Gérer les événements d'embauche (Onboarding)

1.Choisir Salariés > Événement d'embauche (Onboarding) dans la barre de menus RH Global.

Note : Vous pouvez également ajouter un événement d'embauche (Onboarding) à partir du menu Gestion express.

Résultat : La fenêtre de gestion des événements de type Événement d'embauche (Onboarding) s'affiche à l'écran.

2.Cliquer Ajouter.

Résultat : Un assistant s'affiche à l'écran.

Étape

Procédure

1.Sélectionner l'employé concerné par l'événement.

Résultat : Le système liste les employés correspondant au niveau de structure choisi.

2.Choisir l'employé, puis cliquer Sélectionner.

1.Sélectionner le modèle de onboarding de votre choix.

Résultat : Le système liste les modèles de onboarding actifs pouvant être utilisés dans le niveau de structure précisé dans le dossier de l'employé pour qui l'événement est créé. Les modèles de onboarding inactifs ne peuvent pas être sélectionnés.

1.Choisir le responsable de dossier de votre choix.

1.Indiquer la date prévue d'embauche.

3.Cliquer Ajouter l'événement.

Résultat : La fenêtre d'édition d'un Événement d'embauche (Onboarding) s'affiche à l'écran. Toutes les actions à réaliser figurant dans le modèle de onboarding sélectionné sont ajoutées automatiquement dans l'événement (dans la fenêtre Actions à réaliser).

La fenêtre flottante secondaire Informations de l'employé vous donne un résumé de l'employé pour qui le processus d'embauche (Onboarding) doit être réalisé.

En plus des informations de base (matricule avec hyperlien pour accéder au dossier, nom et prénom, sexe, âge), on trouve les icônes suivantes.

Icône

Explications

Homme

Femme

Visualiser les adresses de courrier électronique :

•adresse principale (saisie dans la fenêtre flottante Communications professionnelles);

•toute autre adresse de courrier électronique saisie dans la fenêtre flottante Autres informations).

Un hyperlien sur l'adresse électronique permet d'envoyer un courriel.

Visualiser les numéros de téléphone :

•au domicile, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Détails personnels);

•au bureau, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Communications professionnelles);

•tout autre numéro saisi dans la fenêtre flottante Autres informations.

Visualiser la nationalité, la date de naissance, la date d'embauche et le poste principal de l'employé.

Visualiser l'adresse saisie au dossier sur une carte géographique (uniquement si les outils de géolocalisation ont été activés dans votre entreprise).

Une info-bulle permet de visualiser :

•la distance entre le domicile et le lieu de travail (c'est-à-dire entre le SIRET et l'adresse saisie au dossier);

•la durée estimée du transport entre le domicile et le lieu de travail (par voiture ou transport public).

Accéder à un graphique illustrant l'évolution salariale.

Visualiser le nom du supérieur hiérarchique du salarié.

Visualiser les risques auxquels le salarié est exposé.

Uniquement dans les événements. Visualiser la Gestion express de ce salarié.

Uniquement dans la Gestion express du salarié. Accéder au calendrier des événements de ce salarié. Lors de la visualisation du Calendrier des événements pour une seule personne, choisir la vue appropriée (Annuelle ou mensuelle) pour l'impression.

Talents

Accéder à l'outil de gestion des talents qui permet :

•de visualiser les écarts entre les exigences d'un poste et les qualifications (compétences, diplômes, permis, habilitations et cours suivis) d'un employé;

•d'obtenir davantage d'informations sur les alertes indiquant qu'un employé répond ou non aux exigences du poste qu'il occupe.

Située à côté de l'hyperlien Talents, cette icône identifie les salariés à haut potentiel.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'événement d'embauche (Onboarding).

Vous pouvez uniquement ajouter une action à réaliser ad hoc si la case Permettre l'ajout d'actions à réaliser ad hoc dans les événements associés à ce modèle a été cochée dans le modèle de onboarding sélectionné dans l'événement.

1.Choisir Salariés > Événement d'embauche (Onboarding) dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à l'événement requis.

3.Dans la fenêtre flottante principale Actions à réaliser, cliquer Ajouter.

4.Dans la fenêtre flottante secondaire Responsable de l'action à réaliser, cliquer , puis sélectionner l'utilisateur qui devra se charger d'effectuer cette action.

5.Vérifier et, au besoin, modifier les informations obligatoires dans la fenêtre flottante Informations générales, puis cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'action à réaliser.

Champ

Utilisation

Date de début de la mise en place *

Saisir la date de début de la mise en place.

Date limite de réalisation

Saisir la date limite de l'action à réaliser.

Cette date sert à déterminer si l'action à réaliser est en retard ou non. L'ensemble des actions à réaliser en retard peuvent être visualisées dans le menu Salariés > Registre des actions à réaliser (preboarding, onboarding, offboarding).

Nom *

Saisir le nom de cette action à réaliser.

Directive

Saisir la directive applicable pour cette action à réaliser.

Ce champ permet de saisir des instructions détaillées qui indiqueront aux utilisateurs ce qu'ils doivent faire lorsqu'ils deviennent responsable de l'action à réaliser lors de l'ajout de l'événement d'embauche.

Type

Sélectionner le type de cette action à réaliser.

Les codes figurant dans cette liste déroulante sont définis dans la table de codes de sélection Type pour référentiel et action à réaliser {Preboarding/Onboarding/offboarding} (code XCM).

Terminé le

Lors de la création de l'action à réaliser ad hoc, laisser ce champ vide. Ce n'est que lorsque l'action sera effectivement réalisée que cette date pourra être renseignée.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'événement d'embauche (Onboarding).

Lors de l'ajout d'un événement d'embauche (Onboarding), le responsable de l'action à réaliser est attribué automatiquement en fonction des règles définies dans le modèle de onboarding associé à l'événement. Cependant, vous pouvez changer le responsable de l'action à réaliser.

Attention : Si aucun responsable n'est attribué à certaines actions à réaliser, vous devrez leur attribuer un responsable afin que le processus puisse être démarré.

1.Choisir Salariés > Événement d'embauche (Onboarding) dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à l'événement requis.

3.Dans la fenêtre flottante principale Actions à réaliser, cocher la case de l'action pour laquelle le responsable doit être changé.

4.Cliquer Changer le responsable de l'action.

Résultat : La liste des utilisateurs s'affiche.

5.Sélectionner l'utilisateur qui deviendra le nouveau responsable.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'événement d'embauche (Onboarding).

Pour chaque événement d'embauche (Onboarding), vous pouvez visualiser le pourcentage d'avancement des actions à réaliser.

Ce pourcentage est visible à partir des menus ci-dessous dans l'application.

Menu

Utilisation

Gestion express

Le pourcentage d'avancement est visible :

•dans la colonne Information qui s'affiche dans le résumé de l'événement une fois que celui-ci a été repéré pour un employé donné;

•dans l'événement d'embauche (champ Actions à réaliser terminées) une fois que vous accédez à celui-ci.

Salariés > Événement d'embauche (Onboarding)

Le pourcentage d'avancement est visible :

•dans la colonne Pourcentage d'avancement qui s'affiche dans l'écran de gestion des événements d'embauche;

•dans les événements d'embauche (champ Actions à réaliser terminées) une fois que vous accédez à celui-ci.

Le responsable de chacune des actions à réaliser peut ajouter des commentaires afin de noter toute information supplémentaire.

1.Choisir Salariés > Événement d'embauche (Onboarding) dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à l'événement requis.

3.Dans la fenêtre flottante principale Actions à réaliser, accéder à l'action pour laquelle des commentaires doivent être ajoutés.

4.Dans la fenêtre flottante principale Commentaires, cliquer Ajouter.

5.Saisir la date, l'heure et les commentaires appropriés.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'événement d'embauche (Onboarding).

Le responsable de chacune des actions à réaliser peut indiquer à quelle date il a effectivement terminé cette action.

Note : Si un workflow a été configuré pour les actions à réaliser, la date figurant dans le champ Terminée le peut être renseignée automatiquement par des actions/déclencheurs lorsque le responsable approuve le workflow.

1.Choisir Salariés > Événement d'embauche (Onboarding) dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à l'événement requis.

3.Dans la fenêtre flottante principale Actions à réaliser, accéder à l'action pour laquelle la date doit être indiquée.

4.Saisir la date dans le champ Terminée le.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'action à réaliser.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'événement d'embauche (Onboarding).