Une fois que les employés ont été ajoutés dans une campagne par le responsable de la campagne, le responsable de dossier (ou son assistant) doit planifier à quelle date l'entretien doit avoir lieu pour chaque salarié.
En planifiant un entretien pour un employé :
•Tous les questionnaires associés au type d'entretien précisé dans la campagne sont automatiquement ajoutés dans l'entretien. •Un courrier électronique peut être envoyé automatiquement à l'employé pour qui l'entretien est réalisé afin de l'aviser qu'il a un nouveau questionnaire à remplir dans My SigmaRH. Cette notification est configurable par l'entremise des notes automatiques.
1.Choisir Entretiens > Gestion des convocations et entretiens dans la barre de menus RH Global. 2.Cocher l'employé requis. 3.Cliquer Autres actions, puis choisir Planifier/modifier un entretien pour l'employé sélectionné. Résultat : L'écran Planifier un entretien s'affiche.
4.Vérifier les disponibilités de l'employé en cliquant Calendrier des événements, dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles. Résultat : L'employé est pré-sélectionné dans le calendrier des événements.
•Au besoin, modifier les options d'affichage pour visualiser la période de votre choix. •Au besoin, modifier les filtres pour visualiser les événements de votre choix. •Cliquer Quitter pour revenir à l'écran Entretien à planifier. 5.Saisir les données requises dans la fenêtre flottante principale Informations générales.
Champ
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Utilisation
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Date de l'événement * et Heure de l'événement
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Indiquer la date et l'heure de l'entretien. La date peut générer une note automatique à l'agenda.
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Durée
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Saisir le temps prévu pour cet entretien (en heures). Par exemple, si l'entretien dure une heure, saisir 01:00. Si l'entretien dure 45 minutes, saisir 00:45.
La durée de l'événement est particulièrement utile lorsque vous consultez le calendrier des entretiens avec une vue qui permet l'affichage des plages d'heures dans une journée, par exemple la vue Hebdomadaire (5 jours) ou Quotidienne. Vous aurez alors un aperçu des entretiens prévus par heure, pour une journée donnée.
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Indiquez la période couverte par l'entretien
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Date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH
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Saisir la date limite à laquelle l'employé doit avoir rempli les questionnaires associés à l'entretien qui sont visibles dans My SigmaRH.
Cette date :
•est reportée dans l'événement de type Entretien si celui-ci est planifié à partir d'une campagne d'entretiens; •sert à calculer la date de retour attribuée aux questionnaires visibles dans My SigmaRH qui ont été associés à l'entretien. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.
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Note : Si les employés n'ont aucun questionnaire d'auto-évaluation à remplir, ces options peuvent être masquées si la case Masquer les paramètres sur la date limite pour les questionnaires visibles dans My SigmaRH est cochée dans le type d'entretien à partir duquel l'entretien est créé.
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Option
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Utilisation
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Il n'y a pas de date limite pour remplir le questionnaire
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Choisir cette option si aucune date limite ne doit être fixée.
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Attention : Avec cette option, aucune notification ne pourra être générée par l'entremise des notes automatiques.
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Doit être rempli avant la date suivante
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Choisir cette option si le questionnaire doit être rempli à une date fixe.
Exemple
•Vous avez saisi le 15 avril 2019. •Cette date est reportée : odans l'entretien planifié pour cet employé à partir d'une campagne; odans la date de retour attribuée à tous les questionnaires associés à cet entretien. |
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X Jour avant la date de l'entretien
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Choisir cette option si la date limite doit être calculée dynamiquement en fonction de la date à laquelle l'entretien est planifié.
Exemple
•Vous avez saisi 2 jours. •L'entretien est planifié le 15 avril 2019. •Dans l'entretien, la date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH sera 2 jours avant la date de l'entretien. •Dans les questionnaires associés à cet entretien, la date de retour sera le 13 avril 2019. |
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6.Vérifier le nom figurant dans la fenêtre flottante secondaire Responsable de l'entretien.
7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder. Résultat :
•Attribution du statut Planifié  à l'employé au sein de la campagne. •L'événement de type Entretien à planifier ne figure plus dans la Gestion express de cet employé. •Un événement de type Entretien a été ajouté pour la date et l'heure précisées. Cet événement comprend tous les questionnaires associés au type d'entretien précisé dans la campagne. •Si la note automatique appropriée a été configurée, une notification peut être envoyée au responsable de dossier précisé dans l'événement de type Entretien, à l'employé pour qui l'événement est créé ou au supérieur hiérarchique de l'employé pour qui l'événement est créé. |
