Ajouter un projet

1.Choisir GTA > Gestion des projets dans la barre de menus Configuration.

2.Cliquer Ajouter.

3.Saisir les données générales requises pour ce projet.

Au besoin, associer le projet à un ou plusieurs employés. Vous limiterez ainsi le nombre d'employés pouvant sélectionner ce projet, ainsi que la période pendant laquelle ces employés peuvent sélectionner ce projet lorsqu'ils remplissent leur feuille de temps.

1.Dans la fenêtre flottante Association d'un projet aux employés, choisir l'option de votre choix :

•Ce projet est disponible pour tous les employés

•Ce projet est uniquement disponible pour les employés suivants

2.Si l'option Ce projet est uniquement disponible pour les employés suivants est choisie, cliquer Ajouter.

Résultat : Le système liste l'ensemble des employés existants.

3.Cocher le ou les employés qui conviennent, puis cliquer Sélectionner.

Résultat : Le système retourne à la fenêtre flottante où le ou les employés sélectionnés sont maintenant affichés.

4.Indiquer les dates de début et de fin pour l'association entre ce projet et les employés sélectionnés.

Ces dates sont validées à la saisie des entrées des feuilles de temps pourvu que les entrées de feuilles de temps répondent d'abord à la date de début et à la date de fin définies pour le projet dans la fenêtre Informations générales.

Au besoin, associer le projet à un ou plusieurs budgets. Vous limiterez ainsi le nombre de budgets pouvant être listés lorsqu'un employé sélectionne ce projet dans sa feuille de temps.

1.Dans la fenêtre flottante Association d'un projet aux budgets, choisir l'option de votre choix :

•Ce projet est disponible pour tous les budgets

•Ce projet est uniquement disponible pour les budgets suivants

2.Si l'option Ce projet est uniquement disponible pour les budgets suivants est choisie, cliquer Ajouter.

Résultat : Le système liste l'ensemble des budgets existants.

3.Cocher le ou les budgets qui conviennent, puis cliquer Sélectionner.

Résultat : Le système retourne à la fenêtre flottante où le ou les budgets sélectionnés sont maintenant affichés.

Au besoin, associer le projet à une ou plusieurs activités. Vous limiterez ainsi le nombre d'activités pouvant être listées lorsqu'un employé sélectionne ce projet dans sa feuille de temps.

1.Dans la fenêtre flottante Association d'un projet aux activités, choisir l'option de votre choix :

•Ce projet est disponible pour toutes les activités

•Ce projet est uniquement disponible pour les activités suivantes

2.Si l'option Ce projet est uniquement disponible pour les activités suivantes est choisie, cliquer Ajouter.

Résultat : Le système liste l'ensemble des activités existantes.

3.Cocher la ou les activités qui conviennent, puis cliquer Sélectionner.

Résultat : Le système retourne à la fenêtre flottante où le ou les activités sélectionnées sont maintenant affichées.

Au besoin, associer le projet à un ou plusieurs clients. Vous limiterez ainsi le nombre de projets pouvant être listés lorsqu'un employé sélectionne ce client dans sa feuille de temps.

1.Dans la fenêtre flottante Association d'un projet aux clients, choisir l'option de votre choix.

•Ce projet est disponible pour tous les clients

•Ce projet est uniquement disponible pour les clients suivants

2.Si l'option Ce projet est uniquement disponible pour les clients suivants est choisie, cliquer Ajouter.

Résultat : Le système liste l'ensemble des clients existants.

3.Cocher le ou les clients qui conviennent, puis cliquer Sélectionner.

Résultat : Le système retourne à la fenêtre flottante où le ou les clients sélectionnés sont maintenant affichés.

4.Pour chaque client, sélectionner dans la liste déroulante le contact qui s'applique. Choisir Aucun si cette information n'est pas pertinente.

1.Dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés, ajouter, au besoin, un document associé, par exemple la description du projet.

2.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le projet.

La date de début et la date de fin saisies pour un projet sont validées à la saisie des entrées des feuilles de temps. Elles vous permettent de limiter le nombre de projets pouvant être listés lorsque les employés remplissent leur feuille de temps.

Pour un projet, vous définissez les dates suivantes :

•Date de début = 4 juin 2012

•Date de fin = 20 juin 2012

Selon les périodes définies pour la feuille de temps, le projet pourra être sélectionné ou non. Une validation supplémentaire pourra s'appliquer si la date de fin définie pour le projet se situe à l'intérieur d'une période de feuille de temps.

Les dates de début et de fin saisies dans l'association entre un projet et des employés sont validées à la saisie des entrées des feuilles de temps. Elles vous permettent de limiter la période pendant laquelle les employés sélectionnés peuvent choisir ce projet lorsqu'ils remplissent leur feuille de temps.

•Pour le projet ABC, vous définissez les dates suivantes :

oDate de début = Aucune

oDate de fin = Aucune

•Laurence Talbot et Marie Martin doivent saisir (en tout temps) les heures qu'elles ont passées sur ce projet. Pour l'association entre le projet ABC et ces employées, vous définissez les dates suivantes :

oDate de début = Aucune

oDate de fin = Aucune

•Charles Leblanc doit, exceptionnellement, saisir les heures qu'il a passées sur ce projet. Pour l'association entre le projet ABC et cet employé, vous définissez les dates suivantes :

oDate de début = 21 mai 2012

oDate de fin = 6 juin 2012

Lorsque le projet est configuré ainsi, aucun autre employé ne peut sélectionner ce projet, mis à part :

•Laurence Talbot et Marie Martin qui peuvent sélectionner ce projet dans leurs feuilles de temps en tout temps. Aucune contrainte de date ne s'applique pour ces employées.

•Charles Leblanc qui peut sélectionner ou non ce projet dans sa feuille de temps selon les périodes définies dans sa feuille de temps, tel qu'indiqué ci-dessous.