Gérer les questionnaires associés aux entretiens

Lorsqu'un utilisateur a terminé de remplir un questionnaire associé à un entretien dans My SigmaRH, il doit faire passer son questionnaire en version finale. Dès qu'un questionnaire est en version finale, l'utilisateur ne peut plus modifier les réponses aux questions dans My SigmaRH.

Dans l'entretien, vous pouvez modifier, dans les cas suivants, le mode attribué à un questionnaire associé à un entretien qui est visible dans My SigmaRH :

•L'utilisateur a attribué le mode Final à un questionnaire dans My SigmaRH, mais il veut modifier les réponses à ses questions. Comme l'utilisateur ne peut plus modifier les réponses aux questions dans My SigmaRH dès qu'un questionnaire est en version finale, il doit demander à son supérieur d'attribuer le mode Brouillon au questionnaire.

•L'utilisateur a omis d'attribuer le mode Final à un questionnaire dans My SigmaRH. Après avoir avisé l'employé, le gestionnaire peut attribuer le mode Final aux questionnaires lorsqu'il rencontre l'employé.

Astuce

Note : Tous les questionnaires associés à un entretien qui sont visibles dans My SigmaRH doivent être en version finale pour que le gestionnaire puisse clôturer l'entretien.

1.Choisir Entretiens > Entretien dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à l'entretien de votre choix.

3.Dans la fenêtre flottante principale Questionnaires visibles dans My SigmaRH, déplacer le contrôle dans le questionnaire requis.

•Glisser le contrôle vers Brouillon pour que l'utilisateur puisse modifier ses réponses au questionnaire dans My SigmaRH.

•Glisser le contrôle vers Final pour empêcher l'utilisateur de modifier ses réponses au questionnaire dans My SigmaRH.

Résultat : L'utilisateur ayant changé le mode du questionnaire, ainsi que la date du changement, sont affichés à l'écran.

4.Au besoin, cliquer Finaliser tous les questionnaires pour que le mode Final soit attribué à tous les questionnaires associés à l'entretien.

Résultat : Si certaines questions sont obligatoires (question à choix de réponse, question libre ou question ayant de multiples réponses avec saisie) dans les questionnaires associés au type d'entretien à partir duquel l'entretien a été créé, un avertissement s'affiche. Cliquer OK pour que les questions obligatoires puissent rester sans réponse.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'entretien.

1.Choisir Entretiens > Entretien dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à l'entretien de votre choix.

3.Cliquer Questionnaires associés dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles.

4.Cliquer Ajouter, puis choisir Ajouter un questionnaire à partir du référentiel.

Résultat : Une nouvelle fenêtre s'affiche à l'écran.

5.Préciser les modalités d'envoi du questionnaire.

Champ

Description

Date *

Saisir la date et l'heure d'envoi du questionnaire.

Questionnaire *

Sélectionner le questionnaire à envoyer.

Le système affiche uniquement les questionnaires :

•pouvant être visualisés en fonction du niveau de structure administrative précisé dans l'entretien;

•qui ne sont pas déjà associés à l'entretien;

•qui ont été rendus disponibles dans le module Entretien, c'est-à-dire pour lesquels la case Entretien a été cochée;

•pour lesquels l'utilisateur connecté a un accès (en lecture), tel que défini dans les paramètres de sécurité du questionnaire.

Date de retour

Saisir la date de retour. Cette date s'affiche dans le module My SigmaRH afin d'indiquer aux salariés la date limite à laquelle ils doivent remplir le questionnaire.

Ordre d'affichage du questionnaire lors de l’entretien

Préciser l'ordre dans lequel cet élément doit être visualisé dans l'entretien.

Un ordre d'affichage par défaut est proposé (par bond de 10), mais vous pouvez le modifier au besoin.

Astuce

Note : Il est recommandé de numéroter initialement de 10 en 10 (10, 20, 30, etc.) afin de se laisser des espaces pour ajouter de nouveaux éléments sans avoir à renuméroter l'ensemble des éléments ajoutés.

Envoyer le questionnaire par courriel

Cocher cette case pour envoyer aux salariés l'adresse électronique du questionnaire à remplir.

Cette case est grisée si le questionnaire sélectionné n'est pas disponible dans My SigmaRH.

Les notifications sont envoyées à l'adresse saisie dans le champ Courrier électronique du dossier de l'employé. Assurez-vous de saisir cette adresse pour que les notifications soient envoyées.

Attention

Attention : L'adresse de courrier électronique saisie dans la fenêtre Autres informations du dossier de l'employé n'est pas prise en considération pour l'envoi des notifications.

Sujet du courriel

Saisir le texte qui doit s'afficher dans le sujet du courriel qui sera envoyé.

Modèle de document utilisé pour le contenu du courriel

Sélectionner le modèle de document qui contient le texte devant figurer dans le courriel envoyé. Ce texte peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran.

Seuls les modèles de documents applicables pour l'écran peuvent être sélectionnés.

Courriel de retour

Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com).

Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ».

Attention

Attention : L’adresse qui est saisie dans ce champ ne correspond pas à l’adresse à laquelle vous recevrez les réponses données au questionnaire. Les réponses aux questionnaires seront visibles dans le suivi de dossier une fois que l'employé aura répondu au questionnaire.

6.Cliquer Créer le questionnaire pour finaliser l'envoi.

Résultat : Le système revient à l'écran Questionnaires.

7.Répéter les étapes 4 à 7 pour ajouter un autre questionnaire.

8.Au besoin, répondre au questionnaire :

•Cliquer Quitter pour revenir à l'écran principal de l'entretien et répondre au questionnaire.

•Cliquer l'hyperlien du questionnaire et répondre aux questions.

Il est possible d'ajouter un questionnaire et d'y répondre immédiatement, par exemple si le responsable veut remplir le questionnaire d'évaluation d'un employé lors de l'entretien annuel.

1.Choisir Entretiens > Entretien dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à l'entretien de votre choix.

3.Cliquer Questionnaires associés dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles.

4.Cliquer Ajouter et répondre, dans la fenêtre Entretien.

5.Sélectionner le questionnaire à remplir dans la liste déroulante.

Le système affiche uniquement les questionnaires :

•pouvant être visualisés en fonction du niveau de structure administrative précisé dans l'entretien;

•qui ne sont pas déjà associés à l'entretien;

•qui ont été rendus disponibles dans le module Entretien, c'est-à-dire pour lesquels la case Entretien a été cochée;

•pour lesquels l'utilisateur connecté a un accès (en lecture), tel que défini dans les paramètres de sécurité du questionnaire.

Résultat : Le questionnaire s'affiche à l'écran pour que le responsable saisisse immédiatement les réponses.

•Si un critère d’évaluation a été entré pour une question, celui-ci est visible en entier.

•Si aucun critère d'évaluation n'a été entré pour une question dans un questionnaire, le champ Critères d'évaluation n'est pas visible.

6.Répondre aux questions du questionnaire, puis le sauvegarder en cliquant Enregistrer.

Résultat : Le système revient à l'écran Questionnaires.

Répondre aux questionnaires dans My SigmaRH

Afin que les employés puissent répondre aux questionnaires associés aux entretiens dans My SigmaRH, vous devez effectuer les configurations suivantes :

•Les utilisateurs associés aux employés doivent avoir accès au menu Mes questionnaires.

•Pour les questionnaires associés au type d'entretien :

oDans la sécurité du questionnaire, définir au moins un droit en Lecture pour les utilisateurs devant visualiser ce questionnaire dans My SigmaRH.

oLors de l'ajout des questionnaires dans le type d'entretien, sélectionner Oui dans le paramètre Est-ce que ce questionnaire doit être disponible pour l'employé dans le libre service (My SigmaRH)?

•Pour les questionnaires ajoutés directement dans l'entretien (si cela est permis par le type d'entretien sélectionné dans l'événement) :

oDans la sécurité du questionnaire, définir au moins un droit en Lecture pour les utilisateurs devant visualiser ce questionnaire dans My SigmaRH.

oDans la définition du questionnaire, cocher la case Visible dans My SigmaRH.

Imprimer les questionnaires dans My SigmaRH

Afin que les employés puissent imprimer les questionnaires associés aux entretiens dans My SigmaRH, vous devez vous assurer que l'utilisateur associé à l'employé ait accès aux instances suivantes :

•Gestion des questionnaires (Questionnaires) avec un accès en Lecture seule

Dans l'entretien, vous pouvez visualiser les pointages obtenus par l'intermédiaire des questionnaires :

•Dans la fenêtre flottante secondaire Récapitulatif des questionnaires : vous aurez un total des notes obtenues pour l'ensemble des questionnaires.

•En cliquant Questionnaires associés dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles : deux compteurs donnent le total des notes obtenues pour l'ensemble des questionnaires et celui des notes obtenues (notes des questionnaires + note supplémentaire accordée pour les réponses de façon générale).

Astuce

Note : Ces informations ne sont pas visibles si l'entretien a été créé à partir d'un type d'entretien où l'on a répondu Non à l'option Est-ce que ce type d'entretien doit comptabiliser les pointages en fonction des questions répondues?

Dans l'entretien :

1.Vous visualisez en premier les questionnaires associés au type d'entretien à partir duquel l'événement est créé. Si plusieurs questionnaires ont été associés au type d'entretien, ceux-ci s'affichent en fonction de l'ordre défini dans le type d'entretien.

2.Vous visualisez ensuite les questionnaires supplémentaires (ad hoc) qui ont été ajoutés dans l'entretien (si cela est permis dans le type d'entretien). Ces questionnaires s'affichent en fonction de l'ordre défini lors de l'ajout de ces questionnaires.

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