Approuver ou refuser une demande de formation

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Menu : Formation > Demande de formation

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Menu : Formation > Centre de pilotage de la formation

Pour chaque cours figurant dans votre catalogue, vous pouvez vous constituer une liste d'attente où figurent les employés qui souhaitent suivre ce cours. Cette liste d'attente a une durée fixe. Après l'expiration du délai, l'icône est visible pour l'événement Inscription à une liste d'attente dans le menu Gestion express. La personne responsable de la formation peut ainsi savoir qu'il y a un retard.

•Lorsque des besoins nominatifs en formation sont définis, vous pouvez visualiser les employés qui figurent dans la liste d'attente afin de les ajouter dans les besoins en formation.

•Lorsqu'une session de formation est créée (à des dates précises), vous pouvez visualiser les employés qui figurent dans la liste d'attente afin de les inscrire à cette session.

•Les employés peuvent soumettre des demandes de formation à partir du module My SigmaRH.

•Les gestionnaires peuvent ajouter des demandes de formation pour les employés à partir des menus Gestion express, Formation > Demande de formation ou Formation > Centre de pilotage de la formation.

Une fois ces demandes approuvées, les employés sont ajoutés à la liste d'attente du cours sélectionné dans la demande.

Attention : Avec cette méthode, vous devez définir les paramètres d'approbation des demandes d'inscription aux listes d'attente dans les dossiers des employés.

1.Choisir Formation > Demande de formation ou Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.

Note : Pour effectuer cette opération à partir du menu Gestion express :

A.Choisir Gestion express dans la barre de menus.

B.Suivre les étapes pour rechercher un employé.

Résultat : La liste des événements de l'employé s'affiche à l'écran.

2.Accéder à la demande de formation qui doit être approuvée.

Résultat : Le système affiche (en Lecture seule) la demande de formation qui a été remplie pour l'employé dans le haut de l'écran (fenêtre Demande de formation). Dans le bas de l'écran (fenêtre Autorisation du transfert de la demande de formation vers la liste d'attente), le système reporte les informations saisies par l'employé.

Fenêtre flottante

Utilisation

Informations de l'employé

En plus des informations de base (matricule avec hyperlien pour accéder au dossier, nom et prénom, sexe, âge), on trouve les icônes suivantes.

Icône

Explications

Homme

Femme

Visualiser les adresses de courrier électronique :

•adresse principale (saisie dans la fenêtre flottante Communications professionnelles);

•toute autre adresse de courrier électronique saisie dans la fenêtre flottante Autres informations).

Un hyperlien sur l'adresse électronique permet d'envoyer un courriel.

Visualiser les numéros de téléphone :

•au domicile, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Détails personnels);

•au bureau, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Communications professionnelles);

•tout autre numéro saisi dans la fenêtre flottante Autres informations.

Visualiser la nationalité, la date de naissance, la date d'embauche et le poste principal de l'employé.

Visualiser l'adresse saisie au dossier sur une carte géographique (uniquement si les outils de géolocalisation ont été activés dans votre entreprise).

Une info-bulle permet de visualiser :

•la distance entre le domicile et le lieu de travail (c'est-à-dire entre le SIRET et l'adresse saisie au dossier);

•la durée estimée du transport entre le domicile et le lieu de travail (par voiture ou transport public).

Accéder à un graphique illustrant l'évolution salariale.

Visualiser le nom du supérieur hiérarchique du salarié.

Visualiser les risques auxquels le salarié est exposé.

Uniquement dans les événements. Visualiser la Gestion express de ce salarié.

Uniquement dans la Gestion express du salarié. Accéder au calendrier des événements de ce salarié. Lors de la visualisation du Calendrier des événements pour une seule personne, choisir la vue appropriée (Annuelle ou mensuelle) pour l'impression.

Talents

Accéder à l'outil de gestion des talents qui permet :

•de visualiser les écarts entre les exigences d'un poste et les qualifications (compétences, diplômes, permis, habilitations et cours suivis) d'un employé;

•d'obtenir davantage d'informations sur les alertes indiquant qu'un employé répond ou non aux exigences du poste qu'il occupe.

Située à côté de l'hyperlien Talents, cette icône identifie les salariés à haut potentiel.

Responsable du dossier

Permet d'indiquer le nom de la personne chargée de gérer cette demande de formation.

Dès qu'un employé crée un dossier et qu'il a été désigné « responsable de dossier », ses nom et prénom sont automatiquement insérés dans ce champ.

Si un autre responsable de dossier doit être attribué à cet événement, cliquer . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.

Filtre sur suivi de dossier

Cocher les éléments de suivi à lister. Après la sélection, cliquer Actualiser pour rafraîchir la liste.

Statut

Affiche le statut de la demande de formation.

3.Vérifier les informations figurant dans la fenêtre Autorisation du transfert de la demande de formation vers la liste d'attente et apporter les modifications requises, au besoin.

Champs

Utilisation

Cours *

Si l'employé avait uniquement entré un bref descriptif du cours, choisir le cours requis dans le catalogue.

Période d'inscription visée *

Confirmer la date de début et de fin de la période visée.

Cette formation sera suivie dans le cadre du compte personnel de formation (CPF)?

Indiquer si Oui ou Non le CPF sera utilisé pour suivre de cours.

Priorité accordée à cette demande

Définir l'importance de suivre ce cours en sélectionnant la priorité d'inscription.

Les priorités sont définies dans la table de codes de sélection Priorité (liste d'attente pour une formation) (code ZZ).

Commentaire

Saisir toutes les données requises dans ce champ texte.

Il peut s'agit par exemple de la raison expliquant le refus de la demande.

4.Ajouter un ou plusieurs éléments de suivi :

•Conversation (ex. messages envoyés au supérieur hiérarchique pour obtenir des clarifications);

•Document associé (ex. copie numérisée du syllabus du cours);

•Document fusionné (ex. courriel prévenant l'employé de l'inscription sur une liste d'attente pour cette session de formation);

•Note évolutive (ex. rappel pour vérifier, dans un mois, l'intérêt de l'employé pour ce cours).

5.Cliquer Approuver ou Refuser.

Résultat : Le statut de la demande de formation passe à Demande acceptée par l'approbateur ou Demande rejetée par l'approbateur dans la liste. L'employé est automatiquement ajouté à la liste d'attente du cours sélectionné dans la demande de formation.

Voir aussi...

Configurer les cours de formation

Processus de saisie et d'approbation des demandes de formation

Ajouter une demande de formation

Ajouter un employé sur la liste d'attente d'un cours (sans processus d'approbation)

Besoins en formation

Créer une session de formation

Inscrire un employé à une session de formation