FAQ (Foire aux questions) - Modèles de documents et documents fusionnés

Voici les principales différences entre les modèles de documents internes et les modèles de documents Word.

Modèle de documents internes

Modèles de documents Word

Le document fusionné peut être envoyé par courrier électronique.

Oui

Le document fusionné peut être imprimé et envoyé par la poste.

Oui

Le document fusionné peut être envoyé à divers types de destinataires.

Oui

Le formatage peut être fait dans SIGMA-RH.net, ce qui peut accélérer les mises à jour subséquentes.

Oui

Non, des champs de fusion (MERGEFIELD) doivent être ajoutés dans le fichier Word et on l'on doit configurer des correspondances pour les champs requis dans SIGMA-RH.net.

Le document fusionné peut être modifié une fois qu'il a été fusionné.

Oui

Non

Le document fusionné peut être envoyé en pièce jointe en format HTML (s'il est envoyé par courrier électronique).

Oui

Le document fusionné peut être envoyé en pièce jointe en format PDF ou Word (s'il est envoyé par courrier électronique).

Non

Oui

Le modèle de document peut inclure des images (par exemple pour créer un en-tête).

Oui, les images peuvent être conservées à un URL précis ou directement dans votre référentiel d'images.

Oui, mais les images liées ne peuvent pas être utilisées.

Les images s'affichent si le document fusionné est une pièce jointe en format PDF ou Word envoyé dans un courrier électronique.

Non

Oui

Les images s'affichent si le document fusionné est une pièce jointe en format HTML envoyé dans un courrier électronique.

Oui

Non

Les images s'affichent si le document fusionné est copié dans le corps du courrier électronique (toujours en format HTML).

Oui

Non

Les images s'affichent si le document fusionné est généré en lot par une tâche dans l'Assistant personnel ou pour plusieurs employés à la fois dans un

recrutement, une session de formation ou la gestion des médecines du travail).

Oui

Non

Les documents fusionnés peuvent être générés à partir de plusieurs menus dans SIGMA-RH.net. Lorsque vous générez un document fusionné dans un menu donné, vous aurez uniquement accès aux types de modèles de document applicables dans ce menu (ex. pour un document fusionné relatif à un accident de travail, seuls les modèles de document de type SST - Accident de travail seront disponibles.

Le type est défini dans le modèle de document.

Note : Il s'agit également d'un suivi de dossier standard qui peut être ajouté aux écrans utilisateurs de type Événement associé à un employé.

Si votre entreprise a défini ce type d'écrans utilisateurs, vous pouvez donc créer des modèles de document pour ce type d'événement et gérer des documents fusionnés dans ces événements.

Attention : Même si vous pouvez sélectionner les modèles de documents dans les notes automatiques (individuelles ou collectives), la génération des documents fusionnés à partir de ces modèles ne s'effectue pas lors de la configuration des notes automatiques. Cette génération est effectuée automatiquement (sans aucune intervention d'un utilisateur) lorsqu'une note à l'agenda est créée à partir d'une configuration de notes automatiques.

Type de modèle

Menu où ce type de modèle de document est disponible

Employé

Dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés du dossier de l'employé ou du dossier du candidat.

•Salariés > Dossiers des employés

•Recrutement > Gestion des candidats

Dans les notes automatiques individuelles pouvant être ajoutées à partir du menu suivant :

•Mon agenda

Employé avec historique

Dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés du dossier de l'employé ou du dossier du candidat.

•Salariés > Dossiers des employés

•Recrutement > Gestion des candidats

Dans les notes automatiques individuelles pouvant être ajoutées à partir du menu suivant :

•Mon agenda

Type de modèle

Menu où ce type de modèle de document est disponible

Configuration - Type d'entretien

Les modèles de documents de ce type sont visibles :

•Dans le menu Entretiens > Type d'entretien, lors du paramétrage des options d'impression du type d'entretien;

•Dans le menu Entretiens > Type d'entretien, lorsqu'on associe un modèle de document au type d'entretien;

•Lors de l'impression d'un entretien.

Entretien

Lors de l'ajout d'un suivi de dossier de type Document fusionné dans les menus suivants :

•Entretiens > Entretien

•Gestion express (Ajouter > Entretien)

•Recrutement > Entretiens de recrutement

Lors de l'envoi d'un questionnaire supplémentaire (si permis dans le type d'entretien) dans les menus suivants :

•Entretiens > Entretien

•Gestion express (Ajouter > Entretien)

•Recrutement > Entretiens de recrutement

Dans les notes automatiques individuelles et les notes automatiques collectives pouvant être ajoutées à partir des menus suivants :

•Mon agenda (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

•Multimodules > Notes automatiques collectives (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

Entretien à planifier

Dans les notes automatiques individuelles et les notes automatiques collectives pouvant être ajoutées à partir des menus suivants (uniquement si l'élément déclencheur sélectionné est Date d'ajout à la campagne ou Date limite pour convoquer l'employé à l'entretien) :

•Mon agenda

•Multimodules > Notes automatiques collectives

Type de modèle

Menu où ce type de modèle de document est disponible

Recrutement - Candidat

Lorsque l'utilisateur clique Fusionner documents dans la fenêtre Candidats évalués dans les menus suivants :

•Recrutement > Créer un nouveau recrutement

•Recrutement > Liste des recrutements (sélectionner un recrutement)

Lors de l'ajout d'un suivi de dossier de type Document fusionné dans les menus suivants (suivi de dossier d'un candidat évalué) :

•Recrutement > Créer un nouveau recrutement (sélectionner un candidat évalué)

•Recrutement > Liste des recrutements (Sélectionner un recrutement > sélectionner un candidat)

Lors de l'envoi massif d'un suivi de dossier de type Questionnaire dans les menus suivants (suivi de dossier d'un candidat évalué) :

•Recrutement > Créer un nouveau recrutement (sélectionner un candidat évalué > cliquer Créer questionnaire)

•Recrutement > Liste des recrutements (Sélectionner un recrutement > sélectionner un candidat > cliquer Créer questionnaire)

Recrutement - Dossier de recrutement

Dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés dans les menus suivants :

•Recrutement > Créer un nouveau recrutement

•Recrutement > Liste des recrutements (Sélectionner un recrutement)

Lorsque l'utilisateur clique Générer le texte à l'aide à l'aide des documents fusionnés dans la fenêtre flottante principale Publication du recrutement dans les menus suivants :

•Recrutement > Créer un nouveau recrutement

•Recrutement > Liste des recrutements (Sélectionner un recrutement)

Lors de l'envoi massif d'un suivi de dossier de type Questionnaire dans les menus suivants (suivi de dossier d'un candidat évalué) :

•Recrutement > Créer un nouveau recrutement (sélectionner un candidat évalué > cliquer Créer questionnaire)

•Recrutement > Liste des recrutements (Sélectionner un recrutement > sélectionner un candidat > cliquer Créer questionnaire)

Dans les notes automatiques individuelles et les notes automatiques collectives pouvant être ajoutées à partir des menus suivants :

•Mon agenda (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

•Multimodules > Notes automatiques collectives (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

Type de modèle

Menu où ce type de modèle de document est disponible

Temps - Absence

Lors de l'ajout d'un suivi de dossier de type Document fusionné dans les menus suivants :

•GTA > Absence

•Gestion express (Ajouter > Absence / congé)

Dans les notes automatiques individuelles et les notes automatiques collectives pouvant être ajoutées à partir des menus suivants :

•Mon agenda (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

•Multimodules > Notes automatiques collectives (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

Type de modèle

Menu où ce type de modèle de document est disponible

Médecine du travail

Lors de l'ajout d'un suivi de dossier de type Document fusionné dans les menus suivants :

•AT & Risques > Médecine du travail

•Gestion express (Ajouter > Médecine du travail)

Dans les notes automatiques individuelles et les notes automatiques collectives pouvant être ajoutées à partir des menus suivants :

•Mon agenda (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

•Multimodules > Notes automatiques collectives (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

SST - Accident de travail

Lors de l'ajout d'un suivi de dossier de type Document fusionné dans les menus suivants :

•AT & Risques > Rapport d'accident

•Gestion express (Ajouter > Accident de travail)

Dans les notes automatiques individuelles et les notes automatiques collectives pouvant être ajoutées à partir des menus suivants :

•Mon agenda (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

•Multimodules > Notes automatiques collectives (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

Type de modèle

Menu où ce type de modèle de document est disponible

Formation - Besoins nominatifs

Lors de l'ajout d'un suivi de dossier de type Document fusionné dans les besoins nominatifs pouvant être ajoutés dans le menu suivant :

•Formation > Besoins en formation

Formation - Liste d'attente

Lors de l'ajout d'un suivi de dossier de type Document fusionné dans le menu suivant :

•Gestion express > Ajouter > Inscription à une liste d'attente

Formation - Demande d'inscription à une liste d'attente

Lors de l'ajout d'un suivi de dossier de type Document fusionné dans le menu suivant :

•Gestion express > Ajouter > Demande de formation

Formation - Inscription à une session

Lorsque l'utilisateur clique Fusionner documents dans la fenêtre Inscriptions à ce cours dans les menus suivants :

•Formation > Sessions

•Gestion express (Ajouter > Inscription à une session de formation > Une fois l'inscription ajoutée, cliquer sur la date de l'événement.)

Formation - Session

Dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés dans les menus suivants :

•Formation > Sessions

•Gestion express > Ajouter > Inscription à une session de formation (Une fois l'inscription ajoutée, cliquer sur la date de l'événement.)

Lors de l'envoi massif d'un suivi de dossier de type Questionnaire dans les menus suivants (suivi de dossier d'un employé inscrit à la session) :

•Formation > Sessions (sélectionner un employé inscrit > cliquer Créer un questionnaire)

Type de modèle

Menu où ce type de modèle de document est disponible

Mandats de placement de personnel

Dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés dans le menu suivant :

•Recrutement > Mandats de placement de personnel

Dans les notes automatiques individuelles et les notes automatiques collectives pouvant être ajoutées à partir des menus suivants :

•Mon agenda (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

•Multimodules > Notes automatiques collectives (si l'élément déclencheur sélectionné permet la création d'un document fusionné)

Mandats de recrutement professionnel

Dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés dans le menu suivant :

•Recrutement > Mandats de recrutement professionnel

Disponibilité dans les types de modèles de documents suivants

Impact lors de la création d'un document fusionné

Employé

Employé avec historique

Entretien

Formation - Inscription à une session

Formation - Liste d'attente

Formation - Session

Mandat de placement de personnel

Médecine du travail

Recrutement - Candidat

Recrutement - Dossier de recrutement

SST - Accident de travail

Temps - Absence

Le nom de l'employé est récupéré de l'événement pour lequel le document fusionné est généré (ex. nom du travailleur victime d'un accident de travail, si le document est créé à partir d'un rapport d'accident de travail). Son adresse électronique est récupérée dans la fiche d'employé.

Disponibilité dans les types de modèles de documents suivants

Impact lors de la création d'un document fusionné

Employé

Employé avec historique

Entretien

Formation - Inscription à une session

Formation - Liste d'attente

Médecine du travail

Recrutement - Candidat

SST - Accident de travail

Temps - Absence

Les coordonnées du supérieur de l'employé pour lequel le document fusionné est généré - adresse électronique, nom, prénom - seront automatiquement récupérées dans la base de données.

Disponibilité dans les types de modèles de documents suivants

Impact lors de la création d'un document fusionné

Employé

Employé avec historique

Entretien

Formation - Inscription à une session

Formation - Liste d'attente

Formation - Session

Mandat de placement de personnel

Mandat de recrutement professionnel

Médecine du travail

Recrutement - Candidat

Recrutement - Dossier de recrutement

SST - Accident de travail

Temps - Absence

Les modèles de documents ayant ce destinataire peuvent être fusionnés :

•dans les notes automatiques individuelles et les notes automatiques collectives afin de générer le texte de la note créée dans l'agenda;

•dans les recrutements afin de générer le texte de l'offre d'emploi publiée dans l'application.

Disponibilité dans les types de modèles de documents suivants

Impact lors de la création d'un document fusionné

Employé

Employé avec historique

Entretien

Formation - Liste d'attente

Formation - Session

Médecine du travail

SST - Accident de travail

Temps - Absence

L'utilisateur peut sélectionner comme destinataire un organisme associé de ce type qui aurait été défini dans le menu Gestion des organismes. Les organismes présentés tiennent compte de la région d'utilisation de l'organisme et du niveau de structure (Etablissement) auquel l'employé est associé.

Le document fusionné pourra être envoyé par courrier électronique, mais l'adresse électronique doit être saisie manuellement dans le champ Courriel.

Disponibilité dans les types de modèles de documents suivants

Impact lors de la création d'un document fusionné

Employé

Employé avec historique

Entretien

Formation - Liste d'attente

Médecine du travail

Recrutement - Candidat

SST - Accident de travail

Temps - Absence

L'utilisateur peut sélectionner un expert défini dans le menu Expert. Le document fusionné pourra être envoyé par courrier électronique, mais l'adresse électronique doit être saisie manuellement dans le champ Courriel.

Disponibilité dans les types de modèles de documents suivants

Impact lors de la création d'un document fusionné

Entretien

Médecine du travail

Recrutement - Candidat

Recrutement - Dossier de recrutement

SST - Accident de travail

Temps - Absence

Le nom du responsable du dossier est récupéré de l'événement pour lequel le document fusionné est généré (ex. nom du responsable de dossier pour le travailleur victime d'un accident de travail, si le document est créé à partir d'un rapport d'accident de travail). Son adresse électronique est récupérée dans la fiche d'employé.

Les responsables de dossier sont désignés dans le menu Gestion des responsables de dossier.

Disponibilité dans les types de modèles de documents suivants	Impact lors de la création d'un document fusionné
Formation - Session	Les coordonnées du formateur - adresse électronique, nom, prénom - seront automatiquement récupérées dans la base de données.

Disponibilité dans les types de modèles de documents suivants

Impact lors de la création d'un document fusionné

Formation - Inscription à une session

Formation - Session

Mandat de placement de personnel

Mandat de recrutement professionnel

L'utilisateur peut sélectionner un client ou un fournisseur défini dans le menu Clients et fournisseurs. Le document fusionné peut être envoyé par courrier électronique, mais l'adresse électronique doit être saisie manuellement dans le champ Courriel.

Voir aussi...

Créer un modèle de document (interne)

Créer un modèle de document (à partir d'un fichier Word)

Documents fusionnés