Appliquer une séquence à un employé dans l'outil de planification (Planning)

Barre de menus : RH global

Menu : GTA > Planning

Avec le menu Planning, vous pouvez gérer le temps travaillé planifié des employés dans votre entreprise.

Affiché dans un format calendrier, l'outil de planification vous permet de visualiser le découpage journalier habituel auquel un employé ou un groupe d'employés sont associés par l'entremise de leur horaire de travail théorique.

Si le découpage journalier habituel d'un employé doit être modifié, par exemple, parce qu'il doit effectuer du remplacement pour une journée donnée, vous pouvez modifier ce découpage journalier habituel :

•en créant à la volée un nouveau découpage journalier qui pourra être réutilisé ultérieurement;

•en définissant un découpage journalier sur mesure; celui-ci ne pourra pas être réutilisé ultérieurement;

•en appliquant un autre découpage journalier existant.

Si les changements de découpage journalier doivent être effectués sur plus d'une journée, par exemple, si un employé doit faire du remplacement pour plusieurs journées consécutives, vous pouvez alors :

•créer à la volée une nouvelle séquence qui pourra être réutilisée ultérieurement;

•appliquer une nouvelle séquence; celle-ci ne pourra pas être réutilisée ultérieurement;

•appliquer une séquence existante.

La codification suivante est en vigueur lorsque vous appliquez une séquence existante, une nouvelle séquence (réutilisable) ou une nouvelle séquence (non réutilisable) à partir de l'outil de planification :

Situation	Couleur de la cellule	Information dans la cellule	Information dans l'info-bulle
La séquence comprend des journées où un découpage journalier existant a été appliqué.	Couleur sélectionnée dans le découpage journalier	Abréviation saisie dans le découpage journalier	Nom du découpage journalier
La séquence comprend des journées où un découpage journalier sur mesure (non réutilisable) a été appliqué.	Couleur sélectionnée dans le découpage journalier sur mesure	Abréviation saisie dans le découpage journalier sur mesure	Abréviation saisie dans le découpage journalier sur mesure
La séquence comprend des journées où un nouveau découpage journalier réutilisable a été appliqué.	Couleur sélectionnée dans le découpage journalier	Abréviation saisie dans le découpage journalier	Nom du découpage journalier

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis.

3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.

Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.

4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Appliquer une séquence existante.

Résultat : Le système affiche la liste des séquences qui ont été définies au préalable dans le menu Séquences.

5.Choisir la séquence requise, puis cliquer Sélectionner.

6.Saisir la date de début et la date de fin auxquelles cette séquence doit s'appliquer dans l'outil de planification.

Résultat : Le système applique la séquence sélectionnée à toutes les dates incluses dans la période choisie.

7.Vérifier chacune de ces dates afin de vous assurer de l'exactitude des données.

Note : Cette nouvelle séquence sera ajoutée dans le menu Séquences; vous pourrez donc la réutiliser ultérieurement.

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis.

3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.

Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.

4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Créer une nouvelle séquence réutilisable.

5.Saisir les informations obligatoires dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

Champ	Description
Code *	Saisir le code unique qui permet d'identifier cette séquence.
Libellé de la séquence *	Saisir le libellé de cette séquence.
Nombre de jours de la séquence *	Saisir le nombre de jours dans cette séquence. Exemples : 7 jours pour un horaire standard du lundi au vendredi avec repos le samedi et le dimanche ou 14 jours pour un horaire qui alterne semaines de jour et semaines de nuit.
Date de début *	Saisir la date à laquelle cette séquence doit commencer.
Date de fin *	Saisir la date à laquelle cette séquence doit se terminer.

6.Dans la fenêtre flottante Liste des jours de la séquence, vous pouvez :

•Appliquer un découpage journalier existant à un jour dans une séquence;

•Appliquer un découpage journalier sur mesure (non réutilisable) à un jour dans une séquence;

•Appliquer un nouveau découpage journalier que vous aurez créé à la volée.

7.Dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles la séquence sera disponible, sélectionner le niveau de structure administrative dans lequel la séquence doit être disponible, puis cliquer Ajouter afin de sélectionner l'élément requis dans la structure administrative.

Attention : Selon les paramètres de cloisonnement définis dans les paramètres d'entreprise, il est possible que :

•Cette fenêtre flottante ne soit pas visible si votre administrateur a choisi de ne pas cloisonner les données utilisées par le module GTA avancée.

•Votre niveau courant de structure administrative (choisi dans le menu Sélection d'une structure administrative) soit reporté par défaut dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles la séquence sera disponible. Dans ce cas, vous pouvez, au besoin, ajouter d'autres éléments de structure administrative.

•Votre niveau courant de structure administrative (choisi dans le menu Sélection d'une structure administrative) ne soit pas reporté par défaut dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles la séquence sera disponible. Dans ce cas, vous devez ajouter un ou plusieurs éléments de structure administrative.

De plus, vous verrez un message d'erreur si vous ajoutez un élément de structure administrative auquel vous n'avez pas accès. Par exemple, si vous avez uniquement accès à l'établissement 123, vous ne pourrez pas sélectionner un élément supérieur dans la structure (par exemple, l'Entité légale) ou un autre établissement (par exemple, l'établissement 456. Vous pouvez uniquement sélectionner les niveaux de structure enfants (par exemple, le service ABC associé à l'établissement 123).

8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la séquence.

Résultat : Le système applique la séquence à toutes les dates incluses dans la période choisie.

9.Vérifier chacune de ces dates afin de vous assurer de l'exactitude des données.

Note : Lorsque vous utilisez cette option, vous ne pouvez pas réutiliser la séquence créée ultérieurement, par exemple pour d'autres journées dans le menu Planning. Si cette séquence doit être réutilisée, il est préférable de la définir directement :

•dans le menu Séquences;

•dans le menu Planning, à l'aide de l'option Créer une nouvelle séquence réutilisable.

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis.

3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.

Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.

4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Appliquer une nouvelle séquence sans la réutiliser.

5.Saisir les informations obligatoires dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

Champ	Description
Nombre de jours de la séquence *	Saisir le nombre de jours dans cette séquence. Exemples : 7 jours pour un horaire standard du lundi au vendredi avec repos le samedi et le dimanche ou 14 jours pour un horaire qui alterne semaines de jour et semaines de nuit.
Date de début *	Saisir la date à laquelle cette séquence doit commencer.
Date de fin *	Saisir la date à laquelle cette séquence doit se terminer.