En France, les résultats de l'évaluation des risques sont consignés dans un document unique qui peut être mis à la disposition des personnes requises (salariés, médecins du travail, inspecteurs du travail, etc.).
Dans SIGMA-RH.net, le document unique complet (officiel) est créé pour une campagne de prévention. Les informations qui y figurent tiennent donc compte des éléments suivants :
•Date de début et la date de fin de la campagne associée.
•Unités de travail associées à la campagne.
•Mesures correctives figurant dans le plan d’action associé à la campagne.
Le document unique complet peut également être créé hors campagne de prévention.
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Attention : Le document unique officiel doit être produit par établissement. Au moment de l'implantation du module Risques, il est donc primordial que vous organisiez les données en conséquence afin de produire les statistiques requises par la Loi. Par exemple, si dans un même établissement, vous avez deux unités de travail distinctes, vous ne devez pas créer ces deux unités dans deux structures d'unités de travail différentes, car le système ne pourra extraire correctement les données afin de fournir des statistiques par établissement.
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1.Accéder au menu à partir duquel vous voulez produire le document unique.
1.Choisir AT & Risques > Documents uniques dans la barre de menus. |
1.Choisir AT & Risques > Campagne de prévention dans la barre de menus. 2.Cliquer la campagne de prévention requise. 3.Dans la fenêtre flottante secondaire Documents uniques de la campagne, cliquer Détails... |
1.Choisir AT & Risques > Structures des unités de travail dans la barre de menus. 2.Cliquer la structure d'unité de travail requise. 3.Dans la fenêtre flottante principale Campagnes de prévention, cliquer la campagne requise. 4.Dans la fenêtre flottante secondaire Document unique de la campagne, cliquer Détails... |
2.Cliquer Ajouter. 3.Si l'ajout est fait à partir du menu Documents uniques, sélectionner la campagne de prévention requise.
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Note : Si l'ajout est fait à partir des menus Campagne de prévention et Structures des unités de travail, cette étape n'est pas nécessaire, car la campagne de prévention est déjà pré-sélectionnée.
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4.Choisir le type de rapport requis (En cours, Réalisé). 5.Définir les paramètres d'impression en cochant la case correspondant à l'information que vous voulez afficher ou non dans le document unique. Résultat : Le document unique s'affiche dans une autre fenêtre du navigateur.
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1.Choisir AT & Risques > Rapport de type document unique (temps réel) dans la barre de menus. 2.Choisir Complet. 3.Préciser les paramètres de production.
Paramètre
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Explications
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Quel type de modèle de document unique voulez-vous produire?
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Choisir Complet.
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Note : Si vous choisissez Simplifié, vous pourrez produire un document unique simplifié à partir du modèle de rapport configuré dans votre environnement.
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Pour quelle période de temps souhaitez-vous produire le document?
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Sélectionner la date de début et la date de fin délimitant la période prise en compte pour la production du document unique.
Par défaut, le document unique est produit pour l'année précédent la date du jour. Cependant, vous pouvez, au besoin, modifier cette période.
Exemple
•Le document unique est produit le 10 décembre 2014. •Par défaut, la date de début sera le 10 décembre 2013. •Par défaut, la date de fin sera le 10 décembre 2014. |
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Sélectionner les unités de travail qui seront présentes dans le document
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Préciser les unités de travail devant être prises en compte pour la production du document unique.
•Choisir Inclure toutes les unités de travail présentes dans la structure administrative sélectionnée pour que toutes les unités de travail soient prises en compte. Cette option est choisie par défaut. •Choisir Sélection manuelle des unités de travail si seulement certaines unités de travail doivent être prises en compte. Sélectionner ensuite ces unités de travail en cliquant Ajouter. oCocher les cases des unités de travail qui doivent être prises en considération, puis cliquer Sélectionner. oAu besoin, cliquer Sélectionner tout pour que toutes les unités de travail soient sélectionnées. oAu besoin, cocher la case Inclure les unités de travail individuelles pour permettre la sélection des unités de travail ajoutées lors de la création de risques individuels. |
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4.Cliquer Produire le DU, puis choisir le format d'impression (Excel, HTML, PDF). 5.Définir les paramètres d'impression en cochant la case correspondant à l'information que vous voulez afficher ou non dans le document unique. Résultat : Le document unique s'affiche dans une autre fenêtre du navigateur.
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Chaque type de document unique (En cours ou Officiel) comprend plusieurs types d'information.
Type d'information
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Explications
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Informations fixes imprimées en tout temps
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•Une page de présentation où vous verrez l'information sur la société et l'établissement qui a été saisie dans la campagne de prévention. •Une section sur les unités de travail où vous verrez le nombre d'employés saisi pour chaque unité; •Une section qui décrit les grilles utilisées : opour évaluer les risques dans le suivi de dossier Évaluation à l'aide des méthodes d'évaluation définies pour chaque type de risque); opour définir la priorité des mesures correctives. •Une section qui décrit le risque, ses évaluations et ses suivis. |
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Informations sur les risques individuels
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L'impression peut inclure ou non les informations sur les risques individuels auxquels les employés sont exposés.
Si vous choisissez d'inclure les risques individuels, les informations configurables sur les risques, ainsi que ses évaluations et suivis, seront imprimées pour les risques individuels.
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Informations configurables sur les risques, évaluations et suivis dans les paramètres d'impression
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Dans la section où l'on décrit les risques, évaluations et suivis, vous pouvez configurer l'affichage des éléments suivants :
Provenance
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Éléments
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Définition du risque
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•Références légales |
Risque évalué
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Suivis de dossier ajoutés pour le risque
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Informations configurables sur le logo de la société dans les paramètres d'impression
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Dans les paramètres d'impression, vous pouvez faire imprimer ou non le logo de la société :
•sur la page de présentation; •dans l'en-tête de chaque page (uniquement dans la version PDF). Selon le paramétrage effectué, ce logo peut avoir été défini dans le paramètre d'entreprise Logo de la société ou dans les paramètres de l'entité légale (option Logo).
•Si un logo est défini dans les paramètres de l'entité légale, il a préséance sur le logo défini dans les paramètres d'entreprise. •Si aucun logo n’est défini dans les paramètres de l’entité légale, c’est le logo défini dans les paramètres d’entreprise qui s’affiche.
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Tous les documents uniques produits dans le passé peuvent être conservés pour consultation future.
1.Choisir AT & Risques > Documents uniques dans la barre de menus. 2.Cliquer Visualiser dans la colonne Rapport complet. |
Si vos droits d'accès vous le permettent, vous pouvez supprimer un document unique.
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Attention : Étant donné que les documents uniques officiels doivent être conservés pour consultation future, il est recommandé d'accorder les droits en suppression uniquement à l'administrateur et non aux préventionnistes.
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1.Choisir AT & Risques > Documents uniques dans la barre de menus. 2.Cocher la case correspondant au document unique que vous voulez supprimer. 3.Cliquer Supprimer. |
Voir aussi...
Survol du module Risques
Processus d'utilisation des risques
Schéma des informations nécessaires à la gestion des risques
Gérer les structures d'unités de travail
Gérer les unités de travail
Gérer les phases de travail
Gérer les risques, leurs évaluations et leurs suivis à partir du registre
Gérer les préconisations
Gérer les références légales, réglementaires et normatives dans les risques
Suivis de dossier du risque
Gérer les campagnes de prévention et les plans d'action
Gérer les documents uniques simplifiés
