Processus d'utilisation du module GTA avancée

1.Contacter le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL afin qu'il active le module GTA avancée. Seul le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL peut modifier le paramètre qui active ce module.

2.Définir les paramètres de cloisonnement qui seront utilisés pour le module GTA avancée.

3.Définir les horaires de travail qui seront utilisés pour le module GTA avancée.

4.Définir le calendrier qui sera utilisé pour le module GTA avancée.

5.Si le module Badgeuse est également utilisé, effectuer la configuration requise pour ce module, y compris la définition des terminaux.

6.Définir les modèles de gestion du temps qui seront utilisés pour le module GTA avancée.

7.Assigner l'horaire de travail requis à chaque employé.

8.Assigner le modèle de gestion du temps requis à chaque employé.

9.Définir les familles requises. Les employés sont associés dynamiquement aux familles en fonction des conditions définies dans les familles élémentaires.

10.Au besoin, définir les compteurs dont vous aurez besoin dans certaines règles de validation ou analyses de temps.

11.Paramétrer les règles de validation dans les familles appropriées. Ce sont ces règles de validation qui généreront les anomalies dans le module GTA avancée.

12.Paramétrer les analyses de temps requises.

13.Configurer les outils d'analyses de temps requis.

14.Associer l'outil d'analyses de temps requis à chaque employé.

15.Configurer le calendrier des événements (si ce n'est pas déjà fait).

16.Planifier les tâches APS requises par les modules GTA avancée et Badgeuse.

1.Vérifier l'état de la période de calendrier (utilisé pour le module GTA avancée).

2.Au besoin, vérifier régulièrement si l'exécution des tâches APS requises par les modules GTA avancée et Badgeuse s'est bien déroulée.

3.Effectuer les opérations quotidiennes requises :

En effet, tant que l'état d'une période de calendrier (utilisé pour le module GTA avancée) est En attente ou Ouvert, vous pouvez :

•modifier les données dans le menu Planning, par exemple, ajouter des absences pour un employé, appliquer un nouveau découpage journalier à un employé, etc.

•modifier les heures de présences des employés qui ont été enregistrées dans le module Badgeuse;

•créer, modifier ou supprimer une feuille de temps.

4.Corriger les anomalies générées et qui sont visibles par exemple dans les menus Planning et Badgeages.

5.Lorsque la fin d'une période de calendrier (utilisé pour le module GTA avancée) arrive, modifier l'état de cette période pour qu'elle soit Fermée, Scellée ou Correction.

Lorsque l'état des périodes figurant dans ce calendrier est Fermée, Scellée ou Correction, aucune modification n'est permise pour ces données, car celles-ci ont alors été exportées, puis envoyées au service de la paie.

Certains employés ne remplissent jamais de feuilles de temps. Ils enregistrent uniquement leurs entrées et leurs sorties dans le module Badgeuse.

Quelle configuration dois-je effectuer pour obtenir le temps travaillé de ces employés?

Configuration à effectuer

Une fois que cette configuration est effectuée, le temps travaillé provenant du module Badgeuse sera comptabilisé dans le compteur de l'employé. Vous pourrez par la suite produire des modèles de rapport pour obtenir les statistiques appropriées sur les compteurs.

1.Contacter le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL afin qu'il active le module GTA avancée. Seul le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL peut modifier le paramètre qui active ce module.

2.Créer le compteur ou les compteurs où le temps travaillé des employés sera comptabilisé.

Éléments	Configuration à effectuer
Unité	L'option Heure doit être choisie.
Afficher les soldes sur le terminal de badgeage	Cette case doit être cochée si le solde figurant dans le compteur où sont comptabilisées les heures doit s'afficher sur le terminal ou la badgeuse virtuelle.
Afficher ce compteur dans My SigmaRH	Cette case doit être cochée si le solde figurant dans le compteur où sont comptabilisées les heures doit s'afficher sur la badgeuse virtuelle disponible dans le module My SigmaRH.

Note : Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez créer un ou plusieurs compteurs pour comptabiliser le temps travaillé de vos employés. Certaines entreprises utilisent une compteur pour comptabiliser la totalité des heures travaillées, tandis que d'autres entreprises se servent plutôt de deux compteurs, par exemple :

•un compteur Heures à taux simple (pour les heures rémunérées au taux horaire habituel);

•un compteur Heures + 50% (pour les heures rémunérées où une majoration de 50% doit s'appliquer).

3.Créer un type de plage en utilisant un facteur de temps travaillé.

Fenêtre

Configuration à effectuer

Sélectionner les critères

Choisir tous les critères applicables, par exemple Arrondi en entrée, Arrondi en sortie, Lissage en entrée, Lissage en sortie, etc.

Informations de feuilles de temps

1.Choisir l'option Créer une entrée de feuille de temps pour cette plage en utilisant le facteur.

2.Sélectionner un facteur de temps travaillée (en heures).

4.Créer les découpages journaliers requis qui font appel au type de plage défini à l'étape 3.

5.Définir l’horaire de travail de l'employé qui fera appel aux découpages journaliers définis à l'étape 4.

6.Définir le calendrier qui sera utilisé pour le module GTA avancée

7.Définir un modèle de gestion de temps.

Fenêtre

Configuration à effectuer

Informations générales

Remplir les champs suivants :

•Nom du modèle

•Calendrier sur lequel les périodes du modèle sont basées

•Calendrier sur lequel les périodes de la GTA sont basées

Informations sur les employés qui utilisent le modèle

Cocher au besoin la case Afficher les soldes sur le terminal de badgeage. Les autres champs dans cette fenêtre flottante ne sont pas requis.

Informations sur la création de la feuille de temps

Aucune, car ces employés n'ont pas de feuilles de temps à remplir.

Données à saisir dans la feuille de temps

Aucune, car ces employés n'ont pas de feuilles de temps à remplir.

Autorisations d'accès

Définir toutes les autorisations d'accès requises (que ce soit sur un terminal physique ou la badgeuse virtuelle).

8.Définir les familles requises. Les employés sont associés dynamiquement aux familles en fonction des conditions définies dans les familles élémentaires.

9.Paramétrer les règles de validation dans les familles appropriées. Ce sont ces règles de validation qui généreront les anomalies dans le menu Badgeages.

Note : Les règles de validations recommandées ci-dessous sont celles qui sont les plus souvent utilisées pour éviter des incohérences lors de la production des statistiques. Selon les besoins dans votre entreprise, certaines règles de validation supplémentaires peuvent également être configurées.

Règle de validation

Configuration à effectuer

Analyse du découpage journalier

Règle	Explications
Pas de sortie	Cette règle vous permet de détecter si l'employé a omis de pointer lorsqu'il a quitté. Comme cette omission a un impact direct sur les heures travaillées comptabilisées dans le compteur de l'employé, il est recommandé d'activer cette règle afin d'éviter des incohérences lors de la production des statistiques.
Absence durant la totalité du découpage journalier	Cette règle vous permet de détecter si l'employé a omis de pointer alors que son découpage journalier comportait une plage de temps travaillé (fixe ou variable) ou s'il a été réellement absent et qu'une absence doit être enregistrée dans l'application.

Analyse des badgeages

Règle	Explications
Présence pendant plage interdite	Cette règle vous permet de détecter si l'employé a pointé alors que son découpage journalier comportait une plage interdite. Comme cette omission a un impact direct sur les heures travaillées comptabilisées dans le compteur de l'employé, il est recommandé d'activer cette règle afin d'éviter des incohérences lors de la production des statistiques.
Présence pendant plage d'événement	Cette règle vous permet de détecter si l'employé a pointé alors que son découpage journalier comportait un événement (par ex. absence). Des vérifications s'imposent afin d'éviter des incohérences lors de la production des statistiques.
Présence un jour non travaillé	Cette règle vous permet de détecter si l'employé a pointé alors que son découpage journalier comportait 0 heure travaillée. Des vérifications s'imposent afin d'éviter des incohérences lors de la production des statistiques.

10.Définir une analyse de temps.

Éléments

Configuration à effectuer

Source d'analyse

Choisir Réalisée (Badgeage après interprétation).

Information prise en compte

Choisir la durée.

Critères d'analyse de temps

1.Ajouter un critère de type Facteur.

2.Sélectionner le même facteur de temps travaillé qui a été choisi dans le type de plage (défini à l'étape 3).

Période utilisée par le système pour évaluer le temps

Choisir l'option requise :

Option

Explications

Quantité par jour

•Il y aura une transaction par jour dans le compteur de l'employé.

•Chaque transaction comprendra le total des heures travaillées pour cette journée.

Quantité totale de la période

•Il y aura une transaction pour chaque période de calendrier.

•Le calendrier pris en considération est celui qui a été défini dans le modèle de gestion de temps (champ Calendrier sur lequel les périodes du modèle sont basées) auquel l'employé est associé.

•Chaque transaction comprendra le total des heures travaillées pour cette période.

Attention : Si la source d'analyse sélectionnée est Réalisée, que vous choisissez l'option Badgeage (avant interprétation) ou Badgeage (après interprétation), et que vous choisissez Quantité totale de la période, vous devez vérifier régulièrement la tâche système Analyser les badgeages afin de vous assurer que cette tâche s'est bien exécutée et que l'alimentation des compteurs se fait au moment opportun.

Type d'intervalles utilisés

Choisir l'option requise :

Option

Explications

Fixe

•Utilisé surtout si le modèle de gestion de temps est associé à des employés qui ont tous le même horaire de travail (par ex. 35 heures par semaine).

•Lors de la définition des intervalles d'application, chaque intervalle doit aussi comporter une valeur fixe.

Mixte

•S'applique si le modèle de gestion de temps est associé à des employés qui ont des horaires de travail différents (par ex. certains employés ont un horaire de 35 heures et d'autres un horaire à temps partiel de 21 heures).

•Lors de la définition des intervalles d'application, seul le début du premier intervalle peut être variable. Les autres intervalles doivent avoir une valeur fixe.

Analyse de temps pour la valeur du plancher

Choisir Aucun.

Intervalles d'application

1.Créer le ou les intervalles requis.

2.Lier les compteurs définis à l'étape 2 aux intervalles requis.

Note : Si vous avez créé plusieurs compteurs pour comptabiliser le temps travaillé de vos employés, vous pouvez les réutiliser dans les intervalles d'application afin d'obtenir dans le compteur de votre choix une répartition de la quantité par jour ou de la quantité totale de la période.

Pour en savoir davantage sur les intervalles d'application, consultez les rubriques suivantes :

Exemple d'analyse de temps - Heures supplémentaires avec majoration

Exemple d'analyse de temps - Heures supplémentaires avec majoration par intervalles

Exemple d'analyse de temps - Heures supplémentaires avec majoration pour un seul intervalle

Exemple d'analyse de temps - Heures supplémentaires avec majoration et débit/crédit (intervalle mixte)

11.Définir un outil d’analyse de temps et y inclure l'analyse de temps définie à l'étape 10.

12.Créer le dossier de l'employé et y saisir les informations suivantes :

•Numéro de badge valide

•Horaire de travail défini au préalable

•Outil d'analyse de temps défini au préalable

•Modèle de gestion de temps défini au préalable