Ajouter un modèle de notification (à partir d'un fichier Word)

Barre de menus : Système

Menu : Personnalisation > Modèle de notification

Fonctionnalité habituellement réservée à l'administrateur

Les modèles de notification permettent de définir les informations contenues dans les notifications envoyées par les workflows :

•aux approbateurs habituels;

•aux approbateurs de secours;

•aux autres utilisateurs.

Ils peuvent également être utilisés pour afficher certaines informations dans le centre de notification.

Note : Si vous avez créé un modèle de notification à partir d'un fichier Word, mais que des changements (par ex. formatage, ajout ou suppression de champs de fusion, etc.) doivent être apportés au fichier source, vous devrez :

1.Extraire le modèle de notification préalablement créé dans SIGMA-RH.net (si le fichier Word initial n'est plus disponible).

2.Modifier le modèle de notification existant en sélectionnant le fichier Word mis à jour.

3.Au besoin, définir les correspondances pour les champs de fusion qui auraient été ajoutés. Les correspondances existantes sont conservées.

1.Choisir Personnalisation > Modèle de notification dans la barre de menus Système.

2.Cliquer Ajouter.

3.Choisir Modèle Word.

Résultat : L'écran de définition modèles de notifications s'affiche à l'écran. Une fenêtre flottante secondaire rappelle l'utilisateur responsable de ce modèle.

4.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

Champ

Utilisation

Nom du modèle *

Inscrire le nom du modèle (en français, en anglais ou dans les deux langues).

Description à utiliser lors de la fusion et comme sujet du courriel *

Inscrire la description à utiliser lors de la fusion et comme sujet du courriel (en français, en anglais ou dans les deux langues).

Note : Ce champ permet de différencier le nom du modèle et la description à afficher lors de la fusion du document. La description se retrouve également dans le sujet du courriel si le document est envoyé par voie électronique.

Par exemple, les noms de vos modèles sont « Attestation d'emploi-Cadres » et « Attestation d'emploi-Employés », mais la description qui va apparaître lors de la fusion peut être « Lettre d'attestation d'emploi ».

Actif

Sélectionner le statut du modèle de notification.

Note : Lors de la création d'un modèle de notification, cette case est cochée par défaut. Conservez cette valeur par défaut. Lorsqu'un modèle de notification devient désuet, vous pouvez décocher la case afin de désactiver le modèle de notification. Vous pouvez filtrer les modèles de notifications qui ont été désactivés.

État de la case	Utilisation
Cochée	Ce modèle de notification peut être sélectionné lors de la création d'une nouvelle configuration de workflow si les paramètres de sécurité octroyés à l'utilisateur qui fusionne le document le permettent.
Non cochée	Ce modèle de notification ne peut plus être sélectionné lors de la création d'une nouvelle configuration de workflow, mais il reste visible dans les notifications existantes qui ont déjà été créées à partir de ce modèle si les paramètres de sécurité octroyés à l'utilisateur qui visualise la notification le permettent.

Modèle Word *

Cliquer Parcourir, puis sélectionner le fichier Word qui doit être utilisé dans le modèle de notification. Le fichier sélectionné doit comporter l'extension .doc. Les fichiers comportant l'extension .dot ou .docx ne sont pas supportés.

Type de modèle *

Sélectionner le type de modèle.

Ce choix conditionne les champs disponibles pour la création du modèle ainsi que la disponibilité du modèle dans les configurations de workflows.

Destinataire *

Le seul destinataire possible est Utilisateur. Ce choix ne peut pas être modifié.

Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel

Cocher Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel si la notification obtenue par l'utilisation de ce modèle doit être envoyée comme pièce jointe. Inscrire alors un court texte dans le champ Introduction.

•Si cette case est cochée, le format de cette pièce jointe peut être défini dans le champ Format de la pièce jointe.

•Si cette case n'est pas cochée, la notification figurera en format HTML directement dans le courrier électronique. Seul le format HTML est permis dans ce cas.

Format de la pièce jointe

Si vous avez coché Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel, sélectionner le format que devra prendre cette pièce jointe : HTML, PDF, Word.

Attention : Si le fichier Word contient des images, celles-ci ne seront pas visibles si vous choisissez le format HTML :

•lorsque vous envoyez en pièce jointe une notification en format HTML;

•lorsque la case Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel n'est pas cochée et que la notification figure directement en format HTML dans le courrier électronique.

Si le fichier Word comprend des images, par exemple pour créer un en-tête, assurez-vous d'utiliser le format WORD ou PDF.

Introduction

Si vous avez coché Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel, inscrire un court texte dans le champ Introduction (ex. Veuillez trouver ci-joint un ...). Si la notification est envoyée par courrier électronique, c'est ce texte qui figurera dans le courriel qui sera transmis.

5.Au besoin, définir les correspondances pour les champs de fusion (MERGEFIELD) qui peuvent figurer dans le modèle Word sélectionné.

6.Définir la sécurité de ce modèle de document.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le modèle de notification.

Voir aussi...

Ajouter un modèle de notification (interne)

Définir les correspondances pour les champs de fusion dans un modèle de notification Word

Modifier et extraire un modèle de document Word

Définir la sécurité d'un modèle de notification

Copier un modèle de notification

Désactiver un modèle de notification

Récupérer une version antérieure d'un modèle de notification

Filtrer les modèles de notifications

Supprimer un modèle de notification

Importer et exporter un modèle de notification