Configurer les types de plage

Les types de plage vous permettent de définir les types d'entrée et de sortie des employés dans une journée de travail. Vous pouvez entre autres définir des types de plage pour les périodes :

•de présence obligatoire des employés (par exemple, entre 9:00 et 16:00);

•de présence variable des employés (par exemple, vous permettez à vos employés d'arriver au bureau entre 7:30 et 9:00);

•de présence interdite des employés;

•de pause (le temps de pause peut être payé ou non);

•de repas.

Une fois que les types de plage sont définis, vous pouvez les associer à un découpage journalier. Le même type de plage peut être réutilisé dans un ou plusieurs découpages journaliers.

Note : Vous ne pouvez pas modifier ou supprimer un type de plage qui est associé à un découpage journalier.

Si vous utilisez le module Badgeuse, vous pouvez choisir divers critères qui varient en fonction de du type d'entrée / sortie. Si vous sélectionnez un critère, vous devez préciser une valeur (par exemple en minutes ou en heures) lors de la définition du découpage journalier.

Note : Ce n'est pas dans le type de plage que vous définissez les heures exactes applicables, mais bien dans le découpage journalier.

Le niveau de structure administrative pouvant être sélectionné dans un type de plage dépend des paramètres de cloisonnement précisés dans les paramètres d'entreprise.

Impacts du niveau de cloisonnement pour les types de plage

Le niveau de cloisonnement défini dans les paramètres d'entreprise a un impact lors de la création des éléments suivants qui peuvent être associés aux horaires de travail utilisés par le module GTA avancée :

•séquences;

•découpages journaliers;

•types de plage.

Dès qu'un de ces éléments est associé à un niveau de structure administrative, il peut uniquement être sélectionné dans un autre élément qui aura le même niveau dans la structure administrative ou un niveau inférieur.

Exemples

•Un type de plage est associé à un niveau 1 de la structure administrative (par ex. Entité légale = ABC). Il peut donc être sélectionné dans les découpages journaliers, les séquences et les horaires de travail associés à ce même niveau de structure ou à un niveau inférieur dans ce niveau de structure.

•Un type de plage est spécifiquement associé à un niveau 4 de la structure administrative (par ex. Etablissement = 123). Il peut donc être sélectionné dans les découpages journaliers, les séquences et les horaires de travail associés à ce même niveau de structure ou à un niveau inférieur dans ce niveau de structure. Cependant, ce type de plage ne pourra pas être sélectionné dans un découpage journalier associé à un autre niveau 4 de la structure administrative (par ex. Etablissement = 456).

1.Choisir GTA > Types de plage dans la barre de menus Configuration.

2.Cliquer Ajouter.

3.Saisir le nom du type de plage (en anglais, en français ou dans les deux langues).

4.Dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles le type de plage sera disponible, sélectionner le niveau de structure administrative dans lequel le type de plage doit être disponible, puis cliquer Ajouter afin de sélectionner l'élément requis dans la structure administrative.

Attention : Selon les paramètres de cloisonnement définis dans les paramètres d'entreprise, il est possible que :

•Cette fenêtre flottante ne soit pas visible si votre administrateur a choisi de ne pas cloisonner les données utilisées par le module GTA avancée.

•Votre niveau courant de structure administrative (choisi dans le menu Sélection d'une structure administrative) soit reporté par défaut dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles le type de plage sera disponible. Dans ce cas, vous pouvez, au besoin, ajouter d'autres éléments de structure administrative.

•Votre niveau courant de structure administrative (choisi dans le menu Sélection d'une structure administrative) ne soit pas reporté par défaut dans la fenêtre flottante Structures dans lesquelles le type de plage sera disponible. Dans ce cas, vous devez ajouter un ou plusieurs éléments de structure administrative.

De plus, vous verrez un message d'erreur si vous ajoutez un élément de structure administrative auquel vous n'avez pas accès. Par exemple, si vous avez uniquement accès à l'établissement 123, vous ne pourrez pas sélectionner un élément supérieur dans la structure (par exemple, l'Entité légale) ou un autre établissement (par exemple, l'établissement 456. Vous pouvez uniquement sélectionner les niveaux de structure enfants (par exemple, le service ABC associé à l'établissement 123).

Pour chaque type de plage, préciser le type d'entrée / sortie.

Type d'entrée / sortie

Description

Fixe

Temps de travail pendant lequel la présence de l'employé est obligatoire.

Note : Bien que le temps de pause puisse être géré avec un type de plage Pause, vous pouvez aussi l'inclure dans un type de plage Fixe.

Exemples de temps de pause

Si vous utilisez le module Badgeuse, vous pouvez créer des règles de validation dans une famille afin de générer des anomalies si l'employé :

•pointe en avance ou en retard, c'est-à-dire avant l'heure de début ou après l'heure de fin d'une plage fixe. Ces heures sont précisées dans les plages associées au découpage journalier;

•ne pointe pas ou omet de pointer pendant une plage fixe.

Variable

Temps de travail pendant lequel l'employé peut être présent. Par exemple, vous devez créer des types de plage Variable dans les cas suivants :

•Si vos employés ont un horaire variable et qu'ils peuvent commencer à travailler entre 7:30 et 9:00 et qu'ils peuvent terminer entre 16:00 et 18:30.

•Si vos employés travaillent normalement dans une plage précise (entre 16:00 et 00:00), mais qu'ils peuvent être appelés à faire des heures supplémentaires avant ou après cette période.

Interdite

Temps non travaillé pendant lequel l'employé n'a pas le droit de pointer.

Note : Ce paramètre s'applique uniquement si vous utilisez le module Badgeuse.

•Si vous utilisez le module Badgeuse et que l'employé pointe pendant une plage interdite, ses heures de présence pendant ce type de plage ne sont pas comptabilisées dans la durée effective. De plus, en créant des règles de validation dans une famille, vous pouvez générer des anomalies si l'employé pointe pendant une plage interdite.

Pause

Temps de pause dans une journée de travail.

Note : Bien que le temps de pause puisse être géré avec un type de plage Pause, vous pouvez aussi l'inclure dans un type de plage Fixe.

Exemples de temps de pause

Si vous utilisez le module Badgeuse, vous pouvez créer des règles de validation dans une famille afin de générer des anomalies si les heures de présence enregistrées dans le module Badgeuse par l'employé ne respectent pas les temps de pause minimum ou maximum définis dans le découpage journalier.

Coupure

Période de coupure, par exemple pour le temps de repas ou de repos dans une journée de travail.

Si vous utilisez le module Badgeuse, vous pouvez créer des règles de validation dans une famille afin de générer des anomalies si les heures de présence enregistrées dans le module Badgeuse par l'employé ne respectent pas les temps de coupure minimum ou maximum définis dans le découpage journalier. Une pénalité peut être appliquée, au besoin.

Pour chaque type de plage, sélectionner les critères qui s'appliquent. Les critères pouvant être sélectionnés varient en fonction du type d'entrée / sortie sélectionnée à l'étape précédente.

Note : Les critères suivants doivent uniquement être définis si vous utilisez le module Badgeuse : Arrondi en entrée, Arrondi en sortie, Lissage en entrée, Lissage en sortie, Lissage d'arrondi en entrée, Lissage d'arrondi en sortie, Temps de coupure avec option pénalité si non badgé.

Critère

Description

Type d'entrée / sortie applicable

Arrondi en entrée

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier le nombre de minutes qui sera utilisé pour arrondir les entrées d'un employé qui seront enregistrées après l'heure de début de la plage fixe définie dans le découpage journalier.

Exemple d'arrondi en entrée

Fixe

Arrondi en sortie

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier le nombre de minutes qui sera utilisé pour arrondir les sorties d'un employé qui seront enregistrées avant l'heure de fin de la plage fixe définie dans le découpage journalier.

Exemple d'arrondi en sortie

Fixe

Lissage en entrée

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier le nombre de minutes permises pour une entrée tardive d'un employé.

Exemple de lissage en entrée

De plus, en créant des règles de validation dans une famille, vous pouvez générer des anomalies si l'employé pointe après la période définie pour le lissage en entrée.

Fixe

Lissage en sortie

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier le nombre de minutes permises pour une sortie anticipée d'un employé.

Exemple de lissage en sortie

De plus, en créant des règles de validation dans une famille, vous pouvez générer des anomalies si l'employé pointe avant la période définie pour le lissage en sortie.

Fixe

Lissage d'arrondi en entrée

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier le lissage (en minutes) qui sera effectué sur les arrondis en entrée. Le lissage n'est plus appliqué après l'heure de début de la plage fixe définie dans le découpage journalier, mais bien sur chacun des arrondis.

Note : Si vous cochez la case Lissage d'arrondi en entrée, cochez également la case Arrondi en entrée. Cependant, ne cochez pas la case Lissage en entrée.

Exemple de lissage d'arrondi en entrée

Fixe

Lissage d'arrondi en sortie

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier le lissage (en minutes) qui sera effectué sur les arrondis en sortie. Le lissage n'est plus appliqué avant l'heure de fin de la plage fixe définie dans le découpage journalier, mais bien sur chacun des arrondis.

Note : Si vous cochez la case Lissage d'arrondi en sortie, cochez également la case Arrondi en sortie. Cependant, ne cochez pas la case Lissage en sortie.

Exemple de lissage d'arrondi en sortie

Fixe

Temps de coupure avec option pénalité si non badgé

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier une durée de pénalité (en minutes) si l'employé ne pointe pas lorsqu'il prend sa période de coupure, par exemple si l'employé oublie de pointer lorsqu'il prend son repas, le système déduira la durée de pénalité définie de son temps travaillé.

De plus, en créant des règles de validation dans une famille, vous pouvez générer des anomalies si l'employé oublie de pointer lorsqu'il prend sa période de coupure.

Coupure

Temps de pause minimum

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier le temps de pause minimum (en minutes) que doit effectuer l'employé.

Exemples de temps de pause

De plus, en créant des règles de validation dans une famille, vous pouvez générer des anomalies si les heures de présence enregistrées dans le module Badgeuse par l'employé ne respectent pas le temps de pause minimum défini dans le découpage journalier.

Fixe, Pause

Temps de pause maximum

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier le temps de pause maximum (en minutes) que doit effectuer l'employé.

Exemples de temps de pause

De plus, en créant des règles de validation dans une famille, vous pouvez générer des anomalies si les heures de présence enregistrées dans le module Badgeuse par l'employé ne respectent pas le temps de pause maximum défini dans le découpage journalier.

Fixe, Pause

Temps de pause avec option payé

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut préciser dans la plage associée au découpage journalier si le temps de pause doit être considéré comme du temps payé.

Exemples de temps de pause

Fixe, Pause

Temps de pause effectif

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut préciser dans la plage associée au découpage journalier si le temps de pause est considéré comme du temps travaillé.

Exemples de temps de pause

Fixe, Pause

Temps de coupure minimum

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier le temps de coupure minimum (en minutes) que doit effectuer l'employé, par exemple pour la durée du repas.

De plus, en créant des règles de validation dans une famille, vous pouvez générer des anomalies si les heures de présence enregistrées dans le module Badgeuse par l'employé ne respectent pas le temps de coupure minimum défini dans le découpage journalier.

Coupure

Temps de coupure maximum

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier le temps de coupure maximum (en minutes) que doit effectuer l'employé, par exemple pour la durée du repas.

De plus, en créant des règles de validation dans une famille, vous pouvez générer des anomalies si les heures de présence enregistrées dans le module Badgeuse par l'employé ne respectent pas le temps de coupure maximum défini dans le découpage journalier.

Coupure

Lissage de fin de journée

Lorsque cette case est cochée, l'utilisateur peut saisir dans la plage associée au découpage journalier (lorsque cette plage se termine à 00:00) le lissage (en minutes) qui doit s'effectuer lorsqu'un employé (qui travaille après minuit) badge en avance à son arrivée. Ce lissage s'applique uniquement si la première plage du découpage journalier suivant est une plage travaillée (Variable ou Fixe).

Exemples de lissage de fin de journée

Interdite

Ne pas tenir compte des plages variables dans le calcul de la durée ajustée (absence)

Lorsque cette case est cochée, le système ne tiendra pas compte de cette plage variable dans le calcul de la durée ajustée qui s'effectue lorsqu'une absence est ajoutée.

Variable

Au besoin, sélectionner pour chaque type de plage un facteur dans la fenêtre flottante Informations de feuille de temps.

La sélection d'un facteur est requise dans les cas suivants :

Cas

Explications

Comptabilisation du temps travaillé des employés dans un compteur

Si vous utilisez uniquement le module Badgeuse et que vos employés ne doivent pas remplir de feuilles de temps, la sélection d'un facteur dans le type de plage permet de comptabiliser le temps travaillé dans un compteur. Dans ce cas, vous devez configurer le système pour que le temps travaillé des employés soit comptabilisé dans un compteur grâce à une analyse de temps réalisé qui tient compte des badgeages après interprétation.

Exécution de certaines analyses de temps

Vous voulez effectuer certaines analyses de temps, par exemple une analyse du temps planifié qui tient compte des heures précisées dans les types de plage associés aux découpages journaliers (exemple avec les heures travaillées la nuit).

Création d'une entrée de feuille de temps pour ce type de plage

Pour créer une entrée de feuille de temps pour ce type de plage, choisir le facteur requis. Il peut s'agir d'un facteur pour du temps travaillé ou du temps non travaillé.

Lorsque vous choisissez un facteur pour un type de plage, une entrée de feuille de temps sera générée, lors de la création de la feuille de temps, pour toutes les plages des découpages journaliers qui utilisent ce type de plage. Par exemple, vous pourrez ainsi générer automatiquement des entrées de feuille de temps :

•pour du temps travaillé pour des types de plage de type Fixe;

•pour du temps non travaillé pour des types de plage de type Pause ou Coupure.

Note :

Il faut cependant que vous choisissiez l'option appropriée dans la liste déroulante Créer les entrées de la feuille de temps selon dans le modèle de gestion du temps utilisé pour la création d'une feuille de temps d'un employé.

Étape suivante

Une fois que le type de plage est défini, vous pouvez l'associer à un découpage journalier.

Une fois qu'un type de plage est créé, vous pouvez uniquement modifier certains paramètres si aucune restriction d'accès ne s'appliquent.

Limitations

Les limitations suivantes s'appliquent :

Cas

Explications

Restrictions d'accès

Vous ne pouvez pas modifier un type de plage qui est disponible :

•dans un niveau de structure supérieur au vôtre;

•dans un niveau de structure auquel vous n'avez pas accès.

Exemple

Vous avez uniquement accès à l'établissement ABC.

Vous ne pouvez pas modifier :

•un type de plage qui est disponible dans un autre niveau 4 (établissement XYZ).

•un type de plage qui est disponible au niveau 1 (Entité légale) et qui est utilisable dans tous les établissements.

Bien que vous puissiez visualiser ces types de plage, des restrictions d'accès s'appliquent et empêchent la modification.

Vous pouvez uniquement modifier les types de plage qui sont disponibles au niveau 4 (établissement ABC) ou à un niveau inférieur.

Type de plage déjà associé à un découpage journalier

Si aucune restriction d'accès ne s'appliquent, vous pouvez uniquement modifier :

•le facteur attribué au type de plage;

•le niveau de structure dans lequel le type de plage sera disponible.

1.Choisir GTA > Types de plage dans la barre de menus Configuration.

2.Apporter les modifications permises.

3.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le type de plage.

Vous pouvez supprimer un type de plage, par exemple s'il a été ajouté par erreur.

Limitations

La suppression n'est pas permise dans les cas suivants :

Cas

Explications

Type de plage déjà associé à un découpage journalier

Il n'est pas permis de supprimer un type de plage déjà utilisé dans un découpage journalier.

Restrictions d'accès

Vous ne pouvez pas supprimer un type de plage qui est disponible :

•dans un niveau de structure supérieur au vôtre;

•dans un niveau de structure auquel vous n'avez pas accès.

Exemple

Vous avez uniquement accès à l'établissement ABC.

Vous ne pouvez pas supprimer :

•un type de plage qui est disponible dans un autre niveau 4 (établissement XYZ).

•un type de plage qui est disponible au niveau 1 (Entité légale) et utilisable dans tous les établissements.

Bien que vous puissiez visualiser ces types de plage, des restrictions d'accès s'appliquent et empêchent la suppression.

Vous pouvez uniquement supprimer les types de plage qui sont disponibles au niveau 4 (établissement ABC) ou à un niveau inférieur.

1.Choisir GTA > Types de plage dans la barre de menus Configuration.

2.Sélectionner la case correspondant au type de plage devant être supprimée.

3.Cliquer Supprimer.