Planifier l'entretien d'un salarié pour une campagne d'entretiens

Barre de menus : RH global

Menu : Entretiens > Campagnes d'entretiens

Une fois que les salariés ont été ajoutés dans une campagne, le responsable de dossier doit planifier à quelle date l'entretien doit avoir lieu pour chaque salarié.

En planifiant un entretien pour un salarié :

•Tous les questionnaires associés au type d'entretien précisé dans la campagne sont automatiquement ajoutés dans l'entretien.

•Un courrier électronique peut être envoyé automatiquement au salarié pour qui l'entretien est réalisé afin de l'aviser qu'il a un nouveau questionnaire à remplir dans My SigmaRH. Cette notification est configurable par l'entremise des notes automatiques.

Note : Cette action peut également être réalisée à partir du menu Entretiens > Gestion des convocations et entretiens.

1.Choisir Entretiens > Campagnes d'entretiens dans la barre de menus RH Global.

Résultat : La fenêtre de gestion des campagnes d'entretiens s'affiche à l'écran. Les campagnes d'entretiens peuvent être filtrées.

2.Accéder à la campagne d'entretiens de votre choix.

3.Dans la fenêtre flottante principale Employés visés par cette campagne (étape ), cocher le ou les employés requis.

4.Cliquer Autres actions, puis choisir Planifier/modifier un entretien pour l'employé sélectionné.

Résultat : L'écran Planifier un entretien s'affiche.

5.Vérifier les disponibilités du salarié en cliquant Calendrier des événements, dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles.

Résultat : Le salarié est pré-sélectionné dans le calendrier des événements.

•Au besoin, modifier les options d'affichage pour visualiser la période de votre choix.

•Au besoin, modifier les filtres pour visualiser les événements de votre choix.

•Cliquer Quitter pour revenir à l'écran Entretien à planifier.

6.Saisir les données requises dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

Champ

Utilisation

Date de l'événement * et Heure de l'événement

Indiquer la date et l'heure de l'entretien. La date peut générer une note automatique à l'agenda.

Durée

Saisir le temps prévu pour cet entretien (en heures). Par exemple, si l'entretien dure une heure, saisir 01:00. Si l'entretien dure 45 minutes, saisir 00:45.

La durée de l'événement est particulièrement utile lorsque vous consultez le calendrier des entretiens avec une vue qui permet l'affichage des plages d'heures dans une journée, par exemple la vue Hebdomadaire (5 jours) ou Quotidienne. Vous aurez alors un aperçu des entretiens prévus par heure, pour une journée donnée.

Indiquez la période couverte par l'entretien

Si vous définissez des questionnaires dynamiques (dans le type d'entretien ou l'entretien), la période couverte est utilisée pour déterminer, pour chaque employé, les missions/tâches, les objectifs (individuels et collectifs), les compétences et les formations applicables qui doivent faire l'objet d'une évaluation pendant l'entretien.

Date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH

Saisir la date limite à laquelle le salarié doit avoir rempli les questionnaires associés à l'entretien qui sont visibles dans My SigmaRH.

Cette date :

•est reportée dans l'événement de type Entretien si celui-ci est planifié à partir d'une campagne d'entretiens;

•sert à calculer la date de retour attribuée aux questionnaires visibles dans My SigmaRH qui ont été associés à l'entretien.

Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Note : Si les salariés n'ont aucun questionnaire d'auto-évaluation à remplir, ces options peuvent être masquées si la case Masquer les paramètres sur la date limite pour les questionnaires visibles dans My SigmaRH est cochée dans le type d'entretien à partir duquel l'entretien est créé.

Option

Utilisation

Il n'y a pas de date limite pour remplir le questionnaire

Choisir cette option si aucune date limite ne doit être fixée.

Attention : Avec cette option, aucune notification ne pourra être générée par l'entremise des notes automatiques.

Doit être rempli avant la date suivante

Choisir cette option si le questionnaire doit être rempli à une date fixe.

Exemple

•Vous avez saisi le 15 avril 2017.

•Cette date est reportée :

odans l'entretien planifié pour ce salarié à partir d'une campagne;

odans la date de retour attribuée à tous les questionnaires associés à cet entretien.

X Jour avant la date de l'entretien

Choisir cette option si la date limite doit être calculée dynamiquement en fonction de la date à laquelle l'entretien est planifié.

Exemple

•Vous avez saisi 2 jours.

•L'entretien est planifié le 15 avril 2017.

•Dans l'entretien, la date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH sera 2 jours avant la date de l'entretien.

•Dans les questionnaires associés à cet entretien, la date de retour sera le 13 avril 2017.

7.Vérifier le nom figurant dans la fenêtre flottante secondaire Responsable de l'entretien.

Si un autre responsable de dossier doit être attribué à cet événement, cliquer . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.

8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder.

Résultat :

•Attribution du statut Planifié au salarié au sein de la campagne.

•L'événement de type Entretien à planifier ne figure plus dans la Gestion express de ce salarié.

•Un événement de type Entretien a été ajouté pour la date et l'heure précisées. Cet événement comprend tous les questionnaires associés au type d'entretien précisé dans la campagne.

•Si la note automatique appropriée a été configurée, une notification peut être envoyée au responsable de dossier précisé dans l'événement de type Entretien, au salarié pour qui l'événement est créé ou au supérieur hiérarchique du salarié pour qui l'événement est créé.

1.Accéder à l'événement Entretien à planifier.

Méthode d'accès

Procédure

Campagne

1.Choisir Entretiens > Campagnes d'entretiens dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à la campagne d'entretiens de votre choix.

3.Dans l'étape , cliquer l'hyperlien de la colonne Date d'ajout à la campagne pour le salarié pour qui vous voulez planifier l'entretien.

Gestion express

1.Accéder au menu Gestion express.

2.Suivre les étapes pour rechercher un employé.

Résultat : La liste des événements de l'employé s'affiche à l'écran.

3.Cliquer l'événement Entretien à planifier requis.

Utilisation de l'hyperlien dans le courrier électronique envoyé par une note automatique

Si une note automatique a été configurée pour envoyer un courrier électronique, cliquer l'hyperlien se trouvant dans le message envoyé.

•Si l'utilisateur est déjà connecté à SIGMA-RH.net, il accédera au dossier approprié après avoir cliqué l'hyperlien.

•Si l'utilisateur n'est pas connecté à SIGMA-RH.net lorsqu'il clique l'hyperlien, il devra saisir son nom d'utilisateur et son mot de passe avant de pouvoir accéder au dossier approprié.

Résultat : L'écran Entretien à planifier s'affiche.

2.Vérifier les disponibilités du salarié en cliquant Calendrier des événements, dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles.

Résultat : Le salarié est pré-sélectionné dans le calendrier des événements.

•Au besoin, modifier les options d'affichage pour visualiser la période de votre choix.

•Au besoin, modifier les filtres pour visualiser les événements de votre choix.

•Cliquer Quitter pour revenir à l'écran Entretien à planifier.

3.Cliquer Planifier un entretien, dans la fenêtre flottante secondaire Informations sur l'événement.

Résultat : L'écran Planifier un entretien s'affiche.

4.Saisir les données requises dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

Champ

Utilisation

Date de l'événement * et Heure de l'événement

Indiquer la date et l'heure de l'entretien. La date peut générer une note automatique à l'agenda.

Durée

Saisir le temps prévu pour cet entretien (en heures). Par exemple, si l'entretien dure une heure, saisir 01:00. Si l'entretien dure 45 minutes, saisir 00:45.

Indiquez la période couverte par l'entretien

Date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH

Saisir la date limite à laquelle le salarié doit avoir rempli les questionnaires associés à l'entretien qui sont visibles dans My SigmaRH.

Cette date :

•est reportée dans l'événement de type Entretien si celui-ci est planifié à partir d'une campagne d'entretiens;

•sert à calculer la date de retour attribuée aux questionnaires visibles dans My SigmaRH qui ont été associés à l'entretien.

Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Option

Utilisation

Il n'y a pas de date limite pour remplir le questionnaire

Choisir cette option si aucune date limite ne doit être fixée.

Attention : Avec cette option, aucune notification ne pourra être générée par l'entremise des notes automatiques.

Doit être rempli avant la date suivante

Choisir cette option si le questionnaire doit être rempli à une date fixe.

Exemple

•Vous avez saisi le 15 avril 2017.

•Cette date est reportée :

odans l'entretien planifié pour ce salarié à partir d'une campagne;

odans la date de retour attribuée à tous les questionnaires associés à cet entretien.

X Jour avant la date de l'entretien

Choisir cette option si la date limite doit être calculée dynamiquement en fonction de la date à laquelle l'entretien est planifié.

Exemple

•Vous avez saisi 2 jours.

•L'entretien est planifié le 15 avril 2017.

•Dans l'entretien, la date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH sera 2 jours avant la date de l'entretien.

•Dans les questionnaires associés à cet entretien, la date de retour sera le 13 avril 2017.

5.Vérifier le nom figurant dans la fenêtre flottante secondaire Responsable de l'entretien.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder.

Résultat :

•Attribution du statut Planifié au salarié au sein de la campagne.

•L'événement de type Entretien à planifier ne figure plus dans la Gestion express de ce salarié.

•Un événement de type Entretien a été ajouté pour la date et l'heure précisées. Cet événement comprend tous les questionnaires associés au type d'entretien précisé dans la campagne.

Voir aussi...

Processus de gestion des campagnes d'entretiens

Gérer les alertes et les notes automatiques pour les campagnes d'entretiens

Filtrer les campagnes d'entretiens

Ajouter une campagne d'entretiens et sélectionner tous les salariés visés par cette campagne

Accéder aux entretiens (planifiés et à planifier) des salariés visés par une campagne d'entretiens

Retirer des salariés d'une campagne d'entretiens

Annuler les entretiens planifiés des salariés à partir d'une campagne d'entretiens

Supprimer les entretiens planifiés des salariés et les retirer de la campagne d'entretiens

Envoyer un courriel aux salariés ajoutés dans une campagne d'entretiens

Visualiser des statistiques sur une campagne d'entretiens

Clôturer une campagne d'entretiens

Annuler la clôture d'une campagne d'entretiens