Si aucun des découpages journaliers existants ne convient, vous pouvez créer à la volée un nouveau découpage journalier qui sera appliqué à la journée sélectionnée.
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Note : Ce nouveau découpage journalier sera ajouté dans le menu Découpages journaliers; vous pourrez donc le réutiliser ultérieurement.
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1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus. 2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis. 3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.
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Note : Vous pouvez sélectionner de multiples cellules en appuyant simultanément sur la touche Ctrl de votre clavier et sur le clic droit de la souris. La multi-sélection peut s'effectuer pour:
•plusieurs journées pour le même employé (sélection horizontale sur la même ligne); •plusieurs employés pour la même journée (sélection verticale sur la même colonne). |
Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.
4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Créer un nouveau découpage journalier réutilisable. Résultat : L'écran de définition du découpage journalier s'affiche. Par défaut, le système reporte les informations en vigueur dans le découpage journalier initial.
5.Saisir les données obligatoires pour ce nouveau découpage journalier.
Champ
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Description
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Code *
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Saisir le code unique qui permet d'identifier ce découpage journalier.
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Nom (Français et Anglais) *
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Saisir le nom (en anglais, en français ou dans les deux langues) qui sera utilisé pour identifier le découpage journalier.
•lorsque celui-ci est affiché dans le menu Planning (cette information est reportée dans l'info-bulles qui s'affiche lorsque vous passez le curseur sur chaque cellule); •lors de l'impression du planning (cette information est reportée dans la légende afin d'apporter un complément d'information à l'abréviation). |
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Abréviation *
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Saisir l'abréviation qui sera utilisée pour identifier le découpage journalier :
•lorsque celui-ci est affiché dans le menu Planning (cette information est reportée dans la cellule); •lors de l'impression du planning. |
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Durée travaillée prévue *
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Saisir la durée travaillée prévue (en heures et en minutes) pour ce découpage journalier.
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Attention : Les validations suivantes s'appliquent :
•La valeur ne peut pas être supérieure à celle du champ Durée maximale travaillée pour la journée. •La valeur ne peut pas être inférieure à celle du champ Durée minimale travaillée pour la journée. |
•Lorsque vous associez ce découpage journalier à une séquence, la valeur saisie dans le champ Durée travaillée prévue est reportée dans la colonne Heures travaillées pour chaque jour sélectionné dans la séquence. •Lorsque vous associez ce découpage journalier à un horaire de travail, la valeur saisie dans le champ Durée travaillée prévue est reportée dans la colonne Heures travaillées pour chaque date sélectionnée dans l'horaire de travail.
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Durée minimale travaillée pour la journée
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Saisir le temps minimal de travail (en heures et en minutes) pour ce découpage journalier.
Si l'employé ne travaille pas ce nombre minimal d'heures, une anomalie peut être générée pour alerter le gestionnaire RH, par exemple en créant, dans une famille donnée, des règles de validation qui analysent les feuilles de temps ou les badgeages.
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Durée maximale travaillée pour la journée
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Saisir le temps maximal de travail (en heures et en minutes) pour ce découpage journalier.
•Si, d'après ses badgeages, l'employé travaille plus que ce nombre maximal d'heures, la somme des heures effectives visible dans l'écran des badgeage sera limitée à la durée maximale précisée dans ce paramètre.
Mise en situation
•Dans le découpage journalier d'un employé, on précise un maximum de 10 heures. •D'après ses badgeages, l'employé en travaille 11. •Dans l'écran des badgeages, ola somme visible dans la colonne Heure effective sera de 10; ola somme visible dans la colonne Heure de présence sera de 11. |
•Si la durée d'un événement en temps Travaillé dépasse la durée maximale travaillée figurant dans le découpage journalier de l'employé, la durée complète de l'événement est quand même ajoutée à la somme des heures effectives.
Mise en situation
•Dans le découpage journalier d'un employé, on précise un maximum de 10 heures. •La durée de l'événement en temps Travaillé est de 11 heures. •Dans l'écran des badgeages, ola somme visible dans la colonne Heure effective sera de 11; ola somme visible dans la colonne Heure de présence sera de 0 si vous demandez à vos employés de ne pas badger pendant ce type d'événement. |
•Si l'employé travaille plus que ce nombre maximal d'heures, une anomalie peut être générée pour alerter le gestionnaire RH, par exemple en créant, dans une famille donnée, des règles de validation qui analysent les feuilles de temps ou les badgeages. |
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Équivalence en jours *
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Saisir l'équivalence en jours pour ce découpage journalier.
•Lorsque vous associez ce découpage journalier à une séquence, la valeur saisie dans le champ Équivalence en jours est reportée dans la colonne Jours pour chaque jour sélectionné dans la séquence. •Lorsque vous associez ce découpage journalier à un horaire de travail, la valeur saisie dans le champ Équivalence en jours est reportée dans la colonne Jours pour chaque date sélectionnée.
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Attention : Tous les calculs d'heures travaillées dans le module GTA avancée se font en heures seulement.
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L'équivalence en jours est utilisée :
•pour calculer les jours perdus dans les absences et les accidents de travail. Il faut que le mode de calcul du temps perdu sélectionné dans le code de conséquence soit Nombre de jours travaillés. •pour obtenir une quantité qui sera déduite des compteurs des employés lors de l'ajout d'une absence ou lors de l'approbation d'une demande de congé. •pour obtenir une quantité dans les règles de validation de type Analyse d'un compteur qui font nécessairement appel à une analyse de temps. Cette quantité est alors reportée dans la transaction de compteur ajoutée par l'analyse de temps finale. •afin d'obtenir des statistiques dans le formulaire Cerfa 2483. •pour reporter une quantité dans les entrées de feuilles de temps qui peuvent être pré-générées. Si dans le modèle de gestion du temps de l’employé, on a sélectionné Jour dans le paramètre Unité des entrées de feuille de temps pour le temps travaillé, les entrées de feuille de temps peuvent être pré-générées en tenant compte de la valeur précisée dans le champ Équivalence en jours. |
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Couleur du découpage
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Sélectionner la couleur qui s'affichera pour ce découpage journalier dans le menu Planning.
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Heure de mi-journée
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Heure à partir de laquelle la première période de la journée se termine et la deuxième période commence. Les périodes ainsi définies permettront d'intégrer les absences d'une demi-journée (ajoutée à l'aide de l'option Saisie détaillée de la durée) dans l'outil de planification (Planning).
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Journée ouvrable
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Cette option permet de calculer la durée des absences pour congés payés. Elle s'applique lorsque le mode de calcul du temps perdu sélectionné dans le code de conséquence associée à l'absence est Nombre de jours où la case « Journée ouvrable » est cochée.
Par défaut, cette case est cochée afin qu'elle soit comptabilisée dans la durée du congé payé. Lorsque cette case n'est pas cochée, la journée n'est pas comptabilisée dans la durée du congé payé.
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Désactivé
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Cocher cette case si le découpage journalier doit être désactivé. Lorsqu'un découpage journalier est désactivé, les utilisateurs ne peuvent plus :
•l'affecter à une journée dans l'horaire de travail; •l'affecter à un employé à partir du menu Badgeages; •l'affecter à un employé dans le planning. |
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Nombre d'heures payées si ce jour tombe un férié
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Abréviation si ce jour tombe un férié
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Saisir l'abréviation qui s'affichera dans le planning si la journée correspond à un férié pour cet employé
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6.Dans la fenêtre flottante Définir les plages, vous pouvez :
A.Cliquer Ajouter. B.Sélectionner le type de plage requis. Résultat : Le système affiche tous les critères qui ont été définis pour ce type de plage.
C.Saisir les données requises pour chaque critère. D.Si vous avez choisi un type de plage de type Fixe ou Pause, préciser, au besoin, les options de création automatique des badgeages.
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Note : Ces options s'appliquent uniquement aux employés dont le modèle de gestion du temps est configuré pour permettre la création automatique des badgeages.
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Exemples d'utilisation
00:00 - 08:00 Plage variable
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08:00 - 12:00 Plage fixe
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Option
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Valeur de la case à cocher
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Créer un badgeage à l'heure de début
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Créer un badgeage à l'heure de fin
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12:00 - 13:00 Coupure
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13:00 - 17:00 Plage fixe
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Option
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Valeur de la case à cocher
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Créer un badgeage à l'heure de début
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Créer un badgeage à l'heure de fin
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17:00 - 00:00 Plage variable
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00:00 - 08:00 Plage variable
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08:00 - 10:00 Plage fixe
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Option
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Valeur de la case à cocher
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Créer un badgeage à l'heure de début
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Créer un badgeage à l'heure de fin
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10:00 - 10:15 Pause
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Option
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Valeur de la case à cocher
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Créer un badgeage à l'heure de début
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10:15 - 12:00 Plage fixe
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Option
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Valeur de la case à cocher
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Créer un badgeage à l'heure de début
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Créer un badgeage à l'heure de fin
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12:00 - 13:00 Coupure
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13:00 - 14:30 Plage fixe
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Option
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Valeur de la case à cocher
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Créer un badgeage à l'heure de début
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Créer un badgeage à l'heure de fin
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14:30 - 14:45 Pause
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Option
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Valeur de la case à cocher
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Créer un badgeage à l'heure de début
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14:45 - 17:00 Plage fixe
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Option
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Valeur de la case à cocher
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Créer un badgeage à l'heure de début
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Créer un badgeage à l'heure de fin
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17:00 - 00:00 Plage variable
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E.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder cette plage. |
A.Sélectionner la case correspondant à la plage devant être supprimée. B.Cliquer Supprimer. |
La première plage figurant dans un découpage journalier ne doit pas nécessairement commencer à 00:00 (minuit). Il est important que l'ordre logique des plages soit respecté dans un découpage journalier, par exemple lorsque l'employé travaille de nuit. Voir les exemples de découpages journaliers pour plus de détails.
A.Sélectionner la case correspondant à la plage pour laquelle l'ordre doit être modifié. B.Cliquer Monter ou Descendre. |
7.Dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles le découpage journalier sera disponible, sélectionner le niveau de structure administrative dans lequel le découpage journalier doit être disponible, puis cliquer Ajouter afin de sélectionner l'élément requis dans la structure administrative.
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Attention : Selon les paramètres de cloisonnement définis dans les paramètres d'entreprise, il est possible que :
•Cette fenêtre flottante ne soit pas visible si votre administrateur a choisi de ne pas cloisonner les données utilisées par le module GTA avancée. •Votre niveau courant de structure administrative (choisi dans le menu Sélection d'une structure administrative) soit reporté par défaut dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles le découpage journalier sera disponible. Dans ce cas, vous pouvez, au besoin, ajouter d'autres éléments de structure administrative. •Votre niveau courant de structure administrative (choisi dans le menu Sélection d'une structure administrative) ne soit pas reporté par défaut dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles le découpage journalier sera disponible. Dans ce cas, vous devez ajouter un ou plusieurs éléments de structure administrative. De plus, vous verrez un message d'erreur si vous ajoutez un élément de structure administrative auquel vous n'avez pas accès. Par exemple, si vous avez uniquement accès à l'établissement 123, vous ne pourrez pas sélectionner un élément supérieur dans la structure (par exemple, l'Entité légale) ou un autre établissement (par exemple, l'établissement 456. Vous pouvez uniquement sélectionner les niveaux de structure enfants (par exemple, le service ABC associé à l'établissement 123).
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8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le nouveau découpage journalier. Résultat : Ce nouveau découpage journalier est maintenant utilisé pour cette journée. Il pourra être réutilisé ultérieurement.
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