Gérer les questionnaires des employés inscrits à une session

1.Ouvrir la session de formation requise.

Vous pouvez accéder à cette session à partir des menus Formation > Centre de pilotage de la formation ou Formation > Sessions.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

Note : Pour effectuer cette opération à partir du menu Gestion express :

A.Choisir Gestion express dans la barre de menus.

B.Suivre les étapes pour rechercher un employé.

Résultat : La liste des événements de l'employé s'affiche à l'écran.

C.Cliquer l'événement Inscription à une session requis.

2.Cocher le ou les employés auxquels le questionnaire sera envoyé, puis cliquer Créer un questionnaire.

Résultat : Une nouvelle fenêtre s'affiche à l'écran.

3.Préciser les modalités d'envoi du questionnaire.

Champ

Description

Date *

Saisir la date et l'heure d'envoi du questionnaire.

Questionnaire *

Sélectionner le questionnaire à envoyer.

Le système affiche uniquement les questionnaires :

•pouvant être visualisés en fonction du niveau de structure administrative précisé dans la session de formation;

•qui n'ont pas encore été ajoutés dans la session de formation;

•qui ont été rendus disponibles dans le module Session de formation continue, c'est-à-dire pour lesquels la case Session de formation continue a été cochée;

•pour lesquels l'utilisateur connecté a un accès (en lecture), tel que défini dans les paramètres de sécurité du questionnaire.

Date de retour

Saisir la date de retour. Cette date s'affiche dans le module My SigmaRH afin d'indiquer aux employés inscrits à la session la date limite à laquelle ils doivent remplir le questionnaire.

Envoyer le questionnaire par courriel

Cocher cette case pour envoyer aux employés inscrits à la session sélectionnés l'adresse électronique du questionnaire à remplir.

Cette case est grisée si le questionnaire sélectionné n'est pas disponible dans My SigmaRH.

Sujet du courriel

Saisir le texte qui doit s'afficher dans le sujet du courriel qui sera envoyé.

Modèle de document utilisé pour le contenu du courriel

Sélectionner le modèle de document qui contient le texte devant figurer dans le courriel envoyé. Ce texte peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran.

Seuls les modèles de documents applicables pour l'écran peuvent être sélectionnés.

Courriel de retour

Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com).

Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ».

Attention : L’adresse qui est saisie dans ce champ ne correspond pas à l’adresse à laquelle vous recevrez les réponses données au questionnaire. Les réponses aux questionnaires seront visibles dans le suivi de dossier une fois que le salarié aura répondu au questionnaire.

4.Cliquer Créer le questionnaire pour finaliser l'envoi.

Il est possible d'ajouter un questionnaire et d'y répondre immédiatement, par exemple si le responsable de la formation fait un suivi au téléphone et qu'il veut remplir lui-même le questionnaire immédiatement.

1.Ouvrir la session de formation requise.

Vous pouvez accéder à cette session à partir des menus Formation > Centre de pilotage de la formation ou Formation > Sessions.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

Note : Pour effectuer cette opération à partir du menu Gestion express :

A.Choisir Gestion express dans la barre de menus.

B.Suivre les étapes pour rechercher un employé.

Résultat : La liste des événements de l'employé s'affiche à l'écran.

C.Cliquer l'événement Inscription à une session requis.

2.Cliquer l'employé pour lequel le questionnaire doit être rempli.

3.Dans la fenêtre Suivi de dossier, cliquer Ajouter, puis choisir Questionnaire.

4.Sélectionner le questionnaire à remplir dans la liste déroulante.

Résultat : Le questionnaire s'affiche à l'écran pour que le responsable saisisse immédiatement les réponses.

•Si un critère d’évaluation a été entré pour une question, celui-ci est visible en entier.

•Si aucun critère d'évaluation n'a été entré pour une question dans un questionnaire, le champ Critères d'évaluation n'est pas visible.

5.Répondre aux questions du questionnaire, puis le sauvegarder en cliquant Enregistrer.

Résultat : Le système revient à l'écran principal de l'inscription où le questionnaire est listé dans la fenêtre flottante Suivi de dossier, avec le total des notes obtenues.

Vous pouvez clôturer tous les questionnaires ajoutés pour les employés inscrits à une session.

Note : Une fois qu'un questionnaire est clôturé, les employés ne peuvent plus modifier leurs réponses depuis My SigmaRH et les gestionnaires ne peuvent plus modifier les réponses dans le questionnaire ajouté en suivi de dossier. Si les réponses doivent être modifiées, un gestionnaire doit annuler la clôture.

Attention : Le bouton Clôturer les questionnaires peut uniquement être utilisé par les utilisateurs qui ont accès en Lecture et Écriture à l'instance Clôturer les évaluations des inscriptions des sessions (Inscriptions).

1.Ouvrir la session de formation requise.

Vous pouvez accéder à cette session à partir des menus Formation > Centre de pilotage de la formation ou Formation > Sessions.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

Note : Pour effectuer cette opération à partir du menu Gestion express :

A.Choisir Gestion express dans la barre de menus.

B.Suivre les étapes pour rechercher un employé.

Résultat : La liste des événements de l'employé s'affiche à l'écran.

C.Cliquer l'événement Inscription à une session requis.

2.Cocher la case du ou des employés pour lesquels les questionnaires doivent être clôturés.

3.Cliquer Clôturer les questionnaire.

Vous pouvez clôturer un ou plusieurs des questionnaires ajoutés pour les employés inscrits à une session.

Note : Une fois qu'un questionnaire est clôturé, les employés ne peuvent plus modifier leurs réponses depuis My SigmaRH et les gestionnaires ne peuvent plus modifier les réponses dans le questionnaire ajouté en suivi de dossier. Si les réponses doivent être modifiées, un gestionnaire doit annuler la clôture.

Attention : Le bouton Clôturer les questionnaires peut uniquement être utilisé par les utilisateurs qui ont accès en Lecture et Écriture à l'instance Clôturer les évaluations des inscriptions des sessions (Inscriptions).

1.Ouvrir la session de formation requise.

Vous pouvez accéder à cette session à partir des menus Formation > Centre de pilotage de la formation ou Formation > Sessions.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

Note : Pour effectuer cette opération à partir du menu Gestion express :

A.Choisir Gestion express dans la barre de menus.

B.Suivre les étapes pour rechercher un employé.

Résultat : La liste des événements de l'employé s'affiche à l'écran.

C.Cliquer l'événement Inscription à une session requis.

2.Cliquer l'employé pour lequel le ou les questionnaires doivent être clôturés.

3.Dans la fenêtre Suivi de dossier, cocher le ou les questionnaires qui doivent être clôturés.

4.Cliquer Clôturer les questionnaire.

Vous pouvez annuler la clôture d'un questionnaire, par exemple si les réponses doivent être modifiées.

Note : Une fois que les réponses ont été modifiées, il est préférable de clôturer de nouveau le questionnaire.

Attention : Le bouton Annuler la clôture peut uniquement être utilisé par les utilisateurs qui ont accès en Lecture et Écriture à l'instance Annuler la clôture du questionnaire (Inscriptions).

1.Ouvrir la session de formation requise.

Vous pouvez accéder à cette session à partir des menus Formation > Centre de pilotage de la formation ou Formation > Sessions.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

Note : Pour effectuer cette opération à partir du menu Gestion express :

A.Choisir Gestion express dans la barre de menus.

B.Suivre les étapes pour rechercher un employé.

Résultat : La liste des événements de l'employé s'affiche à l'écran.

C.Cliquer l'événement Inscription à une session requis.

2.Cliquer l'employé pour lequel la clôture d'un questionnaire doit être annulée.

3.Dans la fenêtre Suivi de dossier, accéder au questionnaire.

4.Cliquer Annuler la clôture.

Vous pouvez imprimer les réponses à tous les questionnaires remplis par les employés inscrits à une session.

1.Ouvrir la session de formation requise.

Vous pouvez accéder à cette session à partir des menus Formation > Centre de pilotage de la formation ou Formation > Sessions.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

Note : Pour effectuer cette opération à partir du menu Gestion express :

A.Choisir Gestion express dans la barre de menus.

B.Suivre les étapes pour rechercher un employé.

Résultat : La liste des événements de l'employé s'affiche à l'écran.

C.Cliquer l'événement Inscription à une session requis.

2.Cocher la case du ou des employés pour lesquels les réponses aux questionnaires doivent être imprimées.

3.Cliquer Imprimer les questionnaires.