SIGMA–RH

Une structure organisationnelle est composée de postes qui sont ensuite affectés aux employés.

Les postes définis dans une structure organisationnelle sont utilisés dans de nombreux modules dans SIGMA–RH, entre autres :

•Gestion des événements des employés : Vous pouvez obtenir des statistiques par poste pour les absences ou les accidents de travail saisis dans l'application).

•My SigmaRH : Les employés peuvent visualiser les fiches des postes auxquels ils sont affectés ou qui sont à pourvoir dans l'entreprise.

•Risques : Vous pouvez associer des unités de travail à un poste afin que tous les employés affectés à ce poste soient exposés aux risques présents dans ces unités de travail.

•Recrutement : Vous pouvez créer de nouveaux recrutements pour les postes à pouvoir dans votre entreprise.

•Entretiens : Vous pouvez définir des missions/tâches qui pourront être évaluées pendant les entretiens.

•GPEC : En définissant des exigences dans les postes, vous pouvez valider si les employés répondent ou non aux exigences d'occupation des postes, effectuer des recherches de personnel et planifier la relève.

Les postes peuvent être hiérarchisés afin de permettre la visualisation d'une vue organigramme.

Exigences d'occupation des postes

Pour chaque poste, vous pouvez définir des exigences d'occupation (compétences, diplômes, permis, habilitations et cours suivis) que l'employé peut ou doit détenir afin d'être affecté à ce poste.

•Des alertes sont disponibles dans l'application et elles vous permettent de savoir si les employés répondent ou non aux exigences d'occupation définies dans le ou les postes actifs auxquels ils sont affectés.

•L'outil de gestion des talents vous permet d'analyser les écarts entre les exigences d'un poste et les exigences effectivement détenues par un employé afin que celles-ci demeurent à jour. Au besoin, vous pouvez inscrire l'employé aux formations appropriées.

•Le moteur de recherche de personnel vous permet de comparer les qualifications de chacun des employés. Il vous est ainsi possible de localiser rapidement l'employé qui peut occuper un poste particulier (par ex. un poste laissé vacant par un départ à la retraite ou un poste nouvellement créé).

Caractéristiques des postes

Pour chaque poste, vous pouvez définir différentes caractéristiques en fonction des besoins de votre entreprise. Ces caractéristiques peuvent concerner une affiliation à une convention collective, un horaire de travail particulier, une rémunération donnée, etc.

Certaines des caractéristiques d'un poste peuvent cependant être remplacées par d'autres dans le dossier d'un employé à l'occasion de l'affectation d'un poste à un employé.

Par exemple, un poste peut être associé à un horaire de travail hebdomadaire de 35 heures. À priori, cet horaire s'appliquera à l'ensemble des employés occupant ce poste. Mais il est possible de le remplacer par un horaire hebdomadaire de 32 heures pour un ou plusieurs employés qui auront négocié une diminution de leur temps de travail pour raisons familiales.

La structure organisationnelle est définie en six étapes :

1.Définir les échelles salariales et des échelons.

2.Saisir la structure organisationnelle (c'est-à-dire les données d'identification et choisir les caractéristiques des postes).

3.Saisir les différents postes de la structure organisationnelle.

4.Définir la rémunération des différents postes.

5.Définir les exigences des différents postes.

6.Définir les missions/tâches des différents postes. Ces missions/tâches peuvent s'appliquer uniquement à un seul poste, mais elles peuvent aussi provenir d'un référentiel qui doit être défini au préalable.

7.Paramétrer l'historique des changements apportés dans une structure organisationnelle.

Chaque structure organisationnelle peut avoir sa structure GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences). La structure GPEC, qui peut être hiérarchisée en trois niveaux (domaine, métier, emploi), vous permet d'accélérer l'attribution des exigences et des missions/tâches aux postes définis dans votre structure organisationnelle. Pour chacun des domaines, métiers, emplois, vous pouvez définir des exigences ou des missions/tâches. Par la suite, chaque poste peut être associé à un emploi donné.

Dès qu'un poste est associé à un emploi, ce poste « hérite » :

•des exigences définies au niveau de l'emploi associé, ainsi que des exigences pouvant avoir été définies pour le domaine ou métier parent;

•des missions/tâches définies au niveau de l'emploi associé, ainsi que des missions/tâches pouvant avoir été définies pour le domaine ou métier parent.

Par conséquent, les employés affectés à un poste « héritent » automatiquement des exigences et des missions/tâches de ce poste.

Vous pouvez :

•Visualiser des alertes dans l'application afin de savoir si les employés répondent ou non aux exigences d'occupation (compétences, diplômes, permis, habilitations et cours suivis) définies dans le ou les postes actifs auxquels ils sont affectés.

•Consulter l'outil de gestion des talents afin d'analyser les écarts entre les exigences d'un poste et les qualifications effectivement détenues par un employé afin que celles-ci demeurent à jour. Au besoin, vous pouvez inscrire l'employé aux formations appropriées.