Configuration des anomalies

Une anomalie, c'est une alerte qui vous indique que les employés ne respectent pas :

•les exigences du droit du travail (par exemple, nombre d'heures travaillées par semaine, temps de coupure, nombre d'heures travaillées la nuit, etc.);

•les règles en vigueur dans votre entreprise en matière de temps planifié (par exemple, que les heures planifiées figurant dans le menu Planning pour un employé donné ne respectent pas la durée maximale et minimale autorisée dans l'horaire de l'employé);

•les règles en vigueur dans votre entreprise en matière de temps travaillé (par exemple, que les heures effectivement travaillées saisies dans la feuille de temps d'un employé donné ne respectent pas la durée maximale et minimale autorisée dans l'horaire de l'employé).

Afin que les anomalies s'affichent dans l'application, vous devez :

1.Configurer les familles requises. Il existe deux types de familles.

2.Définir des règles de validation s'appliquant dans ces familles. Il existe plusieurs types de règles de validation.

Attention : Les anomalies générées par une règle de validation du type Analyse d'un compteur exigent également la configuration d'une analyse de temps.

Type de règle de validation

Utilisation

Configuration d'une analyse de temps requise

Analyse d'un compteur

Vous permet de vérifier les transactions figurant dans compteurs de l'employé qui serviront à valider le temps planifié ou le temps réalisé à l'aide d'une d'analyse de temps.

Analyse du temps de repos

Vous permet de vérifier, dans le menu Planning, si le temps planifié respecte :

•la durée du repos quotidien;

•la durée du repos hebdomadaire;

•la durée de coupure.

Analyse d'une feuille de temps

Vous permet de vérifier si le temps saisi dans la feuille de temps correspond aux règles en vigueur dans votre entreprise.

Vous pouvez par exemple faire afficher des anomalies si le nombre d'heures travaillées saisies dans la feuille de temps (pendant la période de la feuille de temps ou la journée) est inférieure ou supérieure :

•à la durée effective (c'est-à-dire provenant des badgeages);

•à la durée planifiée (précisée dans le menu Planning);

•à la durée théorique (précisée dans l'horaire de travail de l'employé).

Analyse des badgeages

S'applique uniquement si vous utilisez les terminaux et le module Badgeuse.

Vous permet de vérifier entre autres :

•Si l'employé a respecté les critères définis dans son découpage journalier : par exemple, les arrivées en retard, les départs en avance, les arrivées après le lissage, les départs avant le lissage, etc.

•Si les durées de coupure et les durées de pause respectent les exigences du droit de travail et les règles en vigueur dans votre entreprise.

Analyse du découpage journalier

S'applique uniquement si vous utilisez les terminaux et le module Badgeuse.

Vous permet de vérifier entre autres :

•Si certains employés ont omis d'enregistrer leur présence dans le module Badgeuse. Vous pourrez ainsi détecter les oublis de la part des employés, mais également les absences réelles qui devront par la suite être enregistrées.

•Si les durées effectives (travaillées) respectent les exigences du droit de travail et les règles en vigueur dans votre entreprise.

Type de règle de validation

Menu où les anomalies s'affichent

Analyse d'un compteur

Analyse du temps de repos

Analyse d'une feuille de temps

Analyse des badgeages

Analyse du découpage journalier

Menus se rapportant aux feuilles de temps

•Mes feuilles de temps (dans le module My SigmaRH)

•Approbation des feuilles de temps (dans le module My SigmaRH)

•Liste des feuilles de temps (en mode Gestion et dans le module My SigmaRH pour les approbateurs)

Planning

Menus se rapportant aux badgeages

•Badgeages (en mode Gestion)

•Mes badgeages (dans le module My SigmaRH)

En définissant les règles de validation, vous pouvez préciser le contexte d'application pour cette règle, c'est-à-dire le moment opportun (aussi appelé événement déclencheur) où les anomalies doivent s'afficher dans votre processus de travail.

	Type de règle de validation
Élément déclencheur	Analyse d'un compteur	Analyse du temps de repos	Analyse d'une feuille de temps	Analyse des badgeages	Analyse du découpage journalier
Approbation de la feuille de temps
Enregistrement d'une feuille de temps
Envoi de la feuille de temps pour approbation
Validation du planning
Badgeage (Les anomalies ayant ce type d'événement déclencheur sont générées lors de l'ajout ou de la modification des heures de présence d'un employé).
Fin de la journée de l'employé selon son planning
Fin du découpage journalier
Validation des badgeages

Oui. L'administrateur doit planifier certaines tâches dans l'Assistant personnel et vérifier régulièrement si l'exécution de ces tâches s'est bien déroulée.

Tâche

Planification requise?

Fréquence d'exécution recommandée

Modifier l’association des familles aux employés

Oui, si vous voulez que les employés soient associés en tout temps aux bonnes familles, par exemple, si vous modifiez la structure administrative d'un employé ou si les conditions définies dans les familles élémentaires viennent à changer.

Une fois par jour. Cette tâche doit être exécutée avant la tâche Ajouter l'association des familles aux employés.

Ajouter l'association des familles aux employés

Oui, si vous voulez que les employés soient associés en tout temps aux bonnes familles, par exemple, si vous modifiez la structure administrative d'un employé ou si les conditions définies dans les familles élémentaires viennent à changer.

Une fois par jour. Cette tâche doit être exécutée après la tâche Modifier l’association des familles aux employés.

Analyser les badgeages

Oui

•Si vous gérez les heures effectives (aussi appelées heures réalisées) dans l'application, que ce soit par la création automatique de badgeages ou par l'ajout de badgeages à partir d'un terminal ou de la badgeuse virtuelle.

OU

•S'il existe des règles de validations (de type Analyse du découpage journalier) dont l'événement déclencheur est Fin du découpage journalier.

OU

•S'il existe des règles de validations (de type Analyse des badgeages) dont l'événement déclencheur est Fin de la journée de l'employé selon son planning.

OU

•S'il existe une analyse de temps finale dont la source est Réalisé – Badgeage avant interprétation ou Réalisé – Badgeage après interprétation et la période d’évaluation du temps est Quantité totale de la période.

•Si tous les découpages journaliers se terminent à la même heure, la planification de la tâche doit être quotidienne après la fin du découpage journalier.

•S’il y a plusieurs heures de fin de journées dans les découpages journaliers, il faudra créer une planification à toutes les demi-journées ou un peu plus souvent.

Il est important de vérifier le journal d'exécution tous les jours pour savoir si cette tâche s'est bien déroulée.

Attention : L'exécution de cette tâche peut prendre un certain temps. Il est recommandé de laisser au moins 4 heures entre chaque exécution. Vous ne devriez donc pas dépasser 6 exécutions par jour.