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Navigation: Entretiens > Gérer les entretiens

Ajouter un entretien avant de rencontrer l'employé

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Barre de menus : RH global

Menu : Entretiens > Entretien

Lorsque vous ajoutez un entretien :

•les questionnaires associés au type d'entretien (qu'il s'agisse de questionnaires statiques définis dans votre référentiel ou de questionnaires dynamiques) sont immédiatement visibles dans l'événement;

•un courrier électronique peut être envoyé automatiquement à l'employé (par l'entremise des notes automatiques) pour qui l'entretien est réalisé afin de l'aviser qu'il a un nouveau questionnaire à remplir dans My SigmaRH.

Astuce

Note : Vous pouvez également ajouter un entretien à partir du menu Gestion express. Les entretiens ajoutés directement à partir des menus Gestion express et Entretien sont considérés comme étant « hors campagne ».

Les entretiens inclus dans une campagne d'entretiens doivent être planifiés à partir de cette campagne.

Étapes préalables

•Créer les types d'entretiens requis.

•Si le type d'entretien permet l'ajout de questionnaires supplémentaires, créer ces questionnaires avant d'ajouter l'événement.

•Vérifier que les utilisateurs qui ajoutent des entretiens ont été désignés responsables de dossier.

•Vérifier qu'une adresse de courrier électronique a été saisie dans le dossier de l'employé. Le système utilise cette adresse pour envoyer automatiquement un message de notification concernant la disponibilité d'un questionnaire à remplir.

Étape 1 - Sélectionner l'employé, le type d'entretien, le responsable de dossier, la période couverte, la date, l'heure et la durée

1.Choisir Entretiens > Entretien dans la barre de menus RH Global.

Résultat : La fenêtre de gestion des événements de type Entretien s'affiche à l'écran. Ces événements peuvent être filtrés.

2.Cliquer Ajouter.

3.Dans l'étape Étape 1 de l'assistant, sélectionner l'employé concerné par l'entretien

Résultat : Le système liste les employés correspondant au niveau de structure choisi.

4.Choisir l'employé, puis cliquer Sélectionner.

5.Dans l'étape Étape 2 de l'assistant, sélectionner le type d'entretien de votre choix.

Résultat : Le système liste les types d'entretiens actifs pouvant être utilisés dans le niveau de structure précisé dans le dossier de l'employé pour qui l'événement est créé. Les types d'entretiens inactifs ne peuvent pas être sélectionnés.

6.Dans l'étape Étape 3 de l'assistant, choisir le responsable de dossier de votre choix.

7.Dans l'étape Étape 4 de l'assistant, saisir la période couverte par l'entretien.

Si vous définissez des questionnaires dynamiques (dans le type d'entretien ou l'entretien), la période couverte est utilisée pour déterminer, pour chaque employé, les missions/tâches, les objectifs (individuels et collectifs), les compétences et les formations applicables qui doivent faire l'objet d'une évaluation pendant l'entretien.

8.Dans l'étape Étape 5 de l'assistant, indiquer la date et l'heure de l'événement, ainsi que la durée de l'entretien.

9.Cliquer Créer l'entretien.

Résultat : La fenêtre de définition de l'événement de type Entretien s'affiche à l'écran. Si des questionnaires ont été associés au type d'entretien, ils s'affichent directement à l'écran.

Étape 2 - Vérifier et saisir les informations générales

Saisir les données requises dans la fenêtre flottante Informations générales.

Champ

Utilisation

Type d'entretien

Le type est en lecture seule et ne peut pas être modifié.

Note : Lors de la création d'un nouvel événement de type Entretien pour le même employé, le contenu du champ Objectifs à atteindre pour le prochain entretien est automatiquement copié dans le champ Objectifs quantitatifs (QUOI) et qualitatifs (COMMENT) si le type d'entretien des deux événements est le même.

Période couverte par l'entretien

La date de début et la date de fin sont affichées en Lecture seule.

Date de l'événement * et Heure de l'événement

Indiquer la date et l'heure de l'entretien. La date peut générer une note automatique à l'agenda.

Durée

Saisir le temps prévu pour cet entretien (en heures). Par exemple, si l'entretien dure une heure, saisir 01:00. Si l'entretien dure 45 minutes, saisir 00:45.

La durée de l'événement est particulièrement utile lorsque vous consultez le calendrier des entretiens avec une vue qui permet l'affichage des plages d'heures dans une journée, par exemple la vue Hebdomadaire (5 jours) ou Quotidienne. Vous aurez alors un aperçu des entretiens prévus par heure, pour une journée donnée.

Date de clôture

Aucune date ne s'affiche lors de la création d'un entretien. Cependant, la date de la clôture est visible dès que cet entretien est clôturé. La date peut générer une note automatique à l'agenda.

Autres personnes présentes

Au besoin, saisir le nom des autres personnes qui assistent à l'entretien.

Ce champ s'affiche uniquement si la région d'utilisation sélectionnée dans le menu Options de l'utilisateur est autre que Canada (ou toute province du Canada).

Date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH

Saisir la date limite à laquelle l'employé doit avoir rempli les questionnaires associés à l'entretien qui sont visibles dans My SigmaRH.

Cette date :

•est reportée dans l'événement de type Entretien si celui-ci est planifié à partir d'une campagne d'entretiens;

•sert à calculer la date de retour attribuée aux questionnaires visibles dans My SigmaRH qui ont été associés à l'entretien.

Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Astuce

Note : Si les employés n'ont aucun questionnaire d'auto-évaluation à remplir, ces options peuvent être masquées si la case Masquer les paramètres sur la date limite pour les questionnaires visibles dans My SigmaRH est cochée dans le type d'entretien à partir duquel l'entretien est créé.

Option

Utilisation

Il n'y a pas de date limite pour remplir le questionnaire

Choisir cette option si aucune date limite ne doit être fixée.

Attention

Attention : Avec cette option, aucune notification ne pourra être générée par l'entremise des notes automatiques.

Doit être rempli avant la date suivante

Choisir cette option si le questionnaire doit être rempli à une date fixe.

Exemple

•Vous avez saisi le 15 avril 2019.

•Cette date est reportée :

odans l'entretien planifié pour cet employé à partir d'une campagne;

odans la date de retour attribuée à tous les questionnaires associés à cet entretien.

X Jour avant la date de l'entretien

Choisir cette option si la date limite doit être calculée dynamiquement en fonction de la date à laquelle l'entretien est planifié.

Exemple

•Vous avez saisi 2 jours.

•L'entretien est planifié le 15 avril 2019.

•Dans l'entretien, la date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH sera 2 jours avant la date de l'entretien.

•Dans les questionnaires associés à cet entretien, la date de retour sera le 13 avril 2019.

Étape 3 - Vérifier les données dans les fenêtres flottantes secondaires, en particulier le responsable de dossier et le niveau de structure de l'événement

Dans les fenêtres flottantes secondaires, vous trouverez de nombreuses informations :

•sur l'employé pour qui l'entretien est créé;

•sur l'événement de type Entretien.

Fenêtre flottante

Utilisation

Informations de l'employé

En plus des informations de base (matricule avec hyperlien pour accéder au dossier, nom et prénom, sexe, âge), on trouve les icônes suivantes.

Icône

Explications

Homme

Femme

Courrier électronique

Visualiser les adresses de courrier électronique :

•adresse principale (saisie dans la fenêtre flottante Communications professionnelles);

•toute autre adresse de courrier électronique saisie dans la fenêtre flottante Autres informations).

Un hyperlien sur l'adresse électronique permet d'envoyer un courriel.

Téléphone

Visualiser les numéros de téléphone :

•au domicile, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Détails personnels);

•au bureau, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Communications professionnelles);

•tout autre numéro saisi dans la fenêtre flottante Autres informations.

Informations supplémentaires

Visualiser la nationalité, la date de naissance, la date d'embauche et le poste principal de l'employé.

Carte géographique

Visualiser l'adresse saisie au dossier sur une carte géographique (uniquement si les outils de géolocalisation ont été activés dans votre entreprise).

Une info-bulle permet de visualiser :

•la distance entre le domicile et le lieu de travail (c'est-à-dire entre le SIRET et l'adresse saisie au dossier);

•la durée estimée du transport entre le domicile et le lieu de travail (par voiture ou transport public).

Augmentation de salaire

Accéder à un graphique illustrant l'évolution salariale.

Supérieur hiérarchique

Visualiser le nom du supérieur hiérarchique de l'employé.

Risques du salarié

Visualiser les risques auxquels l'employé est exposé.

Gestion express

Uniquement dans les événements. Visualiser la Gestion express de cet employé.

training_calendar

Uniquement dans la Gestion express de l'employé. Accéder au calendrier des événements de cet employé. Lors de la visualisation du Calendrier des événements pour une seule personne, la vue mensuelle est sélectionnée par défaut. Au besoin, choisir la vue appropriée (Annuelle ou Mensuelle), puis cliquer Afficher pour impression.

Talents

Accéder à l'outil de gestion des talents qui permet :

•de visualiser les écarts entre les exigences d'un poste et les qualifications (compétences, diplômes, permis, habilitations et cours suivis) d'un employé;

•d'obtenir davantage d'informations sur les alertes indiquant qu'un employé répond ou non aux exigences du poste qu'il occupe.

Salarié à haut potentiel

Située à côté de l'hyperlien Talents, cette icône identifie les salariés à haut potentiel.

Responsable du dossier *

Permet d'indiquer le nom de la personne responsable de ce dossier. Le responsable de dossier est obligatoire.

Dès qu'un employé crée un dossier et qu'il a été désigné « responsable de dossier », ses nom et prénom sont automatiquement insérés dans ce champ.

Si un autre responsable de dossier doit être attribué à cet événement, cliquer Loupe . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.

Structure

Indique le niveau de structure auquel l'employé, pour qui l'événement est créé, est habituellement rattaché. Il peut être modifié si l'événement doit s'appliquer à un autre niveau de structure.

Compétences de l'employé

Permet de visualiser les compétences de l'employé et, si cela est permis d'ajouter, de modifier ou de supprimer des mentions de compétences pour cet employé. Les étapes sont les mêmes que celles suivies pour ajouter une ou des compétences à la fiche d'un employé.

Ancienneté

Permet de visualiser le nombre d'années, de mois et de jours d'ancienneté de l'employé.

Postes

Permet de visualiser les postes affectés à l'employé et, si cela est permis, d'ajouter, de modifier ou de supprimer des affectations de postes pour cet employé. Les étapes sont les mêmes que celles suivies pour ajouter une affectation de poste à un employé.

Liens utiles

Divers liens permettent :

•d'inscrire l'employé à une liste d'attente pour un cours;

•d'accéder à la Gestion express de cet employé;

•d'analyser l'écart entre le poste principal de l'employé et ses acquis;

•d'analyser l'écart entre les postes actifs de l'employé et ses acquis;

•de gérer les questionnaires associés à l'événement;

•de gérer les postes pour lesquels l'employé est un successeur potentiel.

Récapitulatif des questionnaires

Donne le pointage obtenu pour chacun des questionnaires associés, la note supplémentaire, ainsi qu'un total.

Attention

Attention : La fenêtre flottante secondaire Récapitulatif des questionnaires n'est pas visible si l'entretien a été créé à partir d'un type d'entretien où l'on a répondu Non à l'option Est-ce que ce type d'entretien doit comptabiliser les pointages en fonction des questions répondues?

Astuce

Note : Si vous remplissez un questionnaire directement dans l'entretien, les pointages obtenus sont actualisés immédiatement dans la fenêtre Récapitulatif des questionnaires sans que vous ayez besoin de sauvegarder le questionnaire.

Objectifs

Permet de visualiser les objectifs de l'employé et, si cela est permis d'ajouter, de modifier ou de supprimer des objectifs pour cet employé, par exemple si des objectifs doivent être ajoutés pour l'année suivante.

Contrôle du bilan de formation

Permet de visualiser les dates suivantes qui proviennent du Contrôle du bilan de formation de l'employé :

•Dernière action de formation

•Dernier bilan de formation

•Dernier entretien professionnel

•Dernière progression professionnelle

•Dernière progression salariale

•Dernière acquisition d'éléments de certification

Attention

Attention : Cette fenêtre est uniquement visible si l'entretien a été créé à partir d'un type d'entretien où l'on a répondu Oui à l'option Afficher la fenêtre récapitulative des dernières dates pour le contrôle du bilan de formation dans les entretiens?

Étape suivante - Ajouter un questionnaire supplémentaire (si cela est permis par le type d'entretien)

Si le type d'entretien le permet, vous pouvez ajouter un questionnaire supplémentaire qui doit être rempli par l'employé ou le gestionnaire avant la tenue de l'entretien.

FAQ - Quels champs de l'entretien peuvent générer des notes automatiques dans l'agenda?

Les champs suivants figurant dans l'entretien permettent la configuration de notes automatiques individuelles ou de notes automatiques collectives :

•Date de l'événement

•Date du prochain entretien

•Responsable de dossier

Voir aussi...

Consulter le calendrier des entretiens

Modifier un entretien pendant ou après la rencontre avec l'employé

Gérer les questionnaires associés aux entretiens

Utiliser les outils de planification de la relève pendant le processus d'entretien

Ajouter un suivi de dossier dans un entretien

Imprimer un entretien et ses questionnaires associés

Filtrer les entretiens

Ajouter une inscription à une liste d'attente nominative

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