1.Accéder à l'entretien de votre choix. 2.Cliquer Questionnaires associés dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles. 3.Cliquer Ajouter, puis choisir l'option Ajouter un questionnaire dynamique. 4.Saisir toutes les données requises.
Champ
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Utilisation
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Date *
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Saisir la date et l'heure d'envoi du questionnaire.
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Date de retour
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Saisir la date de retour. Cette date s'affiche dans le module My SigmaRH afin d'indiquer aux salariés la date limite à laquelle ils doivent remplir le questionnaire.
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Courriel de retour
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Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com).
Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ».
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Attention : L’adresse qui est saisie dans ce champ ne correspond pas à l’adresse à laquelle vous recevrez les réponses données au questionnaire. Les réponses aux questionnaires seront visibles dans le suivi de dossier une fois que l'employé aura répondu au questionnaire.
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Envoyer le questionnaire par courriel
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Cocher cette case pour envoyer aux salariés l'adresse électronique du questionnaire à remplir.
Cette case est grisée si le questionnaire sélectionné n'est pas disponible dans My SigmaRH.
Les notifications sont envoyées à l'adresse saisie dans le champ Courrier électronique du dossier de l'employé. Assurez-vous de saisir cette adresse pour que les notifications soient envoyées.
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Attention : L'adresse de courrier électronique saisie dans la fenêtre Autres informations du dossier de l'employé n'est pas prise en considération pour l'envoi des notifications.
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Nom du questionnaire
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Saisir le nom du questionnaire.
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Ordre d'affichage du questionnaire lors de l'entretien
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Préciser l'ordre dans lequel cet élément doit être visualisé dans l'entretien.
Un ordre d'affichage par défaut est proposé (par bond de 10), mais vous pouvez le modifier au besoin.
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Note : Il est recommandé de numéroter initialement de 10 en 10 (10, 20, 30, etc.) afin de se laisser des espaces pour ajouter de nouveaux éléments sans avoir à renuméroter l'ensemble des éléments ajoutés.
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Domaine à évaluer
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Sélectionner l'une des options suivantes :
•Compétences de l’employé •Compétences du poste principal de l’employé •Compétences de tous les postes occupés par l’employé |
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Évaluer uniquement les compétences du type suivant
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Au besoin, sélectionner le type de compétence qui doit être évalué.
Si aucun type n'est choisi, toutes les compétences, peu importe leur type, pourront être évaluées pendant l'entretien.
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Quelles compétences voulez-vous afficher sur le questionnaire?
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Indiquer quelles compétences doivent être affichées sur le questionnaire. Selon le domaine à évaluer choisi précédemment, les options diffèrent.
Domaine à évaluer
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Options
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Compétences de l'employé
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Choisir l'option requise.
Option
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Utilisation
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Toutes les compétences de l’employé
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Avec cette option, le système affichera toutes les compétences actives à la fin de la période.
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Les compétences supplémentaires (compétences présentes dans le dossier employé, mais NON exigées dans son poste principal)
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Avec ces options, le système affichera uniquement les compétences que l'employé détient, mais qui n'étaient PAS exigées, soit dans son poste principal ou dans tous ses postes.
Exemple
•Dans son dossier, l'employé a les compétence Anglais - Avancé et Espagnol - Avancé. •Dans son poste principal, seule la compétence Anglais - Avancé était exigée. •Dans l'entretien, le système affichera uniquement la compétence Espagnol - Avancé. •La compétence Anglais - Avancé ne sera pas affichée, car elle est exigée dans le poste, mais l'employé la détient déjà. |
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Les compétences supplémentaires (compétences présentes dans le dossier employé, mais NON exigées dans tous ses postes)
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Compétences du poste principal de l'employé
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Choisir l'option requise.
Option
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Toutes les compétences du poste principal de l’employé
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Avec cette option, le système affichera toutes les compétences exigées dans le poste principal de l'employé.
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Les compétences manquantes (compétences exigées dans le poste principal de l’employé, mais NON présentes dans son dossier)
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Avec cette option, le système affichera uniquement les compétences que l'employé n'a PAS dans son dossier, mais qui sont exigées dans son poste principal.
Exemple
•Dans le poste principal de l'employé, les compétences Anglais - Avancé et Espagnol - Avancé sont exigées. •Dans son dossier, l'employé a uniquement la compétence Anglais - Avancé. •Dans l'entretien, le système affichera uniquement la compétence Espagnol - Avancé. •La compétence Anglais - Avancé ne sera pas affichée, car elle est exigée dans le poste, mais l'employé la détient déjà. |
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Compétences de tous les postes occupés par l'employé
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Choisir l'option requise.
Option
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Toutes les compétences de tous les postes de l’employé
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Avec cette option, le système affichera toutes les compétences exigées dans tous les postes de l'employé.
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Les compétences manquantes (compétences exigées dans tous les postes de l’employé, mais NON présentes dans son dossier)
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Avec cette option, le système affichera uniquement les compétences que l'employé n'a PAS dans son dossier, mais qui sont exigées dans tous ses postes.
Exemple
•Dans les postes de l'employé, les compétences Anglais - Avancé et Espagnol - Avancé sont exigées. •Dans son dossier, l'employé a uniquement la compétence Anglais - Avancé. •Dans l'entretien, le système affichera uniquement la compétence Espagnol - Avancé. •La compétence Anglais - Avancé ne sera pas affichée, car elle est exigée dans les postes, mais l'employé la détient déjà. |
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Est-ce que l'évaluation de ce questionnaire doit mettre à jour les compétences de l'employé?
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Préciser si le système doit mettre à jour les compétences de l'employé une fois que l'entretien est clôturé.
Si l'option Oui est choisie, indiquer le mode d'attribution des compétences.
Mode
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Utilisation
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Prioritaire
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Avec ce mode, le niveau de compétence remplacera le niveau de compétence actif de l’employé. Tous les niveaux attribués dans le passé pour cette compétence seront ignorés.
Il s'agit de la valeur par défaut.
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Normale
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Avec ce mode, le niveau de compétence s’ajoutera aux autres niveaux présents pour cette compétence. Le système reconnaîtra le niveau de compétence le plus élevé comme étant le niveau actuel pour cette compétence.
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Indiquez dans quel mode d'affichage vous voulez visualiser les choix de réponse
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Choisir le mode d'affichage des choix de réponse :
•Tabulaire (Les choix de réponse seront affichés dans des colonnes distinctes.) •Linéaire (Les choix de réponse seront affichés sur des lignes distinctes.) |
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Est-ce que ce questionnaire doit être disponible pour l'employé dans le libre service (My SigmaRH)
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Indiquer si le questionnaire doit être disponible pour l'employé dans le libre service, par exemple pour permettre l'auto-évaluation.
•Sélectionner Non si le questionnaire doit uniquement être visible en mode Gestion dans l'entretien. •Sélectionner Oui si le questionnaire doit être visible dans My SigmaRH par l'employé pour qui l'entretien est réalisé, par exemple s'il s'agit d'un questionnaire d'auto-évaluation. Dans ce cas, ce questionnaire sera quand même visible lorsque le responsable visualisera l'entretien en mode Gestion.
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Note : Si vous sélectionnez Oui dans le paramètre Est-ce que ce questionnaire doit être disponible pour l'employé dans le libre service (My SigmaRH)?, un courrier électronique peut être envoyé (par l'entremise des notes automatiques) à l'employé pour qui l'entretien est réalisé dès qu'un gestionnaire ajoute un événement de type Entretien basé sur ce type d'entretien.
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Lorsqu'on sélectionne Oui dans le paramètre Est-ce que ce questionnaire doit être disponible pour l'employé dans le libre service (My SigmaRH)?, le paramètre suivant s'affiche : Est-ce que les gestionnaires sont autorisés à modifier le questionnaire?
•Sélectionner Oui pour que les gestionnaires puissent modifier les réponses des questionnaires qui sont visibles dans My SigmaRH. •Sélectionner Non pour que les gestionnaires ne puissent aucunement modifier les réponses des questionnaires qui sont visibles dans My SigmaRH. Dans l'entretien visible par le gestionnaire, toutes les réponses seront grisées. Le gestionnaire peut uniquement attribuer l'état Brouillon ou Final au questionnaire.
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Note : Si vous sélectionnez Oui dans ce paramètre, vous pouvez envoyer à l'employé l'adresse électronique du questionnaire à remplir en cochant la case Envoyer le questionnaire par courriel.
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Texte explicatif affiché au début du questionnaire lors de l'entretien
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Le texte explicatif est particulièrement utile pour donner des instructions supplémentaires au gestionnaire et à l'employé qui doivent remplir le questionnaire.
•Si une explication doit s'afficher au début du questionnaire (avant les questions), choisir l'option Utiliser le texte suivant, puis saisir les instructions appropriées. •Si aucune explication ne doit s'afficher, choisir l'option Utiliser le titre du questionnaire. |
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Questions supplémentaires
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Au besoin, saisir le texte d'une ou deux questions supplémentaires qui seront affichées à la fin du questionnaire dynamique. Par exemple, les questions supplémentaires peuvent être utilisées par le gestionnaire et/ou l'employé pour ajouter des commentaires sur le domaine évalué.
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Note sur ce questionnaire
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Saisir toute note pertinente sur l'utilisation de cet élément.
Cette note n'est pas publiée dans l'entretien. Elle peut être utile pour saisir des commentaires destinés aux gestionnaires qui consulteront le type d'entretien.
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5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'entretien. |
