Tâches APS requises par les modules Badgeuse et GTA avancée

Afin d'assurer la cohérence et la mise à jour de certaines données dans les modules GTA avancée et Badgeuse, vous devez planifier certaines tâches dans le menu Assistant personnel.

Résumé

Définir une tâche « Mise à jour des événements dans le planning »

Définir une tâche « Analyser les badgeages »

Définir une tâche « Modifier l’association des familles aux employés »

Définir une tâche « Ajouter l’association des familles aux employés »

Définir une tâche « Transférer les employés vers le serveur de badgeages »

Définir une tâche « Création automatique des badgeages »

Définir une tâche « Publication du planning de l'employé »

Définir une tâche « Envoi automatique d'approbation de feuilles de temps »

Automatiser l'envoi de courriers électroniques aux approbateurs de feuilles de temps

Automatiser l'envoi de courriers électroniques aux employés qui soumettent des feuilles de temps

Module

Tâche

Planification requise?

Fréquence d'exécution recommandée

GTA avancée

Mise à jour des événements dans le planning

Oui

•Si vous utilisez le menu Planning.

•Si vous créez des absences sans date de fin ni de retour.

Une fois par jour

Badgeuse

Analyser les badgeages

Oui

•Si vous gérez les heures effectives (aussi appelées heures réalisées) dans l'application, que ce soit par la création automatique de badgeages ou par l'ajout de badgeages à partir d'un terminal ou de la badgeuse virtuelle.

•S'il existe des règles de validations (de type Analyse du découpage journalier) dont l'événement déclencheur est Fin du découpage journalier.

•S'il existe des règles de validations (de type Analyse des badgeages) dont l'événement déclencheur est Fin de la journée de l'employé selon son planning.

•S'il existe une analyse de temps finale dont la source est Réalisé – Badgeage avant interprétation ou Réalisé – Badgeage après interprétation et la période d’évaluation du temps est Quantité totale de la période.

•Si tous les découpages journaliers se terminent à la même heure, la planification de la tâche doit être quotidienne après la fin du découpage journalier.

•S’il y a plusieurs heures de fin de journées dans les découpages journaliers, il faudra créer une planification à toutes les demi-journées ou un peu plus souvent.

Il est important de vérifier le journal d'exécution tous les jours pour savoir si cette tâche s'est bien déroulée.

Attention : L'exécution de cette tâche peut prendre un certain temps. Il est recommandé de laisser au moins 4 heures entre chaque exécution. Vous ne devriez donc pas dépasser 6 exécutions par jour.

GTA avancée

Modifier l’association des familles aux employés

Oui, si vous définissez des règles de validation dans les familles.

Une fois par jour. Cette tâche doit être exécutée avant la tâche Ajouter l'association des familles aux employés.

GTA avancée

Ajouter l'association des familles aux employés

Oui, si vous définissez des règles de validation dans les familles.

Une fois par jour. Cette tâche doit être exécutée après la tâche Modifier l’association des familles aux employés.

Badgeuse

Transférer les employés vers le serveur de badgeages

Oui, si vos employés enregistrent leurs présences sur des terminaux.

Une fois par jour

GTA avancée

Création automatique des badgeages

Oui, si le modèle de gestion de temps et les plages du découpage journalier de vos employés sont configurés pour permettre la création automatique de badgeages.

Une fois par heure

GTA avancée

Publication du planning de l'employé

Oui, si vous voulez visualiser le planning individuel :

•En mode Gestion, dans le menu Planning ou à partir du lien Planning de l'employé dans le dossier de l'employé.

•Dans le module My SigmaRH.

Dépend de l'option sélectionnée dans la tâche

Module	Tâche	Planification requise?	Fréquence d'exécution recommandée
Feuille de temps	Envoyer un courrier électronique à l'approbateur	Oui, si l'approbateur d'une feuille de temps doit être avisé par courrier électronique s'il a une feuille de temps à approuver.	Dépend de l'option sélectionnée dans la tâche
Feuille de temps	Envoyer un courrier électronique à l'employé	Oui, si l'employé doit être avisé par courrier électronique si sa feuille de temps a été refusée ou approuvée.	Dépend de l'option sélectionnée dans la tâche