Conversation

Des « conversations », un système de messagerie ou de chat peuvent être ajoutées en suivi de dossier de nombreux événements. Les participants à ces conversations peuvent être des utilisateurs de SIGMA-RH.net ou même des personnes qui n'ont pas accès à l'application.

L'historique de tous les messages échangés pendant une conversation est entièrement conservé dans le logiciel pour consultation future.

Les participants à la conversation peuvent :

•être avisés par courrier électronique dès qu'ils sont ajoutés à une conversation (si une adresse de courrier électronique a été renseignée pour ces utilisateurs);

•consulter les messages d'une conversation dans leur centre des messages (icône qui se trouve près de leur nom);

•répondre aux messages qui leur sont envoyés (la réponse peut être faite à partir du centre des messages ou à partir du système de messagerie dont se sert le participant);

•ajouter des documents associés à une conversation.

Note : Les administrateurs peuvent consulter l'ensemble des conversations (peu importe leur provenance) dans le menu Multimodules > Gestion des conversations (barre de menus Configuration).

Attention : Si ce suivi de dossier vous intéresse, veuillez communiquer avec SIGMA-RH France SARL, car du paramétrage supplémentaire doit être réalisé.

Note : Il s'agit également d'un suivi de dossier standard qui peut être ajouté aux écrans utilisateurs de type :

•Événement associé à un employé;

•Événement associé à une structure administrative.

Événement	Menu réservé à ce type d'événement	Gestion express
Candidatures dans un recrutement
Entretiens de recrutement

Note : L'événement de type Recrutement peut être visualisé dans le menu Gestion express, mais il ne peut pas être ajouté à partir de ce menu. L'ajout de cet événement peut uniquement être fait en ajoutant des candidats dans un recrutement.

Événement	Menu réservé à ce type d'événement	Gestion express
Exposition accidentelle à un produit chimique
Exposition à l'amiante
Exposition aux rayonnements ionisants

1.À partir d'un événement :

•Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Suivi de dossier.

•Choisir Conversation dans la fenêtre contextuelle.

À partir d'un recrutement :

•Dans la fenêtre flottante Candidats évalués, cliquer sur le candidat requis.

•Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Suivi de dossier.

•Choisir Conversation dans la fenêtre contextuelle.

Résultat : L'écran Démarrer une conversation s'affiche.

2.Saisir le sujet de la conversation.

3.Sélectionner la personne qui doit être incluse à la conversation.

Il peut s'agir :

•de l'employé associé à l'événement;

•d'un employé dans l'entreprise;

•d'un utilisateur;

•d'un destinataire externe à l'application dont vous devez saisir l'adresse de courrier électronique.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la conversation.

Résultat : L'écran Conversation s'affiche.

Fenêtre flottante	Utilisation
Événement lié à la conversation	Affiche le numéro, le type et la date de l'événement, ainsi que le nom de l'employé, le niveau de structure (Etablissement) le responsable.
Liste des participants	Affiche la liste des personnes qui ont participé à la conversation.

5.Taper la note dans la zone de texte.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

6.Au besoin, effectuer toutes les opérations requises.

7.Cliquer Envoyer.

Résultat : Le ou les participants à la conversation recevront le message par courrier électronique (si une adresse de courrier électronique a été renseignée pour cet utilisateur). De plus, les participants pourront visualiser le message dans le centre des messages.

Les opérations pouvant être effectuées dans une conversation ne sont pas les mêmes si vous êtes l'initiateur ou un participant dans cette conversation.

Opération

Procédure

Initiateur

Participants

Ajouter un message dans une conversation

1.Accéder au centre des messages.

2.Cliquer sur le message requis.

3.Taper la note dans la zone de texte.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

4.Cliquer Envoyer.

Ajouter un document associé

1.Dans la conversation, cliquer .