Contenu > Formation > Envoi de notifications aux formateurs et aux employés inscrits aux sessions de formation |
Envoyer des lettres de confirmation aux étudiants et aux formateurs |
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La fonctionnalité de Document fusionné vous permet de générer et d'envoyer des lettres de confirmation des inscriptions aux étudiants et aux formateurs.
Vous devez définir au préalable les modèles de document suivants : •Modèles de type Formation - Inscription à une session; •Modèles de type Formation - Session; •Modèles de type Formation - Liste d'attente. |
La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi de dossier de l'inscription de l'étudiant destinataire du courrier. 1.Ouvrir la session de formation requise. Vous pouvez accéder à cette session à partir des menus Formation > Centre de pilotage de la formation ou Formation > Sessions. 2.Dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours, cliquer l'étudiant auquel le courrier doit être acheminé. Résultat : L'écran de suivi de dossier pour l'inscription de cet étudiant s'affiche. 3.Dans la fenêtre flottante Suivi de dossier, cliquer Ajouter, puis sélectionner Document fusionné dans la fenêtre contextuelle. 4.Sélectionner le modèle de document requis.
5.Saisir les données requises dans la fenêtre Informations générales.
6.Cliquer Générer le document. Résultat : Le document s'affiche; les champs ont été remplacés par les données récupérées dans la base de données. •Si vous avez sélectionné un modèle de document interne, le contenu peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition. •Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, aucune mise en page supplémentaire ne peut être faite. 7.Cliquer Envoyer par courrier électronique pour expédier le document par courriel à l'adresse électronique saisie plus haut pour l'étudiant. À défaut de pouvoir envoyer un courriel, le document peut être imprimé, puis envoyé par la poste ou transmis par télécopieur. Note : Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, cliquer Visualiser, puis sélectionner un format d'affichage (WORD, HTML, PDF). Le bouton Visualiser n'est pas disponible s'il s'agit d'un modèle de document interne.
8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document. 9.Répéter les étapes 2 à 8 pour chacun des étudiants. 10.De retour dans la session de formation, cliquer Enregistrer pour la sauvegarder. |
Envoyer une lettre de confirmation d'inscription à plusieurs étudiants inscrits à une session de formation |
La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi de dossier de l'inscription des étudiants destinataires du courrier. Il est nécessaire de sélectionner tous les étudiants destinataires du courrier avant de fusionner les documents.
1.Ouvrir la session de formation requise. Vous pouvez accéder à cette session à partir des menus Formation > Centre de pilotage de la formation ou Formation > Sessions. 2.Dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours, cocher les étudiants auxquels le courrier doit être acheminé. Une case à cocher dans l'en-tête de la liste permet de sélectionner tous les étudiants. 3.Cliquer le bouton Fusionner des documents. 4.Saisir les données dans la fenêtre Documents fusionnés.
5.Cliquer Enregistrer les documents pour générer et sauvegarder les documents. Il n'est pas nécessaire de sauvegarder les documents pour les envoyer. Dans ce cas, le système n'en conservera aucune trace. 6.Cliquer Envoyer les documents par courrier électronique pour expédier le document par courriel à tous les étudiants sélectionnés. 7.Cliquer Quitter pour retourner à la session de formation. Cliquer Enregistrer pour la sauvegarder. |
La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi de la session de formation. 1.Ouvrir la session de formation requise. Vous pouvez accéder à cette session à partir des menus Formation > Centre de pilotage de la formation ou Formation > Sessions. 2.Dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés, cliquer Détails…, puis Ajouter. Résultat : Le système ouvre l'écran permettant de générer le document fusionné. 3.Sélectionner le modèle de document requis.
4.Saisir les données requises dans la fenêtre Informations générales.
5.Cliquer Générer le document. Résultat : Le document s'affiche; les champs ont été remplacés par les données récupérées dans la base de données. •Si vous avez sélectionné un modèle de document interne, le contenu peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition. •Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, aucune mise en page supplémentaire ne peut être faite. 6.Cliquer Envoyer par courrier électronique pour expédier le document par courriel à l'adresse électronique saisie plus haut pour l'étudiant, le formateur ou l'organisme de formation. À défaut de pouvoir envoyer un courriel, le document peut être imprimé, puis envoyé par la poste ou transmis par télécopieur. Note : Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, cliquer Visualiser, puis sélectionner un format d'affichage (WORD, HTML, PDF). Le bouton Visualiser n'est pas disponible s'il s'agit d'un modèle de document interne.
7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document. 8.De retour dans la session de formation, cliquer Enregistrer pour la sauvegarder. |
La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi de l'inscription de l'étudiant sur une liste d'attente. 1.Choisir Formation > Sessions dans la barre de menus RH Global. 2.Suivre les étapes pour rechercher un employé. Une fois la liste des événements de l'employé affichée à l'écran, cocher l'événement Liste d'attente pour lequel un courrier doit être envoyé. Résultat : L'écran d'inscription à la liste d'attente s'affiche pour cet employé. 3.Dans la fenêtre flottante Suivi de dossier, cliquer Ajouter, puis sélectionner Document fusionné dans la fenêtre contextuelle 4.Sélectionner le modèle de document requis.
5.Saisir les données requises dans la fenêtre Informations générales.
6.Cliquer Générer le document. Résultat : Le document s'affiche; les champs ont été remplacés par les données récupérées dans la base de données. •Si vous avez sélectionné un modèle de document interne, le contenu peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition. •Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, aucune mise en page supplémentaire ne peut être faite. 7.Cliquer Envoyer par courrier électronique pour expédier le document par courriel à l'adresse électronique saisie plus haut pour l'étudiant. À défaut de pouvoir envoyer un courriel, le document peut être imprimé, puis envoyé par la poste ou transmis par télécopieur. Note : Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, cliquer Visualiser, puis sélectionner un format d'affichage (WORD, HTML, PDF). Le bouton Visualiser n'est pas disponible s'il s'agit d'un modèle de document interne.
8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document. 9.De retour dans la liste d'attente, cliquer Enregistrer pour la sauvegarder. |
Vous pouvez utiliser l'Assistant personnel pour automatiser la génération de documents fusionnés à partir des modèles de documents de type Formation - Inscription à une session et Formation - Liste d'attente. •Pour les envois aux formateurs, utilisez la tâche de catégorie Formation et le modèle Fusionner des documents pour les formateurs. •Pour les envois aux étudiants, utilisez la tâche de catégorie Evénement de l'employé et le modèle Fusionner des documents. |
Voir aussi...
Inscrire un employé à une session de formation
Désinscrire un employé d'une session de formation
Ajouter un employé sur la liste d'attente d'un cours (sans processus d'approbation)
Envoyer un courriel à un ou plusieurs étudiants inscrits à une session de formation
Gérer les questionnaires des employés inscrits à une session