Ajouter une campagne d'entretiens et sélectionner tous les salariés visés par cette campagne

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Menu : Entretiens > Campagnes d'entretiens

Une campagne d'entretiens vous permet de regrouper un ensemble de salariés qui devront tous avoir un entretien durant la durée de cette campagne.

Après avoir saisi les données requises dans les étapes et afin de créer la campagne d'entretiens, vous devez ajouter les salariés visés par cette campagne dans l'étape . Dès qu'un salarié est ajouté à une campagne d'entretiens, son statut au sein de cette campagne est À convoquer .

Les salariés peuvent être ajoutés en lot à une même campagne (par exemple par service ou département). Pour chaque salarié ajouté dans une campagne d'entretiens, un événement de type Entretien à planifier est automatiquement créé.

•Cet événement peut déclencher automatiquement l'envoi d'un courrier électronique aux responsables de dossier afin de les aviser qu'ils ont un entretien à planifier.

•Cet événement est visible dans le menu Gestion express, mais vous pouvez y accéder à partir de la campagne d'entretiens.

1.Choisir Entretiens > Campagnes d'entretiens dans la barre de menus RH Global.

Résultat : La fenêtre de gestion des campagnes d'entretiens s'affiche à l'écran. Les campagnes d'entretiens peuvent être filtrées.

2.Cliquer Ajouter.

3.Dans l'étape de l'assistant, saisir les informations générales sur la campagne.

Champ

Utilisation

Code *

Champ en lecture seule où vous pouvez visualiser l'identificateur unique attribué à la campagne d'entretiens.

Nom de la campagne *

Saisir le nom de cette campagne d'entretiens.

Type d'entretien *

Sélectionner le type d'entretien qui sera attribué à tous les entretiens qui seront planifiés pour cette campagne.

Vous visualiserez uniquement les types d'entretiens :

•qui sont actifs. Les types d'entretiens inactifs ne peuvent pas être sélectionnés.

•qui sont disponibles dans le niveau de structure sélectionné dans la campagne;

•qui sont disponibles dans le cadre d'une campagne d'entretiens. Il faut que la case Campagne soit cochée dans le paramètre Indiquer la disponibilité de ce type d'entretien dans le type d'entretien.

Recherche effectuée pour le niveau de structure

Si la structure sélectionnée dans la campagne d'entretiens est :

•le niveau 1 (Entité légale), le système affiche uniquement les types d'entretiens appartenant à ce niveau.

•le niveau 4 (Etablissement), le système affiche tous les types d'entretiens spécifiquement associés à ce niveau, ainsi que les types d'entretiens associés aux niveaux supérieurs.

Attention : Le type d'entretien ne peut plus être modifié dès qu'un salarié est ajouté à la campagne.

Date de début * et Date de fin *

Saisir la date de début et la date de fin de la campagne d'entretiens.

•Les campagnes d'entretiens peuvent se chevaucher.

•La date de fin doit être postérieure à la date de début.

Note : Il est possible que les entretiens aient lieu avant ou après la période de la campagne. Par exemple, si un salarié est en congé pendant la période de la campagne, son entretien peut se tenir après la date de fin de la campagne ou avant la date de début de la campagne.

Date de clôture

Aucune date ne s'affiche lors de la création d'une campagne d'entretiens. Cependant, la date de la clôture est visible dès que cette campagne est clôturée.

Date limite pour convoquer l'employé à l'entretien

Saisir la date limite à laquelle le responsable de dossier de l'entretien doit avoir convoqué le salarié à l'entretien, c'est-à-dire la date à laquelle l'entretien doit avoir été planifié.

Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Cette date doit être postérieure ou égale à la date de début de la campagne.

4.Dans la fenêtre flottante secondaire Responsable de la campagne, sélectionner le responsable parmi la liste des salariés.

5.Dans la fenêtre flottante secondaire Structure, choisir le niveau de structure administrative dans laquelle la campagne doit être créée.

Attention : Les limitations suivantes s'appliquent lors de la sélection du niveau de structure :

•Le niveau de structure ne peut pas être modifié une fois que la campagne d'entretiens est sauvegardée.

•Seuls les niveaux 1 à 4 peuvent être sélectionnés.

•Vous ne pouvez pas sauvegarder la campagne d'entretiens si votre profil d'utilisateur comporte des restrictions d'accès et que vous avez choisi un niveau de structure non permis. Par exemple, si un utilisateur peut uniquement avoir accès aux données dans un établissement donné (niveau 4 dans la structure administrative), il ne peut pas sauvegarder la campagne s'il a sélectionné un élément de niveau 1 (Entité légale).

Dans l'étape , choisir les valeurs par défaut qui s'appliqueront pour les événements de type Entretiens à planifier ou Entretien gérés par l'entremise de cette campagne.

Si vous définissez des questionnaires dynamiques (dans le type d'entretien ou l'entretien), la période couverte est utilisée pour déterminer, pour chaque employé, les missions/tâches, les objectifs (individuels et collectifs), les compétences et les formations applicables qui doivent faire l'objet d'une évaluation pendant l'entretien.

Option

Utilisation

Ne pas proposer de valeur par défaut

Avec cette option, aucune valeur par défaut ne sera proposée pour la date de début et la date de fin de la période couverte lorsque le gestionnaire planifie l'entretien pour le salarié.

Le gestionnaire devra alors saisir la date de début et la date de fin de la période couverte, car ces deux champs sont obligatoires.

Toujours proposer la période suivante

Avec cette option, la date de début et la date de fin saisies sont affichées par défaut lorsque le gestionnaire planifie l'entretien pour le salarié.

Le gestionnaire peut conserver ces dates, mais il peut également les modifier au besoin.

Indiquer qui sera le responsable de dossier dans l'événement de type Entretien à planifier qui est créé automatiquement lorsqu'un salarié est ajouté à une campagne d'entretiens.

Option

Utilisation

Supérieur hiérarchique de l'employé

Avec cette option, c'est le supérieur hiérarchique, tel que défini dans le dossier de l'employé, qui sera le responsable de dossier dans l'événement de type Entretien à planifier.

Attention : Aucun responsable de dossier n'est attribué par défaut dans l'événement Entretien à planifier dans les cas suivants :

•Aucun supérieur hiérarchique n'a été défini dans le dossier de l'employé.

•Le salarié a bien un supérieur hiérarchique, mais celui-ci n'a pas été désigné comme étant un responsable de dossier.

•Le supérieur hiérarchique du salarié est un poste et plusieurs salariés sont affectés à ce poste.

Dans ces cas, un avertissement est affiché dans la campagne d'entretiens. Assurez-vous de prendre les mesures nécessaires, par exemple :

•Demander à votre administrateur d'ajouter le supérieur hiérarchique à la liste des responsables de dossier.

•Accéder à l'événement Entretien à planifier, puis désigner manuellement un responsable de dossier.

•Attribuer le bon supérieur hiérarchique au salarié dans son dossier.

Toujours utiliser le responsable suivant

Avec cette option, vous pouvez choisir le responsable de dossier parmi la liste des responsables de dossier.

Cliquer . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.

Saisir la date limite à laquelle le salarié doit avoir rempli les questionnaires associés à l'entretien qui sont visibles dans My SigmaRH.

Cette date :

•est reportée dans l'événement de type Entretien si celui-ci est planifié à partir d'une campagne d'entretiens;

•sert à calculer la date de retour attribuée aux questionnaires visibles dans My SigmaRH qui ont été associés à l'entretien.

Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Note : Si les salariés n'ont aucun questionnaire d'auto-évaluation à remplir, ces options peuvent être masquées si la case Masquer les paramètres sur la date limite pour les questionnaires visibles dans My SigmaRH est cochée dans le type d'entretien à partir duquel l'entretien est créé.

Option

Utilisation

Il n'y a pas de date limite pour remplir le questionnaire

Choisir cette option si aucune date limite ne doit être fixée.

Attention : Avec cette option, aucune notification ne pourra être générée par l'entremise des notes automatiques.

Doit être rempli avant la date suivante

Choisir cette option si le questionnaire doit être rempli à une date fixe.

Exemple

•Vous avez saisi le 15 avril 2017.

•Cette date est reportée :

odans l'entretien planifié pour ce salarié à partir d'une campagne;

odans la date de retour attribuée à tous les questionnaires associés à cet entretien.

X Jour avant la date de l'entretien

Choisir cette option si la date limite doit être calculée dynamiquement en fonction de la date à laquelle l'entretien est planifié.

Exemple

•Vous avez saisi 2 jours.

•L'entretien est planifié le 15 avril 2017.

•Dans l'entretien, la date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH sera 2 jours avant la date de l'entretien.

•Dans les questionnaires associés à cet entretien, la date de retour sera le 13 avril 2017.

Voir aussi...

Processus de gestion des campagnes d'entretiens

Gérer les alertes et les notes automatiques pour les campagnes d'entretiens

Filtrer les campagnes d'entretiens

Accéder aux entretiens (planifiés et à planifier) des salariés visés par une campagne d'entretiens

Planifier l'entretien d'un salarié pour une campagne d'entretiens

Retirer des salariés d'une campagne d'entretiens

Annuler les entretiens planifiés des salariés à partir d'une campagne d'entretiens

Supprimer les entretiens planifiés des salariés et les retirer de la campagne d'entretiens

Envoyer un courriel aux salariés ajoutés dans une campagne d'entretiens

Visualiser des statistiques sur une campagne d'entretiens

Clôturer une campagne d'entretiens

Annuler la clôture d'une campagne d'entretiens