Gérer les unités de travail

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Menu : AT & Risques > Structures des unités de travail

Les unités de travail correspondent à des regroupements effectués dans l'entreprise qui tiennent compte de contextes d'exposition similaires aux risques. Ces regroupements peuvent être faits par exemple par aire géographique ou par activité.

•Si vous n'utilisez pas les modèles, vous pouvez ajouter une nouvelle unité de travail dans une structure d'unité de travail.

•Si vous utilisez les modèles, vous pouvez :

oajouter une nouvelle unité de travail liée à un modèle;

ocopier une unité de travail à partir d'un modèle.

Note : Dès que vous ajoutez un risque individuel pour un salarié, une unité de travail individuelle est créée. Les unités de travail individuelles :

•sont uniquement associées au salarié exposé à un risque individuel;

•sont visibles dans la structure d'unités de travail où elles ont été créées, mais elles ne peuvent pas être ajoutées, modifiées ou supprimées à partir de cet écran;

•ont le type Individuelle, mais ce type ne peut pas être sélectionné pour les unités de travail standards.

•comportent moins de fenêtres flottantes secondaires que les unités de travail standards. Vous ne verrez pas les fenêtres Postes, Phases de travail, Liens utiles, Documents associés, Photo, Origine.

Lorsque vous ajoutez une nouvelle unité de travail dans une structure d'unité de travail, vous devez définir toutes les données requises pour bien identifier cette unité.

1.Choisir AT & Risques > Structures des unités de travail dans la barre de menus.

2.Cliquer la structure d'unité de travail requise.

3.Dans la fenêtre flottante Unités de travail, cliquer Ajouter, puis choisir Nouvelle unité de travail.

Résultat : L'écran de définition des unités de travail s'affiche.

Fenêtre

Utilisation

Structure

Sélectionner le niveau de structure administrative requis pour ce dossier d'unité de travail. Lors de votre sélection, le système valide le niveau de structure minimal défini dans la structure d'unité de travail.

Exemple

•Le niveau de structure minimal sélectionné est Etablissement.

•Lorsque vous ajoutez un dossier d'unité de travail dans cette structure d'unité de travail, vous devez sélectionner un élément de niveau 4 (Etablissement) dans la fenêtre flottante secondaire Structure.

•Vous pourriez aussi sélectionner un élément d'un niveau inférieur dans la structure administrative, par ex. Service. Cependant, vous ne pourrez pas sélectionner un élément d'un niveau supérieur, par ex. Entité légale.

•Si le niveau de structure minimal n'est pas respecté lors de la création d'un dossier d'unité de travail, vous aurez un message d'erreur.

Photo

Permet d'ajouter une photographie qui aurait été numérisée au préalable. Cliquer Sélectionner une photo, puis cliquer Parcourir pour choisir l'emplacement du fichier sur votre ordinateur ou votre réseau.

Documents associés

Permet de joindre des documents (par ex. les procédures de sécurité en vigueur).

Liens utiles

Vous permettent de :

•de visualiser les employés actuellement associés à cette unité de travail (que ce soit directement ou par l'entremise de leur poste);

•de visualiser les accidents de travail survenus dans cette unité de travail;

•de gérer les employés associés directement à cette unité de travail.

Phases de travail

Permet de définir les phases de travail associées à cette unité de travail.

Présence du risque dans l'unité de travail

Permet de filtrer les risques affichés dans la fenêtre flottante Risques, évaluations et suivis.

Note : Ces filtres tiennent compte des données saisies dans la fenêtre Période de la présence du risque de l'écran Risque, évaluations et suivis.

Filtre

Explications

Tous

Tous les risques.

Active

Pour que la période de présence soit considérée comme Active, un risque doit répondre à toutes les conditions suivantes :

Cas 1

•La case Ce risque ne s’applique pas dans cette unité de travail n'est PAS cochée.

•La date de fin de présence du risque est vide.

Cas 2

•La case Ce risque ne s’applique pas dans cette unité de travail n'est PAS cochée.

•La date de fin de présence du risque est postérieure ou égale à la date du jour.

Terminée

Pour que la période de présence soit considérée comme Terminée, un risque doit répondre à toutes les conditions suivantes :

•La case Ce risque ne s’applique pas dans cette unité de travail n'est PAS cochée.

•La date de fin de présence du risque est antérieure à la date du jour.

Risque individuel

L'évaluation et les suivis de ce risque doivent avoir été ajoutés pour un risque individuel à partir du dossier de l'employé.

4.Saisir les informations obligatoires dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

Champ

Utilisation

Code *

Selon les paramètres de configuration générale, il est possible que ce code soit généré par le système. Il ne peut alors être modifié. Sinon, entrer ce code selon les politiques de votre entreprise.

Nom de l'unité de travail (Français) ou (Anglais) *

Saisir un nom.

Note : La disponibilité des champs réservés au nom, ainsi que la langue dans laquelle ces noms sont obligatoires, sont définies dans les paramètres d'entreprise.

Type de l'unité de travail

Sélectionner le type d'unité requis. Ces types sont définis dans la table de codes de sélection Type d'unité (Unité de travail) (code XAI).

Date d'ouverture

Sélectionner la date à laquelle cette unité de travail est en vigueur. Par défaut, la date courante s'affiche, mais vous pouvez la modifier au besoin.

Date de fermeture

Sélectionner la date à laquelle cette unité de travail cesse d'être vigueur.

Lors de la création d'une unité de travail, aucune date ne doit être sélectionnée dans ce champ. Si une unité vient à fermer, sélectionner la date requise.

Attention : La saisie d'une date de fermeture a de multiples impacts :

•Si des salariés étaient associés à cette unité de travail, le système ajoutera dans leur dossier une date de fin d'assignation qui correspondra à la date de fermeture de l'unité de travail.

•Si la date de fin de la présence du risque correspond à la date de fermeture de l'unité de travail, tous les risques seront fermés à la date de fermeture de l'unité de travail.

Responsable de l'unité de travail

Lors de la création de l'unité de travail, le nom du salarié qui crée l'unité de travail est reporté dans ce champ. Si un autre salarié doit être désigné, cliquer , puis sélectionner le responsable de cette unité de travail parmi les salariés.

Lors de la recherche, vous visualisez, par défaut, les dossiers des salariés qui ont été créés dans le niveau de structure administrative que vous avez sélectionné dans le menu Sélection d'une structure administrative. Cependant, si vos droits d'accès vous le permettent, vous pouvez visualiser et sélectionner des salariés dont le dossier a été créé dans un autre niveau de structure administrative.

Auteur de la fiche de l'unité de travail

Préventeur de l'unité de travail

Saisir le nom du spécialiste de la prévention dans cette unité de travail.

Commentaire de l'unité de travail

Saisir toutes les données requises dans ce champ texte.

Description de l'unité de travail

Saisir toutes les données requises dans ce champ texte.

Effectif de l'unité de travail

Saisir le nombre de salariés dans cette unité de travail.

Si aucune valeur n'est saisie dans ce champ, l'effectif sera calculé en fonction du nombre d'employés associés à l'unité de travail lors de la production du document unique « Complet ». Le système ne tient pas compte des périodes définies dans la campagne de prévention afin de déterminer l'effectif.

Note : Cette information est reportée dans le document unique et dans les rapports des plans d'action de la campagne de prévention.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder cette unité de travail.

Étape suivante

Après avoir défini une unité de travail, vous pouvez :

•définir les phases de travail associées à cette unité de travail;

•associer un risque directement à cette unité de travail.

Lorsque vous ajoutez, dans une structure d'unité de travail, une nouvelle unité de travail liée à un modèle, vous importez toutes les phases de travail et les risques associés du modèle sélectionné. Par conséquent, le système génère automatiquement les risques requis.

Attention : Aucune modification n'est possible dans les phases de travail ou les risques provenant du modèle. Si des modifications sont requises, elles doivent être apportées directement dans le modèle pour qu'elles s'appliquent à toutes les unités de travail liées à ce modèle. Cependant, vous pouvez, au besoin :

•modifier l'information dans le dossier de l'unité de travail (seul le contenu du champ Type de l'unité de travail ne peut pas être modifié).

•ajouter des phases de travail supplémentaires qui ne proviennent pas du modèle sélectionné.

Ces phases supplémentaires peuvent être créées :

•à partir d'un autre modèle de phase de travail;

•à partir de la banque de phases de travail spécifiques à la structure d'unité de travail;

•à la volée.

Les risques associés à ces phases de travail supplémentaire peuvent également être créés :

•à partir d'un autre modèle de risque;

•à partir de la banque de risques spécifiques à la structure d'unité de travail;

•à la volée.

1.Choisir AT & Risques > Structures des unités de travail dans la barre de menus.

2.Cliquer la structure d'unité de travail requise.

3.Dans la fenêtre flottante Unités de travail, cliquer Ajouter, puis choisir Nouvelle unité de travail liée à un modèle.

Résultat : Le système affiche les modèles d'unités de travail que l'utilisateur peut visualiser.

Il peut s'agir des modèles ayant été créés :

•dans le même niveau de structure administrative que l'utilisateur connecté.

•dans un niveau de structure administrative plus élevé que celui de l'utilisateur connecté.

Note : Vous ne pouvez donc pas visualiser les modèles d'unités de travail qui auraient été créés dans un niveau de structure administrative inférieur au vôtre. Par exemple si un modèle d'unité de travail a été créé au niveau 6 (Département) et que vous avez accès au niveau 4 (Etablissement), vous ne pourrez pas visualiser ce modèle, car il est réservé au niveau 6.

Par conséquent, si votre entreprise veut que les modèles d'unités de travail soient disponibles dans tous les niveaux de la structure administrative, ils doivent être associés à un élément de niveau 1 (Entité légale).

4.Sélectionner le modèle d'unité de travail requis.

5.Apporter les modifications requises au dossier de l'unité de travail dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder cette unité de travail.

Lorsque vous copiez, dans une structure d'unité de travail, une unité de travail définie dans un modèle, vous importez toutes les phases de travail et les risques associés du modèle sélectionné. Par conséquent, le système génère automatiquement les risques requis.

Attention : Après avoir copié une unité de travail définie dans un modèle, il n'y a plus de lien entre ce modèle et l’unité de travail. Cette option comporte des risques, car il sera permis de copier le même modèle d'unité de travail plus d’une fois dans la même structure d’unité de travail. Cette opération entraînera la duplication des risques et des phases de travail dans la même structure d’unité de travail.

1.Choisir AT & Risques > Structures des unités de travail dans la barre de menus.

2.Cliquer la structure d'unité de travail requise.

3.Dans la fenêtre flottante Unités de travail, cliquer Ajouter, puis choisir Nouvelle unité de travail à partir d'un modèle (copie).

Résultat : Le système affiche les modèles d'unités de travail que l'utilisateur peut visualiser.

Il peut s'agir des modèles ayant été créés :

•dans le même niveau de structure administrative que l'utilisateur connecté.

•dans un niveau de structure administrative plus élevé que celui de l'utilisateur connecté.

4.Sélectionner le modèle d'unité de travail requis.

5.Apporter les modifications requises au dossier de l'unité de travail dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder cette unité de travail.

Dans la grille de gestion de données Unités de travail, le statut d'une unité de travail est déterminé en fonction des situations suivantes qui peuvent se présenter :

•dans les risques créés dans cette unité de travail;

•dans les suivis de dossier ajoutés pour ces risques.

Statut

Descriptif du statut

Signification

Prioritaire

Situation	Message explicatif dans la colonne Résumé du statut
Risque sans évaluation	Aucune évaluation
Évaluation en retard sur la date de la prochaine évaluation	Évaluation en retard sur la date de la prochaine évaluation
Mesure corrective en retard sur la date limite pour compléter la mesure	Mesure corrective en retard sur l'échéancier

Avertissement

Situation

Message explicatif dans la colonne Résumé du statut

Mesure corrective sans date de fin d'implantation

Présence de mesures correctives à réaliser

Évaluation pour laquelle il reste 31 jours (ou moins) avant la date de prochaine évaluation

Présence d'évaluations à réaliser

Mesure correction avec une date de fin d'implantation, mais sans nouvelle évaluation

Une mesure corrective a été complétée et il n'y a pas eu de nouvelle évaluation du risque

Une mesure corrective a été complétée et il n'y a pas eu de nouvelle évaluation de la pénibilité

Une mesure corrective a été complétée et il n'y a pas eu de nouvelle évaluation du risque et de la pénibilité

Note : Le message affiché dépend si le type de risque permet l'évaluation du risque et de la pénibilité dans la même opération ou deux opérations distinctes.

Normal

Situation	Message explicatif dans la colonne Résumé du statut
Rien en attente	Aucun message ne s'affiche
Risque évalué où la case Ce risque ne s'applique pas dans cette unité de travail a été cochée	Ce risque ne s’applique pas dans cette unité de travail
La date de fin de la présence du risque est antérieure à la date du jour	Risque terminé
Évaluation pour laquelle il reste 31 jours (ou plus) avant la date de prochaine évaluation	Aucun message ne s'affiche

Ce risque dépasse le seuil de la pénibilité

Cette icône s'affiche uniquement lorsque l'évaluation d'un risque pénible dépasse le seuil de pénibilité permis.

Attention : Le statut ne tient pas compte de la sécurité de l'utilisateur connecté. Par exemple, si un utilisateur n’a pas d’accès aux mesures correctives, il peut quand même voir un statut Prioritaire si une mesure corrective est en retard sur la date limite pour compléter la mesure.

Note : Lorsque plusieurs statuts s'appliquent à la fois, le système affiche la couleur la plus prioritaire. Par exemple, si, pour le même risque, il existe une évaluation en retard sur la date de la prochaine évaluation ( Prioritaire) et une mesure corrective sans date de fin d'implantation ( Avertissement), le descriptif du statut sera Prioritaire. Cependant, dans la colonne Résumé du statut, vous verrez toutes les explications requises, et non seulement, la plus prioritaire. Dans notre exemple, vous verrez donc deux messages dans la colonne Résumé du statut : Évaluation en retard sur la date de la prochaine évaluation et Présence de mesures correctives à réaliser.

Voir aussi...

Survol du module Risques

Processus d'utilisation des risques

Définir les paramètres de configuration générale pour la gestion des risques

Schéma des informations nécessaires à la gestion des risques

Gérer les structures d'unités de travail

Gérer les phases de travail

Gérer les risques, leurs évaluations et leurs suivis à partir du registre

Suivis de dossier du risque

Gérer les modèles utilisés pour la gestion des risques

Associer une unité de travail à un employé

Saisir les données relatives aux risques dans le rapport d'accident de travail

Gérer les documents uniques