cliquer Gestion des workflows dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité.

2.Dans l'étape , cliquer Ajouter, puis choisir le type d'utilisateur à qui la notification doit être envoyée.

3.Choisir l'un des types d'utilisateurs permis.

4.Saisir les paramètres permettant de déterminer précisément le destinataire.

Les paramètres à saisir varient en fonction du type d'utilisateur choisi précédemment.

Type d'utilisateur choisi

Paramètres à saisir

Le demandeur

Cette option doit uniquement être utilisée lorsque le workflow est démarré manuellement en cliquant sur le bouton configuré dans les options de démarrage, et non à l'aide des déclencheurs et actions.

Aucune notification ne sera envoyée si le workflow est démarré par des déclencheurs et actions.

Un employé

Sélectionner l'employé requis.

Un groupe d'utilisateurs

Sélectionner le groupe d'utilisateurs qui recevra la notification. Tous les membres de ce groupe d'utilisateurs recevront la notification.

Employés occupant un poste

Sélectionner le poste requis.

Attention : Tous les employés occupant ce poste recevront la notification supplémentaire.

Champ de référence sur un employé

Sélectionner le champ de référence requis. Le système présente tous les champs de l'écran où s'exécutera le workflow où on peut choisir un employé. Il peut s'agir d'un champ système (par exemple le champ réservé au responsable de dossier d'un événement) ou d'un champ utilisateur de type Champ de recherche (alimentée par la liste des employés).

Supérieurs hiérarchiques d'un champ de référence sur un employé (N + X)

1.Sélectionner le champ de référence requis.

Résultat : Le système présente tous les champs de l'écran où s'exécutera le workflow dans lesquels on peut choisir un employé. Il peut s'agir d'un champ système (par exemple le champ réservé au responsable de dossier d'un événement) ou d'un champ utilisateur de type Champ de recherche (alimentée par la liste des employés)

2.Saisir le niveau hiérarchique du destinataire devant recevoir la notification.

3.Choisir la méthode utilisée pour déterminer la chaîne hiérarchique.

L'employé concerné par l'événement

Aucun paramètre supplémentaire n'est requis. La notification sera envoyée à l'employé pour qui l'événement est créé.

Supérieurs hiérarchiques de l'employé (N + X)

1.Saisir à quel niveau de supérieur hiérarchique de l'employé la notification doit être envoyée.

2.Choisir la méthode utilisée pour déterminer la chaîne hiérarchique.

5.Sélectionner à quel moment la notification doit être envoyée.

Les moments suivants sont possibles :

•Fin d'un cycle d'approbation accepté

•Fin d'un cycle d'approbation refusé

•Retour au demandeur (annulé)

6.Saisir le sujet de la notification qui sera reporté dans le courrier électronique envoyé à l'utilisateur choisi.

7.Sélectionner la configuration de notifications afin de déterminer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.

•Si la configuration de notifications est identique à celle du workflow, sélectionner l'option Utiliser la configuration de notifications du workflow.

•Si une autre configuration de notifications doit être utilisée, sélectionner Utiliser la configuration de notifications suivante, puis choisir la configuration requise.

8.Choisir la méthode utilisée pour définir le texte à afficher dans la notification.

Méthode

Utilisation

Avec ce modèle de notification lors de la réalisation du moment

Avec cette option, le texte figurant dans la notification peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran où s'exécutera le workflow.

Sélectionnez cette option pour fusionner un modèle de notification qui sera envoyé au destinataire choisi au moment sélectionné.

Vous devrez cliquer , puis sélectionnez le modèle de notification requis. Seuls les modèles de notification applicables pour l'écran où s'exécutera le workflow peuvent être sélectionnés.