Inscrire un employé à une session de formation

Option

Utilisation

Liste des employés

Inscrire un seul employé

1.Faire une recherche (simple ou élaborée) pour repérer l'employé requis.

2.Cocher le ou les employés requis, puis cliquer Sélectionner.

Inscrire de multiples employés

1.Faire une recherche (simple ou élaborée) pour repérer le premier employé requis.

2.Cocher la case correspondant à ce salarié.

3.Faire une nouvelle recherche (simple ou élaborée) pour repérer l'employé suivant.

4.Lorsque tous les employés ont été cochés, cliquer Sélectionner.

Résultat : Le système affiche, sur la même page, l'écran de définition des inscriptions de tous les employés cochés.

Liste d'attente et besoins nominatifs

Cette option s'affiche uniquement :

•si des besoins nominatifs ont été ajoutés dans un besoin en formation pour le cours, l'année et le plan de formation sélectionnés dans la session;

•si une liste d'attente a été constituée pour le cours sélectionné dans la session.

Cocher le ou les employés requis, puis cliquer Sélectionner.

Liste des besoins non nominatifs

Cette option s'affiche uniquement si des besoins non nominatifs ont été ajoutés dans un besoin en formation pour le cours, l'année et le plan de formation sélectionnés dans la session. Elle vous permet de décompter les employés inscrits des effectifs précisés dans les besoins non nominatifs ajoutés dans le besoin en formation.

1.Cocher le besoin nominatif requis.

2.Cliquer Remplacer.

3.Sélectionner les employés qui doivent être décomptés des effectifs précisés dans les besoins non nominatifs.

Fenêtre flottante	Utilisation
Informations sur la session	Rappelle le code, le nom, la date de début et la date de fin du cours.

Une catégorie d'action implicite peut avoir été choisie dans les informations générales de la session de formation. Elle peut être remplacée par une autre.

Sélectionner la catégorie d'action qui s'applique. Selon la catégorie d'action choisie, des validations sont effectuées sur les valeurs saisies dans les champs Heures pendant le temps de travail et Heures hors du temps de travail. Le système gère les catégories d'action suivantes :

Catégorie	Description
Catégorie 1 - Adaptation au poste de travail et évolution ou maintien dans l'emploi	Les heures de formation doivent toujours se dérouler pendant le temps de travail (HPTT). Aucun coefficient n'est utilisé pour calculer une allocation supplémentaire.
Catégorie 2 - Développement des compétences	Les heures de formation peuvent se dérouler hors le temps de travail (HHTT), mais il est possible de suivre les heures de formation pendant le temps de travail HPTT. Le nombre autorisé d'heures est de 80 maximum hors temps de travail par an. Le nombre d'heures pendant le temps de travail est illimité.

La catégorie d'action est utilisée comme critère afin de comptabiliser des statistiques dans le bilan social.

Saisir le nombre d'heures pendant le temps de travail et hors temps de travail.

Si le nombre d'heures pendant le temps de travail et le nombre d'heures hors du temps de travail ne correspondent pas à ce qui est prévu dans la catégorie d'action sélectionnée, un avertissement peut s'afficher :

•Lorsque vous cliquez Valider nbhhtt.

•Lorsque vous sauvegardez.

Par exemple, vous aurez un avertissement si la catégorie d'action prévoit que les heures de formation doivent toujours se dérouler pendant le temps de travail et que vous saisissez une valeur dans le champ Heures hors du temps de travail.

Note : Des messages d'erreur bloquants peuvent s'afficher si l'inscription est faite à partir d'une session réalisée. Si les heures pendant le temps de travail et hors du temps de travail ne sont pas respectées dans une inscription ajoutée dans une session prévisionnelle, seuls des avertissements peuvent s'afficher. La présence de messages d'erreur bloquants est définie au moment de l'implantation. Pour tout changement à ce sujet, veuillez communiquer avec le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL.

Attention : Les nombres d'heures saisis dans les champs Heures pendant le temps de travail et Heures hors du temps de travail peuvent être modifiés automatiquement si des absences ou des abandons sont enregistrés pour les salariés inscrits à une session réalisée.

Indique (en lecture seule), le nombre total d'heures hors temps de travail provenant des besoins en formation de l'employé pour l'année précisée dans la session.

Indique (en lecture seule), le nombre total d'heures hors temps de travail provenant des inscriptions de l’employé aux sessions réalisées pour l'année précisée dans la session.

Attention : Cette option est uniquement accessible si l'utilisateur a accès à l'instance Accès aux coûts salariaux des employés inscrits à des sessions de formation. Si l'utilisateur n'a pas accès à cette instance, il ne peut pas gérer et visualiser les coûts salariaux des employés inscrits à des sessions de formation, que ce soit dans les sessions ou par l'entremise des modèles de rapports, tableaux de données, graphiques ou modèles de documents.

Les coûts salariaux de l'employé inscrit à la session de formation sont calculés sur la base du taux horaire saisi dans la rémunération dans la fiche de l'employé (taux horaire x heures pendant le temps de travail).

•Cocher Utiliser le taux horaire de la fiche d'employé pour utiliser le taux horaire défini dans la fiche de cet employé.

•Pour utiliser un autre taux horaire que celui défini dans la fiche de cet employé, décocher la case Utiliser le taux horaire de la fiche d'employé, puis saisir ce taux horaire.

Les coûts salariaux des employés inscrits aux sessions réalisées sont pris en considération afin de calculer le montant consacré à la formation continue dans le bilan social.

Attention : En cochant la case Utiliser le taux horaire de la fiche employé, les coûts salariaux seront établis en fonction du taux horaire en vigueur à la date de la première période. Par conséquent, si le taux horaire d'un employé change après la date de la première période, le calcul des coûts salariaux ne tiendra pas compte de l'augmentation salariale.

Exemple

•Un employé est inscrit à une session de 10 périodes.

•En date de la première période (07/02/2017), le taux horaire de l'employé est de 25 €.

•Le 01/03/2017, le taux horaire de l'employé passe à 27 €.

•Malgré l'augmentation du 01/03/2017, les coûts salariaux pour les 10 périodes seront calculés en fonction du taux horaire en vigueur lors de la première période (c'est-à-dire 07/02/2017). C'est donc le taux horaire de 25 € qui sera pris en considération.

Attention : Cette option est uniquement accessible si l'utilisateur a accès à l'instance Accès aux coûts salariaux des employés inscrits à des sessions de formation. Si l'utilisateur n'a pas accès à cette instance, il ne peut pas gérer et visualiser les coûts salariaux des employés inscrits à des sessions de formation, que ce soit dans les sessions ou par l'entremise des modèles de rapports, tableaux de données, graphiques ou modèles de documents.

Si une partie de la formation de l’employé se déroule hors temps de travail, le taux horaire allocation formation peut servir à calculer la somme à verser à l’employé pour le temps passé à se former en dehors des heures de travail. Cette somme est incluse dans les coûts salariaux de l'employé inscrit à la session de formation (taux horaire allocation formation x heures hors temps de travail).

•Cocher Utiliser le taux horaire allocation formation de la fiche employé pour utiliser le taux horaire allocation formation défini dans la fiche de cet employé

•Pour utiliser un autre taux horaire allocation formation, décocher la case Utiliser le taux horaire allocation formation de la fiche employé, puis saisir ce taux horaire allocation formation.

Les coûts salariaux des employés inscrits aux sessions réalisées sont pris en considération afin de calculer le montant consacré à la formation continue dans le bilan social.

Attention : Cette case est uniquement visible dans les inscriptions ajoutées dans les sessions dont l'année d'imposition est antérieure à 2015.

Lorsque cette case était cochée, les frais associés à cette session étaient pris en considération pour la Cerfa 2483.

L'état implicite de la case à cocher Imputable Cerfa 2483 (cochée ou non cochée) pouvait avoir été choisi dans les informations générales de la session de formation ou dans l'inscription à la liste d'attente. Vous pouviez le modifier au besoin.

Choisir le code requis pour le type d'action. Les codes disponibles sont définis dans la table de codes de sélection Type d'action (code ZB).

Cocher la case CPF si les heures de formation sont permises dans le cadre du CPF (compte personnel de formation), puis saisir :

•le nombre d'heures pendant le temps de travail (HPTT);

•le nombre d'heures hors temps de travail (HHTT).

Un budget implicite peut avoir été choisi pour les inscriptions dans la session de formation. Il peut être remplacé par un autre.

Sélectionner dans la liste déroulante le budget qui s'applique.

Le système liste uniquement les budgets qui ont été enregistrés :

•dans le même niveau de structure administrative que la session;

•dans un niveau de structure administrative supérieur à celui défini pour la session (si cela est possible dans votre entreprise).

Si le cours sélectionné dans la session permet la gestion des notes et des échecs, vous pouvez préciser la note que le salarié a obtenue à l'examen (le cas échéant) et si la session de formation s'est soldée par un échec.

Note : Après avoir saisi les notes et les échecs, vous devez attribuer manuellement les habilitations ou les compétences associées au cours pour lequel la session est donnée en utilisant l'hyperlien Validation des habilitations ou Validation des compétences.

Fenêtre flottante	Utilisation
Informations sur la session	Rappelle le code, le nom, la date de début et la date de fin du cours.

Une catégorie d'action implicite peut avoir été choisie dans les informations générales de la session de formation. Elle peut être remplacée par une autre.

Sélectionner la catégorie d'action qui s'applique. Selon la catégorie d'action choisie, des validations sont effectuées sur les valeurs saisies dans les champs Heures pendant le temps de travail et Heures hors du temps de travail. Le système gère les catégories d'action suivantes :

Catégorie	Description
Catégorie 1 - Adaptation au poste de travail et évolution ou maintien dans l'emploi	Les heures de formation doivent toujours se dérouler pendant le temps de travail (HPTT). Aucun coefficient n'est utilisé pour calculer une allocation supplémentaire.
Catégorie 2 - Développement des compétences	Les heures de formation peuvent se dérouler hors le temps de travail (HHTT), mais il est possible de suivre les heures de formation pendant le temps de travail HPTT. Le nombre autorisé d'heures est de 80 maximum hors temps de travail par an. Le nombre d'heures pendant le temps de travail est illimité.