1.Choisir Formation > Besoins en formation dans la barre de menus RH Global.
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Note : Vous pouvez également ajouter un besoin non nominatif :
•à partir du menu Formation > Centre de pilotage de la formation en cliquant Ajouter à partir de l'onglet Besoin en formation; •à partir du menu Formation > Besoins en formation. Dans ce cas, accéder au besoin en formation requis, puis cliquer Ajouter dans la fenêtre Besoins non nominatifs. |
2.Cliquer Ajouter. 3.Entrer les données requises dans l'assistant.
Champ
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Description
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Sélectionner le plan de formation *
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Cliquer  pour choisir le plan de formation qui s'applique.
Le système liste uniquement les plans de formation qui ont été enregistrés dans le même niveau de structure administrative que le besoin nominatif. S'il n'y a qu'un plan de formation pour l'année en cours, ce plan est sélectionné par défaut.
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Sélectionner le cours *
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Cliquer pour sélectionner le cours qui répondra à ce besoin en formation.
Le système liste uniquement les cours ayant le statut Actif qui ont été enregistrés :
•dans le même niveau de structure administrative que le besoin nominatif; •dans un niveau de structure administrative supérieur à celui défini dans le besoin nominatif (si cela est possible dans votre entreprise).
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Attention : Les cours ayant le statut Inactif ne figurent pas dans la liste.
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Indiquer le type de besoin
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Choisir le type de besoin Nominatif.
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Sélectionner l'employé
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Sélectionner l'employé requis.
•Cliquer La liste des employés en attente pour ce cours pour choisir un employé parmi les employés qui ont été ajoutés à la liste d'attente pour ce cours. •Cliquer La liste des employés pour choisir un employé auquel vous avez accès. |
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4.Cliquer OK. Résultat : L'écran de définition du besoin nominatif s'affiche.
Fenêtre flottante
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Utilisation
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Besoin en formation
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Cette fenêtre rappelle le cours, le plan de formation, le coût pédagogique habituel précisé dans ce cours, la durée du cours (en jours et en heures) précisé dans ce cours, le nombre d'inscriptions (minimum et maximum) précisé dans ce cours, les heures de formation hors temps de travail pour l'employé pour qui le besoin est ajouté.
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Coûts du besoin
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Cette fenêtre rappelle le coût pédagogique, les coûts salariaux et les autres frais saisis dans le besoin nominatif.
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Informations de l'employé
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En plus des informations de base (matricule avec hyperlien pour accéder au dossier, nom et prénom, sexe, âge), on trouve les icônes suivantes.
Icône
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Explications
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Homme
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Femme
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Visualiser les adresses de courrier électronique :
•adresse principale (saisie dans la fenêtre flottante Communications professionnelles); •toute autre adresse de courrier électronique saisie dans la fenêtre flottante Autres informations). Un hyperlien sur l'adresse électronique permet d'envoyer un courriel.
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Visualiser les numéros de téléphone :
•au domicile, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Détails personnels); •au bureau, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Communications professionnelles); •tout autre numéro saisi dans la fenêtre flottante Autres informations. |
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Visualiser l'adresse saisie au dossier sur une carte géographique (uniquement si les outils de géolocalisation ont été activés dans votre entreprise).
Une info-bulle permet de visualiser :
•la distance entre le domicile et le lieu de travail (c'est-à-dire entre le SIRET et l'adresse saisie au dossier); •la durée estimée du transport entre le domicile et le lieu de travail (par voiture ou transport public). |
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Accéder à un graphique illustrant l'évolution salariale.
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Visualiser le nom du supérieur hiérarchique de l'employé.
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Visualiser les risques auxquels l'employé est exposé.
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Uniquement dans les événements. Visualiser la Gestion express de cet employé.
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Uniquement dans la Gestion express de l'employé. Accéder au calendrier des événements de cet employé. Lors de la visualisation du Calendrier des événements pour une seule personne, la vue mensuelle est sélectionnée par défaut. Au besoin, choisir la vue appropriée (Annuelle ou Mensuelle), puis cliquer Afficher pour impression.
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Talents
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Située à côté de l'hyperlien Talents, cette icône identifie les salariés à haut potentiel.
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Structure
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Rappelle le niveau de structure auquel cet employé est habituellement rattaché. Il peut être modifié si le besoin de formation est associé à un autre niveau de structure.
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Responsable du dossier
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Permet d'indiquer le nom de la personne chargée du suivi de ce besoin nominatif.
Dès qu'un employé crée un dossier et qu'il a été désigné « responsable de dossier », ses nom et prénom sont automatiquement insérés dans ce champ.
Si un autre responsable de dossier doit être attribué à cet événement, cliquer . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.
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Filtre sur suivi de dossier
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Cocher les éléments de suivi à lister. Après la sélection, cliquer Actualiser pour rafraîchir la liste.
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5.Saisir les champs requis concernant les besoins nominatifs.
Champ
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Description
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Priorité
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Définir l'importance de suivre ce cours en sélectionnant la priorité d'inscription.
Les priorités sont définies dans la table de codes de sélection Priorité (liste d'attente pour une formation) (code ZZ).
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Catégorie d'action *
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Sélectionner la catégorie d'action qui s'applique. Le système gère les catégories d'action suivantes :
Catégorie
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Description
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Catégorie 1 - Adaptation au poste de travail et évolution ou maintien dans l'emploi
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Les heures de formation doivent toujours se dérouler pendant le temps de travail (HPTT). Aucun coefficient n'est utilisé pour calculer une allocation supplémentaire.
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Catégorie 2 - Développement des compétences
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Les heures de formation peuvent se dérouler hors le temps de travail (HHTT), mais il est possible de suivre les heures de formation pendant le temps de travail HPTT. Le nombre autorisé d'heures est de 80 maximum hors temps de travail par an. Le nombre d'heures pendant le temps de travail est illimité.
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Type d'action *
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Choisir le code requis pour le type d'action. Les codes disponibles sont définis dans la table de codes de sélection Type d'action (code ZB).
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Suivi dans le cadre du compte personnel de formation (CPF) *
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Indiquer si le besoin est ajouté au titre du compte personnel de formation (CPF).
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Regroupement de besoins
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Saisir toutes les données requises dans ce champ texte.
Les données saisies dans ce champ permettent d'effectuer des recherches ou des regroupements dans une colonne du même nom qu'on peut visualiser :
•dans le centre de pilotage de la formation (onglet Besoin en formation) si on choisit la vue par besoin; •dans le menu Formation > Besoins en formation si on choisit la vue par besoin. |
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Période visée pour l'inscription de cet employé
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Indiquer la date de début et de fin de la période visée.
La période implicite commence à la date courante et dure un an.
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Note
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Saisir toutes les données requises dans ce champ texte.
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6.Saisir les informations sur les coûts du besoin.
Section
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Description
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Coût pédagogique
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Saisir le coût pédagogique requis.
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Note : Le coût pédagogique précisé dans le cours s'affiche à titre informatif dans la fenêtre Besoin en formation. Vous pouvez vous servir de cette valeur pour renseigner correctement le coût pédagogique.
Exemple
•Si le coût pédagogique est de 100 € par stagiaire dans le cours, renseigner 100 €. |
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Attention : Pour obtenir des coûts pédagogiques aussi précis que possible dans les besoins nominatifs, les coûts pédagogiques devraient être saisis dans le cours à l'aide de l'option Saisir un montant qui sera multiplié par le nombre de stagiaires.
Exemple
•Si le coût pédagogique est de 1000 € par session dans le cours, vous verrez ce montant dans la fenêtre Besoin en formation. Vous devrez vérifier le nombre de besoins nominatifs et ajuster le coût pédagogique estimé en fonction de l'ensemble des besoins nominatifs. |
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Coûts salariaux
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Sélectionner la méthode de saisie, puis saisir les données sur les salaires et/ou les heures de formation. Selon la méthode de saisie sélectionnée et les données saisies, les coûts salariaux sont calculés immédiatement dans la fenêtre flottante secondaire Coûts du besoin.
Exemple de coûts salariaux
Méthode de saisie
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Données saisies
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Coûts salariaux du besoin
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Les taux horaires de la fiche de l'employé
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Heures pendant le temps de travail = 7
Heures hors temps de travail = 0
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210 si les taux horaires suivants sont saisis dans le dossier de l'employé
Taux horaire fixe = 30
Taux horaire allocation formation = 15
Calcul effectué
(Heure pendant le temps de travail X Taux horaire fixe) + (Heures hors temps de travail X Taux horaire allocation formation)
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Saisie manuelle des taux
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Heures pendant le temps de travail = 7
Taux horaire net moyen pendant le temps de travail = 20
Heures hors temps de travail = 0
Taux horaire net moyen hors temps de travail = 0
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140
Calcul effectué
(Heure pendant le temps de travail X Taux horaire net moyen pendant le temps de travail) + (Heures hors temps de travail X Taux horaire net moyen hors temps de travail)
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Saisir un montant global pour l'ensemble des inscriptions
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Coûts salariaux globaux = 100
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7.Ajouter un ou plusieurs éléments de suivi : •Conversation (ex. messages envoyés au supérieur hiérarchique pour obtenir des clarifications); •Document associé (ex. copie numérisée du syllabus du cours); •Document fusionné (ex. courriel prévenant l'employé de l'inscription sur une liste d'attente pour cette session de formation); •Note évolutive (ex. rappel pour vérifier, dans un mois, l'intérêt de l'employé pour ce cours). 8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le besoin nominatif. |
