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Navigation: Configuration des modules > Configurer les questionnaires

Définir une question à choix de réponse

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Barre de menus : Configuration

Menu : Multimodules > Gestion des questionnaires

Pour définir une question à choix de réponse dans un questionnaire, vous devez d'abord saisir les informations générales se rapportant à la question. Ensuite, vous devez définir les choix de réponse.

Les choix de réponse peuvent être ajoutés manuellement ou générés à partir d'une compétence ou d'une grille d'évaluation. Des compétences peuvent être associées à chaque choix de réponse. Ces compétences sont transférées automatiquement dans le dossier de l'employé ou du candidat quand celui-ci remplit le questionnaire, facilitant ainsi l'évaluation de ses aptitudes.

Astuce

Note : Chaque question peut être configurée pour permettre la saisie d'une seule réponse ou de plusieurs réponses.

Saisir les informations générales se rapportant à la question

1.Choisir Multimodules > Gestion des questionnaires dans la barre de menus Configuration.

2.Sélectionner le questionnaire auquel des questions doivent être ajoutées.

3.Dans la fenêtre flottante Liste des questions de ce questionnaire, cliquer Ajouter.

Résultat : Une fenêtre contextuelle s'affiche à l'écran.

4.Sélectionner Choix de réponse.

5.Saisir les informations générales sur cette question.

Champ

Utilisation

Numéro

Numéroter la question (jusqu'à 10 caractères)

Une valeur par défaut est proposée, mais vous pouvez la modifier au besoin, afin de forcer un tri précis.

Exemples de questionnaires – Numérotation des questions

Trier les questions par numéro

01 – 02 – 03 – 04 – 05 – 06 – 07 – 08 – 09 – 10 – 11 – 12 – 13 – 14 – 15 – ...

Hiérarchiser les questions

1.0 – 1.1 – 1.2 – 1.3 – 1.4 – 1.5 – 2.0 – 2.1 – 2.2 – 3.0 – 3.1 – 3.2 – 3.3 – 3.4 – ...

Regrouper les questions par section

Pour évaluer respectivement le contenu de la formation, le confort des locaux et la performance du formateur dans un formulaire d'évaluation d'une formation :

CONTENU 01 – CONTENU 02 – ... – LOCAL 01 – LOCAL 02 – ... – PROF 01 – PROF 02 – ...

Les questions sont triées en fonction de leur numéro. S'il y en a plus d'une dizaine, il est intéressant d'inclure un 0 devant l'unité pour éviter, par exemple, que la question 10 s'affiche entre les questions 1 et 2.

Si le questionnaire comporte des sous-questions, utiliser le point ou le tiret pour définir cette hiérarchie.

Si les questions doivent être regroupées par section, il est possible de les numéroter en incluant le titre de la section dans le numéro.

Pointage maximal

Champ en Lecture seule. Une fois que tous les choix de réponse seront saisis, ce champ comprendra le pointage le plus élevé parmi tous les choix de réponse.

Question

Inscrire la question (en français, en anglais ou dans les deux langues).

Critères d'évaluation

Préciser les critères d'évaluation.

Astuce

Note : Les critères d'évaluation s'affichent uniquement en mode Gestion lorsque le gestionnaire visualise les questionnaires qui ont été remplis ou qui doivent être remplis. Ils ne sont pas visibles aux utilisateurs qui remplissent le questionnaire dans le module My SigmaRH.

•Si aucun critère d'évaluation n'a été entré pour une question dans un questionnaire, le champ Critères d'évaluation n'est pas visible lorsque le gestionnaire visualise les questionnaires en mode Gestion.

•Si les critères d'évaluation doivent être masqués en tout temps en mode Gestion (par exemple, pour économiser de l'espace), assurez-vous de ne PAS cocher la case Afficher les critères d'évaluation en mode Gestion dans la définition du questionnaire.

Indiquez le type de choix de réponse

Indiquer le type de choix de réponse.

Type

Explications

Un seul choix permis

Avec ce type, l'utilisateur peut uniquement sélectionner un seul choix parmi toutes les réponses.

Exemple

Pour la question « Quel est votre niveau d'anglais ? », l'utilisateur verra les choix suivants, mais il pourra sélectionner une seule réponse.

oDébutant

oIntermédiaire

oAvancé

Plusieurs choix permis

Si ce type est choisi, indiquer si le nombre de choix est illimité ou si un maximum de choix doit être imposé.

Avec ce type, l'utilisateur peut cocher plusieurs choix parmi toutes les réponses.

Exemple

Pour la question « Quels sont les aspects positifs de cette formation ? », on a permis plusieurs choix avec un maximum de 2 réponses. L'utilisateur verra les choix ci-dessous, il pourra cocher une ou deux réponses. S'il coche une troisième réponse, il verra un message d'erreur bloquant à la sauvegarde de la fiche de saisie du questionnaire.

oFormateur dynamique

oSujet traité correspond à mes attentes

oEmplacement de la formation

oCréneau horaire

Indiquez dans quel mode d'affichage vous voulez visualiser les choix de réponse

Choisir le mode d'affichage des choix de réponse :

•Tabulaire (Les choix de réponse seront affichés dans des colonnes distinctes.)

•Linéaire (Les choix de réponse seront affichés sur des lignes distinctes.)

Voulez-vous offrir la possibilité à l'utilisateur d'écrire un commentaire lorsqu'il répondra à cette question?

Préciser si l'utilisateur peut écrire un commentaire lorsqu'il répondra à la question.

•En répondant Oui, un champ Commentaires s'affiche lorsqu'un utilisateur répond au questionnaire. L'utilisateur peut y saisir ses commentaires.

•En répondant Non, le champ Commentaires ne s'affiche pas lorsqu'un utilisateur répond au questionnaire. Le questionnaire est ainsi plus court.

Astuce

Note : Lorsque vous imprimez un entretien, vous pouvez choisir ou non d'afficher les commentaires saisis par l'utilisateur qui a répondu au questionnaire.

Est-ce que cette question est obligatoire lorsqu'on finalise le questionnaire dans un entretien?

Indiquer si la question est obligatoire lorsque le questionnaire sera finalisé :

•par l'employé dans My SigmaRH (en cliquant Passer en version finale après avoir accédé à un questionnaire à partir du menu Mes questionnaires \ Mes entretiens);

•par un gestionnaire dans un entretien en cliquant Finaliser tous les questionnaires.

Lorsqu'une question est obligatoire, les utilisateurs doivent absolument saisir une réponse ou sélectionner un choix de réponse. Si ceci n'est pas fait :

•Un message d'erreur bloquant est affiché dans My SigmaRH lorsqu'un utilisateur clique Passer en version finale après avoir accédé à un questionnaire à partir du menu Mes questionnaires \ Mes entretiens.

•Un avertissement s'affiche dans l'entretien quand un utilisateur finalise un questionnaire. L'utilisateur pourra finaliser les questionnaires dans l'entretien et laisser des questions sans réponse.

Attention

Attention : Les questions obligatoires s'appliquent uniquement dans les entretiens. Aucune question ne peut être obligatoire dans les questionnaires utilisés dans les modules recrutement ou formation.

Les valeurs pouvant être choisies dépendent de l'option sélectionnée dans le questionnaire associé.

•Si le paramètre Est-ce que toutes les questions sont obligatoires si on finalise ce questionnaire dans un entretien? est à Oui dans le questionnaire associé, le paramètre Est-ce que cette question est obligatoire lorsqu'on finalise le questionnaire dans un entretien? est également à Oui. Comme toutes les questions du questionnaire doivent être obligatoires, la valeur Oui ne peut pas être modifiée afin que la saisie d'une réponse soit facultative pour cette question.

•Si le paramètre Est-ce que toutes les questions sont obligatoires si on finalise ce questionnaire dans un entretien? est à Non dans le questionnaire associé, le paramètre Est-ce que cette question est obligatoire lorsqu'on finalise le questionnaire dans un entretien? est également à Non à l'ajout d'une question.

oConserver Non pour que cette question ne soit pas obligatoire.

oChoisir Oui pour rendre obligatoire la saisie d'une réponse pour cette question.

6.Ajouter les réponses (manuellement ou en les générant).

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la question.

8.Répéter pour toutes les questions. De retour dans le questionnaire, cliquer Enregistrer pour le sauvegarder.

Ajouter manuellement des choix de réponse

1.Choisir Multimodules > Gestion des questionnaires dans la barre de menus Configuration.

2.Accéder au questionnaire requis.

3.Accéder à la question requise

4.Dans la fenêtre flottante Liste des choix de réponse, cliquer Ajouter.

5.Saisir les informations générales sur ce choix de réponse.

Champ

Utilisation

Numéro

Indiquer le numéro ou le code de la réponse.

Une valeur par défaut est proposée, mais vous pouvez la modifier au besoin. Lorsqu'un utilisateur remplira le questionnaire, les choix de réponses sont présentés en fonction du numéro attribué.

Sélectionné par défaut

Au besoin, cocher la case Réponse par défaut.

Lorsque la case Réponse par défaut est cochée, cette réponse est sélectionnée lorsque l'employé, le candidat ou l'utilisateur remplit le questionnaire. Cependant, cette sélection peut être modifiée au besoin lorsque le questionnaire est rempli.

Parmi les choix de réponse, un seul choix peut avoir le statut de réponse par défaut.

Description du choix

Entrer la réponse (en français, en anglais ou dans les deux langues).

Pointage

Préciser le pointage de la réponse.

Une fenêtre flottante secondaire rappelle le pointage maximal accordé à la question.

Compétence donnée par cette réponse

Au besoin, associer une compétence à cette réponse (ex. programmation informatique).

Niveau de compétence donné

Indiquer le niveau de compétence à attribuer (cette liste déroulante lit les niveaux définis dans la grille d'évaluation associée).

Astuce

Note : Les grilles d'évaluation définissent les niveaux de compétence atteints ou à atteindre (par exemple, expert ou moyen, 100 % ou 50 %).

Choisir le mode d'attribution applicable.

Mode

Utilisation

Prioritaire

Avec ce mode, le niveau de compétence remplacera le niveau de compétence actif de l’employé. Tous les niveaux attribués dans le passé pour cette compétence seront ignorés.

Il s'agit de la valeur par défaut.

Normale

Avec ce mode, le niveau de compétence s’ajoutera aux autres niveaux présents pour cette compétence. Le système reconnaîtra le niveau de compétence le plus élevé comme étant le niveau actuel pour cette compétence.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le choix de réponse.

7.Répéter ces étapes pour chacun des choix de réponse à la question.

Générer automatiquement les choix de réponse à partir d'une compétence ou d'une grille d'évaluation

Vous pouvez générer automatiquement les choix de réponse dans les situations suivantes :

Option

Utilisation

à partir d'une compétence

Vous devez définir des questionnaires utilisés lors du recrutement de nouveaux employés. Vous voulez assigner des compétences aux candidats en fonction des réponses données. Définissez les types de compétences, les grilles d'évaluation et les compétences requises. Générez les réponses à partir d'une compétence.

à partir d'une grille d'évaluation

Vous devez définir un questionnaire d'auto-évaluation utilisé lors des évaluations de rendement annuelles. Pour toutes les questions, vous avez les mêmes réponses (par exemple, Très satisfait, Satisfait, Peu satisfait, Pas du tout satisfait). Définissez une grille d'évaluation comportant ces niveaux et le pointage requis pour chacun de ces niveaux. Générez les réponses à partir de cette grille d'évaluation.

1.Choisir Multimodules > Gestion des questionnaires dans la barre de menus Configuration.

2.Accéder au questionnaire requis.

3.Accéder à la question requise

4.Dans la fenêtre flottante Liste des choix de réponse, cliquer Générer les réponses.

5.Dans le menu contextuel, choisir :

•à partir d'une compétence : pour générer les réponses à partir d'une compétence;

•à partir d'une grille d'évaluation : pour générer les réponses à partir d'une grille d'évaluation.

6.Une fois les réponses générées, apporter les modifications requises aux réponses.

Exemples de modifications :

•Si une des réponses générées doit devenir la réponse par défaut, accéder à cette réponse et cocher la case Réponse par défaut.

•Si les réponses ont été générées à partir d'une grille d'évaluation, aucune compétence ou aucun niveau de compétence n'est associé à cette réponse. Si certaines des réponses doivent être associées à une compétence ou un niveau de compétence, accéder à ces réponses et sélectionner la compétence et le niveau de compétence.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le choix de réponse.

8.Répéter ces étapes pour chacun des choix de réponse à la question.

Est-ce que les utilisateurs qui répondent au questionnaire voient les pointages des questions dans My SigmaRH?

Non.

Si un utilisateur répond à un questionnaire dans le module My SigmaRH, le pointage attribué à chacun des choix de réponse est masqué en tout temps. Le pointage est visible en mode Gestion lorsqu'on visualise le questionnaire dans un événement.

Astuce

Note : Si vous créez des questionnaires pour les entretiens, vous pouvez même masquer les pointages en mode Gestion à partir du type d'entretien.

Exemples de questions à choix de réponse