Définir une structure administrative

La structure administrative est une arborescence de niveaux correspondant à l'organigramme de votre entreprise. Elle comprend jusqu'à 11 niveaux hiérarchiques.

•Niveau 1 : Entité légale

•Niveau 2 : Division

•Niveau 3 : Secteur économique

•Niveau 4 : Etablissement

•Niveau 5 : Service

•Niveau 6 : Département

•Niveau 7 : Classe

•Niveau 8 : Activité opérationnelle

•Niveau 9 - Structure administrative niveau 9

•Niveau 10 - Structure administrative niveau 10

•Niveau 11 - Structure administrative niveau 11

Dans cet exemple, deux enregistrements distincts « Service = Fabrication » ont dû être créés parce que cet élément se rattachait à des niveaux supérieurs différents.

Exemple de structure administrative

Note : Les noms des niveaux sont généralement modifiés par les utilisateurs à l'aide de l'option Gestion des terminologies.

Seuls les quatre premiers niveaux de la structure sont obligatoires, les autres sont disponibles pour répondre à des besoins spécifiques. Si certains niveaux de structure administrative ne sont pas utilisés ou significatifs dans votre entreprise, ils peuvent être masqués dans l'application à l'aide des paramètres d'entreprise Niveau minimal et Niveau maximal.

Vous devez impérativement définir le niveau supérieur avant les niveaux inférieurs, sinon il vous sera impossible de rattacher ces derniers à un niveau supérieur. Il n'est en effet pas permis de laisser des trous dans la structure, par exemple de définir un niveau 3 qui serait directement rattaché à un niveau 1. De plus, si un même élément se retrouve rattaché à deux éléments supérieurs différents, il devra être défini deux fois, pour chacun des niveaux supérieurs auquel il se rattache.

1.Choisir Structures > Entité légale dans la barre de menus.

2.Cliquer Ajouter.

3.Entrer le numéro et le nom de cet élément de la structure.

4.Sélectionner la région d'utilisation dans la boîte déroulante.

5.Inscrire la date d'expiration.

Vous pouvez saisir une date d'expiration lorsqu'un élément doit demeurer dans le système, mais qu'il ne doit plus être utilisé après une date donnée, par exemple dans un cas de fermeture.

Attention : Dès que la date d'expiration est dans le passé, on ne peut plus sélectionner cet élément de structure administrative dans les dossiers des employés, dans les événements, dans les filtres de structure disponibles dans de nombreux écrans de gestion, etc. Cependant, si cet élément de structure a déjà été sélectionné dans un dossier du système, que ce soit un dossier d'employé, un événement, un modèle de rapport, etc., il demeurera visible dans ces dossiers.

6.Sélectionner le fuseau horaire.

Le fuseau horaire est pris en compte pour le calcul des délais d'approbation des étapes configurées dans les workflows.

7.Entrer l'adresse (physique et/ou postale) de cet élément (voir Validation des codes postaux).

Les champs d'adresse pouvant être renseignés sont contrôlés par le format d'adresse défini pour la région d'utilisation sélectionnée dans cet élément.

Utilisation des outils de géolocalisation

Si vous utilisez les outils de géolocalisation, vous pouvez afficher cette information sur une carte géographique en cliquant .

8.Entrer les coordonnées du responsable de cet élément.

9.Il est possible d'importer certaines données définies pour un autre élément de niveau 1 (Entité légale) plutôt que de les redéfinir. Dans la fenêtre Import de données entre entités légales, sélectionner le niveau 1 (Entité légale) dont les données doivent être importées et appliquées à toute la structure administrative nouvellement créée. Ces données sont les suivantes :

•Table des codes de sélection,

•Modèles de documents,

•Modèles de rapports.

10.Dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles, cliquer l'hyperlien Paramètres pour définir les aspects suivants :

Dans les sites qui gèrent de multiples entreprises, le logo de la société (défini dans les paramètres d'entreprise) peut être outrepassé dans ce paramètre. Si vous sélectionnez un logo, les utilisateurs qui travaillent dans ce niveau 1 (Entité légale) verront ce logo dans les listes et rapports, ainsi que dans les documents produits pour la gestion des risques (document unique et rapports du plan d'action), et non le logo précisé dans le paramètre d'entreprise Logo de la société.

Sélectionner l'option applicable :

Option

Utilisation

Aucun logo

Sélectionner cette option si aucun logo ne doit être utilisé pour la société.

Image disponible à une adresse électronique

Sélectionner cette option si le logo de la société se trouve à une adresse électronique donnée.

Vous devez alors saisir cette adresse électronique. Le protocole supporté est HTTP ou HTTPs, mais le logo peut être affiché :

•à partir d'un fichier placé sur le serveur où SIGMA-RH.net est installé ou sur tout autre serveur (par exemple le serveur où se trouve le site Web de votre entreprise). Dans ce cas, communiquez avec votre administrateur réseau pour qu'il copie le fichier contenant le logo dans le bon dossier sur le serveur approprié. Par la suite, votre administrateur réseau vous communiquera l'adresse HTTP ou HTTPs que vous devrez saisir dans ce champ.

•à partir d'un fichier placé sur le serveur où SIGMA-RH.net est hébergé. Dans ce cas, communiquez avec le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL pour que le fichier contenant le logo de votre entreprise soit copié dans le bon dossier sur le serveur approprié. Par la suite, le service à la clientèle vous communiquera l'adresse HTTP ou HTTPs que vous devrez saisir dans ce champ.

Attention : Si le logo de votre entreprise change, vous devrez communiquer de nouveau avec votre administrateur réseau ou le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL pour leur faire parvenir le nouveau logo et, au besoin, obtenir la nouvelle adresse HTTP ou HTTPs correspondante.

Fichier attaché

Sélectionner cette option si vous avez le fichier où figure le logo de la société (par ex. un fichier en format.gif, .jpeg, .png).

Vous devrez alors sélectionner ce fichier à l'aide du bouton Parcourir.

Note : Si le logo de votre entreprise change, cochez la case Remplacer le fichier, puis sélectionner le nouveau fichier à l'aide du bouton Parcourir. Le nouveau logo sera en vigueur une fois que vous aurez sauvegardé les paramètres d'entreprise.

Note : À l'aide du paramètre d'entreprise Position du logo de la société dans les listes et rapports générés dans l’application (PDF seulement), l'administrateur peut également configurer l'emplacement (gauche ou droite) du logo de la société qui s'imprime dans l'en-tête des listes et rapports et des documents produits pour la gestion des risques (en format PDF seulement).

Dans les sites qui gèrent de multiples entreprises, le logo de la société à afficher dans l'en-tête de l'application (défini dans les paramètres d'entreprise) peut être outrepassé dans ce paramètre. Si vous sélectionnez un logo, les utilisateurs qui travaillent dans ce niveau 1 (Entité légale) verront ce logo dans l'application (coin supérieur gauche de l'écran), et non le logo précisé dans le paramètre d'entreprise Logo de la société à afficher dans l'en-tête de l'application.

Sélectionner l'option applicable :

Option

Utilisation

Aucun logo

Sélectionner cette option si aucun logo ne doit être utilisé pour la société.

Image disponible à une adresse électronique

Sélectionner cette option si le logo de la société se trouve à une adresse électronique donnée.

Vous devez alors saisir cette adresse électronique. Le protocole supporté est HTTP ou HTTPs, mais le logo peut être affiché :

•à partir d'un fichier placé sur le serveur où SIGMA-RH.net est installé ou sur tout autre serveur (par exemple le serveur où se trouve le site Web de votre entreprise). Dans ce cas, communiquez avec votre administrateur réseau pour qu'il copie le fichier contenant le logo dans le bon dossier sur le serveur approprié. Par la suite, votre administrateur réseau vous communiquera l'adresse HTTP ou HTTPs que vous devrez saisir dans ce champ.

•à partir d'un fichier placé sur le serveur où SIGMA-RH.net est hébergé. Dans ce cas, communiquez avec le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL pour que le fichier contenant le logo de votre entreprise soit copié dans le bon dossier sur le serveur approprié. Par la suite, le service à la clientèle vous communiquera l'adresse HTTP ou HTTPs que vous devrez saisir dans ce champ.

Attention : Si le logo de votre entreprise change, vous devrez communiquer de nouveau avec votre administrateur réseau ou le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL pour leur faire parvenir le nouveau logo et, au besoin, obtenir la nouvelle adresse HTTP ou HTTPs correspondante.

Fichier attaché

Sélectionner cette option si vous avez le fichier où figure le logo de la société (par ex. un fichier en format.gif, .jpeg, .png).

Vous devrez alors sélectionner ce fichier à l'aide du bouton Parcourir.

Note : Si le logo de votre entreprise change, cochez la case Remplacer le fichier, puis sélectionner le nouveau fichier à l'aide du bouton Parcourir. Le nouveau logo sera en vigueur une fois que vous aurez sauvegardé les paramètres d'entreprise.

11.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder.

1.Selon le cas, choisir Structures > Division ou Structures > Secteur économique dans la barre de menus.

2.Cliquer Ajouter.

3.Au besoin, sélectionner l'élément de niveau supérieur auquel cet élément se rattache.

4.Entrer le numéro et le nom de cet élément de la structure.

5.Sélectionner la région d'utilisation dans la boîte déroulante.

6.Inscrire la date d'expiration.

Vous pouvez saisir une date d'expiration lorsqu'un élément doit demeurer dans le système, mais qu'il ne doit plus être utilisé après une date donnée, par exemple dans un cas de fermeture.

Attention : Dès que la date d'expiration est dans le passé, on ne peut plus sélectionner cet élément de structure administrative dans les dossiers des employés, dans les événements, dans les filtres de structure disponibles dans de nombreux écrans de gestion, etc. Cependant, si cet élément de structure a déjà été sélectionné dans un dossier du système, que ce soit un dossier d'employé, un événement, un modèle de rapport, etc., il demeurera visible dans ces dossiers.

7.Sélectionner le fuseau horaire.

Le fuseau horaire est pris en compte pour le calcul des délais d'approbation des étapes configurées dans les workflows.

8.Entrer l'adresse (physique et/ou postale) de cet élément (voir Validation des codes postaux).

Les champs d'adresse pouvant être renseignés sont contrôlés par le format d'adresse défini pour la région d'utilisation sélectionnée dans cet élément.

Utilisation des outils de géolocalisation

Si vous utilisez les outils de géolocalisation, vous pouvez afficher cette information sur une carte géographique en cliquant .

9.Entrer les coordonnées du responsable de cet élément.

10.Sélectionner le budget de formation par défaut qui sera utilisé pour les inscriptions des sessions de formation pour tous les employés rattachés à ce niveau.

11.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder.

L'adresse de l'établissement provient du site principal qui aura été défini.

1.Choisir Structures > Etablissement dans la barre de menus.

2.Cliquer Ajouter.

3.Au besoin, sélectionner le ou les éléments de niveau supérieur auquel cet élément se rattache.

4.Entrer le numéro et le nom de cet élément de la structure.

5.Sélectionner la région d'utilisation dans la boîte déroulante.

La région d'utilisation sélectionnée dans ce niveau de structure a de multiples impacts dans le logiciel :

•Tous les dossiers d'employés créés au niveau 4 de la structure administrative seront associés à cette région d'utilisation.

•La valeur sélectionnée gère spécifiquement l'affichage de plusieurs éléments dans le logiciel (champs, suivis de dossier, valeurs par défaut, fenêtres flottantes) dans divers dossiers, entre autres :

oChamp Numéro de soins de santé qui s'affiche dans le dossier de l'employé si la région d'utilisation choisie est Canada ou l'une des provinces du Canada.

oFenêtre flottante secondaire Handicaps qui s'affiche dans le dossier de l'employé si la région d'utilisation choisie est France. (Voir Définir le handicap d'un employé pour le bilan social)

oChamps Modèle de Droit Individuel à la Formation, Modèle de ticket restaurant et Modèle de RTT qui s'affichent dans le dossier de l'employé si la région d'utilisation choisie est France.

oFenêtre flottante secondaire Informations sur le dossier CNESST ou Informations sur la réclamation qui s'affiche dans le rapport d'accident si la région d'utilisation est Canada ou l'une des provinces du Canada.

Note : Pour un employé accidenté associé à un élément de niveau 4 dans la structure administrative (Etablissement) dont la région d'utilisation est le Canada, c'est la fenêtre flottante secondaire Informations sur la réclamation qui s'affiche. De ce fait, aucune validation ne serait faite sur le numéro de dossier CNESST. Donc, cet accident ne serait pas considéré lors de la récupération des données financières de la CNESST dans les options disponibles dans le menu Financement CNESST. Il sera donc impossible d'utiliser la région d'utilisation Canada dans un élément de niveau 4 qui exigerait la gestion des données financières de la CNESST.

oSuivi de dossier de type Décision sur l'imputation qui s'affiche dans le rapport d'accident si la région d'utilisation est Canada ou toute province du Canada.

oSuivi de dossier de type CAT- Alberta - Avis de lésion/maladie (Formulaire C040) qui s'affiche dans le rapport d'accident si la région d'utilisation est Canada ou Alberta.

oSuivi de dossier de type CAT- CB - Avis de lésion ou de maladie (Formulaire 7) qui s'affiche dans le rapport d'accident si la région d'utilisation est Canada ou Colombie-Britannique.

oSuivis de dossier de type Attestation médicale, Avis de l'employeur et demande de remboursement, Contrainte, Demande de partage des coûts, Formulaire d'assignation temporaire, Rapport final, Réclamation du travailleur et Rapport médical qui s'affichent dans le rapport d'accident si la région d'utilisation choisie est Québec.

oFenêtres flottantes secondaires Trimestre avec IRR et Imputations CNESST de l'événement qui s'affichent dans le rapport d'accident si la région d'utilisation choisie est Québec.

•La valeur sélectionnée devient la région d'utilisation par défaut pour tous les dossiers d'utilisateurs créés pour des dossiers d'employés liés à ce niveau de structure. Au moment de la création du dossier d'utilisateur, l'administrateur peut modifier cette valeur par défaut au besoin. De plus, chaque utilisateur peut, par la suite, modifier la région d'utilisation dont il se sert dans le menu Options de l'utilisateur.

Note : Cependant, si l'affichage d'un élément dans le logiciel (champ, suivi de dossier, fenêtre flottante secondaire, etc.) est spécifiquement géré par la région d'utilisation sélectionnée dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement), cet élément s'affiche en tout temps, peu importe la région d'utilisation sélectionnée dans le menu Options de l'utilisateur.

Exemples

oL'utilisateur qui travaille dans SIGMA-RH.net a sélectionné Ontario comme région d'utilisation dans le menu Options de l'utilisateur. Cependant, si sa sécurité le lui permet, il peut visualiser des accidents de travail pour des employés associés à un élément de niveau 4 dans la structure administrative (Etablissement) dont la région d'utilisation est Québec. Dans ce cas, l'utilisateur voit quand même les suivis de dossier spécifiques au Québec pour les accidents de travail : Attestation médicale, Avis de l'employeur et demande de remboursement, etc.

oL'utilisateur qui travaille dans SIGMA-RH.net a sélectionné Québec comme région d'utilisation dans le menu Options de l'utilisateur. Cependant, si sa sécurité le lui permet, il peut visualiser les dossiers des employés associés à un élément de niveau 4 dans la structure administrative (Etablissement) dont la région d'utilisation est France. Dans ce cas, l'utilisateur voit quand même la fenêtre flottante secondaire Handicaps dans le dossier des employés.

6.Inscrire la date d'expiration.

Vous pouvez saisir une date d'expiration lorsqu'un élément doit demeurer dans le système, mais qu'il ne doit plus être utilisé après une date donnée, par exemple dans un cas de fermeture.

Attention : Dès que la date d'expiration est dans le passé, on ne peut plus sélectionner cet élément de structure administrative dans les dossiers des employés, dans les événements, dans les filtres de structure disponibles dans de nombreux écrans de gestion, etc. Cependant, si cet élément de structure a déjà été sélectionné dans un dossier du système, que ce soit un dossier d'employé, un événement, un modèle de rapport, etc., il demeurera visible dans ces dossiers.

7.Sélectionner le fuseau horaire.

Le fuseau horaire est pris en compte pour le calcul des délais d'approbation des étapes configurées dans les workflows.

8.Spécifier le type : Dossier des employés pour les établissements gérant des employés ou Gestion de candidats pour les établissements ne gérant que des candidats (les candidathèques (aussi appelées viviers de candidats) requièrent en général beaucoup moins d'information, la saisie des données est minimale).

Attention : Le type ne peut plus être modifié une fois que l'établissement est sauvegardé.

Pour chaque établissement de type Gestion de candidats, vous devez préciser quels établissements de type Dossier d'employé pourront ajouter, dans un recrutement, les candidats créés dans cette candidathèque.

Vous pouvez :

•ajouter un établissement en particulier si chaque établissement de gestion d'employés a sa propre candidathèque et qu'il ne peut pas ajouter dans ses recrutements les candidats créés dans d'autres établissements de gestion de candidats;

•cocher la case Inclure tous les établissements si une candidathèque doit être accessible par l'ensemble des établissements.

Configuration des dossiers des utilisateurs devant gérer les recrutements

Pour assurer une utilisation optimale, les utilisateurs qui gèrent les recrutements devraient avoir accès (dans leur dossier d'utilisateur) aux établissements de gestion de candidats et d'employés appropriés.

•Si les utilisateurs n'ont pas accès à un établissement de gestion de candidats, ils ne peuvent pas ajouter dans un recrutement les candidats qui y ont été créés.

•Si les utilisateurs n'ont pas accès à un établissement (peu importe son type), ils ne peuvent pas accéder aux suivis de dossier pouvant être ajoutés pour chaque candidat. Ils verront alors le message d'erreur « Vous ne pouvez pas effectuer la gestion de ce candidat car vous ne possédez pas de droit d'accès sur sa fiche ».

Attention : Les utilisateurs peuvent visualiser toutes les candidatures ajoutées dans un recrutement, même s'ils n'ont pas les droits de visualiser le dossier complet de l'employé ou du candidat correspondant.

Cependant, si des utilisateurs voient le message d'erreur « Vous ne pouvez pas effectuer la gestion de ce candidat car vous ne possédez pas de droit d'accès sur sa fiche » lorsqu'ils cliquent sur un candidat, mais qu'ils doivent gérer les suivis de dossier du candidat, veuillez contacter SIGMA-RH France SARL. Dans ce cas, il est recommandé de créer un type de profil Recrutement pour ces utilisateurs. Ce profil permet un accès élargi aux employés et aux candidats sans que les utilisateurs aient accès aux informations qui seraient jugées confidentielles.

9.Saisir le numéro de SIREN applicable.

10.Entrer les coordonnées du responsable de cet élément.

11.Sélectionner le budget de formation par défaut qui sera utilisé pour les inscriptions des sessions de formation pour tous les employés rattachés à ce niveau.

12.Saisir les coordonnées du site principal et, au besoin, ajouter les sites supplémentaires.

Les sites sont principalement utilisés dans la gestion des rapports d'accidents.

•Chaque site peut être attribué à un employé dans le dossier de celui-ci.

•Si un rapport d'accident est ajouté pour un employé donné, le site attribué à cet employé au moment de l'événement est reporté automatiquement dans le rapport d'accident. Cependant, le site reporté par défaut peut être modifié au besoin, par exemple si l'accident ne s'est pas produit dans le site habituel de l'employé.

Note : Afin de distinguer facilement les divers sites dans le dossier de l'employé et le rapport d'accident, renseignez le numéro de SIRET dans le numéro du site.

Saisir les coordonnées du site principal

À la création d'un établissement, un site principal est déjà créé. Vérifier les coordonnées de ce site.

1.Dans la fenêtre flottante Sites, cliquer l'hyperlien du site principal.

2.Vérifier le numéro et le nom du site.

3.Saisir le SIRET.

4.Saisir le NAF (nomenclature d'activités françaises).

5.Préciser si le régime du SIRET est Général ou Agricole.

Vous pourrez uniquement visualiser le coût estimatif d'un accident de travail si le régime du SIRET est Général. Aucun coût estimatif n'est calculé pour les accidents survenus dans des sites où le régime du SIRET est Agricole.

6.Entrer l'adresse (physique et/ou postale) de cet élément (voir Validation des codes postaux).

Les champs d'adresse pouvant être renseignés sont contrôlés par le format d'adresse défini pour la région d'utilisation sélectionnée dans cet élément.

Utilisation des outils de géolocalisation

Si vous utilisez les outils de géolocalisation, vous pouvez afficher cette information sur une carte géographique en cliquant .

7.Dans la fenêtre Masses salariales et effectifs par année, saisir les informations concernant la masse salariale et l'effectif.

Note : Les informations sur la masse salariale et l'effectif peuvent également être saisies dans le menu AT & Risques > Masses salariales et effectifs par année.

Ces informations sont prises en compte dans le calcul du coût estimatif d'un accident de travail, ainsi que dans les projections de cotisations AT/MP.

8.Dans la fenêtre Autres liens, cliquer l'hyperlien Classification du SIRET, puis cliquer Ajouter pour saisir les données appropriées.

Ces données sont prises en compte dans le calcul du coût estimatif d'un accident de travail, ainsi que dans les projections de cotisations AT/MP.

•Année de la classification

•Comité technique national (CTN)

•Code risque

9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le site.

Ajouter un site supplémentaire

1.Dans la fenêtre flottante Sites, cliquer Ajouter.

2.Saisir le numéro et le nom du site.

3.Saisir le SIRET.

4.Saisir le NAF (nomenclature d'activités françaises).

5.Préciser si le régime du SIRET est Général ou Agricole.

Vous pourrez uniquement visualiser le coût estimatif d'un accident de travail si le régime du SIRET est Général. Aucun coût estimatif n'est calculé pour les accidents survenus dans des sites où le régime du SIRET est Agricole.

6.Entrer l'adresse (physique et/ou postale) de cet élément (voir Validation des codes postaux).

Les champs d'adresse pouvant être renseignés sont contrôlés par le format d'adresse défini pour la région d'utilisation sélectionnée dans cet élément.

Utilisation des outils de géolocalisation

Si vous utilisez les outils de géolocalisation, vous pouvez afficher cette information sur une carte géographique en cliquant .

7.Dans la fenêtre Masses salariales et effectifs par année, saisir les informations concernant la masse salariale et l'effectif.

Note : Les informations sur la masse salariale et l'effectif peuvent également être saisies dans le menu AT & Risques > Masses salariales et effectifs par année.

Ces informations sont prises en compte dans le calcul du coût estimatif d'un accident de travail, ainsi que dans les projections de cotisations AT/MP.

8.Dans la fenêtre Autres liens, cliquer l'hyperlien Classification du SIRET, puis cliquer Ajouter pour saisir les données appropriées.

Ces données sont prises en compte dans le calcul du coût estimatif d'un accident de travail, ainsi que dans les projections de cotisations AT/MP.

•Année de la classification

•Comité technique national (CTN)

•Code risque

9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le site.

13.Cliquer Paramètres de l'établissement dans la fenêtre flottante secondaire Autres liens pour définir certaines options qui s'appliqueront pour cet établissement.

La saisie de certaines données est régie par des paramètres d'entreprise qui peuvent être annulés pour un élément de niveau 4 précis. C'est le cas notamment quand un élément de niveau 4 (Etablissement) est créé pour gérer les candidatures électroniques reçues d'un site Internet d'affichage d'emplois (les données requises pour saisir les candidats sont moindres que celles nécessaires à la gestion des employés) ou quand un élément de niveau 4 (Etablissement) est équipé d'un système de paie distinct (les matricules doivent être saisis manuellement).

Pour utiliser des paramètres différents des paramètres d'entreprise, cocher Utiliser les options suivantes pour définir certains paramètres de la fiche d'employé et définir les paramètres suivants :

•Numéro de sécurité sociale obligatoire

•Longueur minimale du matricule

•Longueur maximale du matricule

•Génération automatique du numéro de matricule

•Assigner un nouvel utilisateur à la création d'un employé

Champ

Description

Ne pas authentifier les nouveaux utilisateurs de cet établissement sur LDAP

Cocher cette case si les utilisateurs dont le dossier d'employé est créé dans cet établissement ne doivent pas s'authentifier sur LDAP, ce qui peut être le cas des utilisateurs associés à un établissement de type Gestion de candidats.

•Si cette case est cochée, la case Cet utilisateur s'authentifie sur LDAP ne sera pas cochée dans le dossier de ces utilisateurs.

•Si cette case n'est pas cochée, la case Cet utilisateur s'authentifie sur LDAP sera cochée dans le dossier de ces utilisateurs.

Serveur LDAP par défaut pour les utilisateurs de cet établissement

Sélectionner le serveur LDAP qui serait attribué par défaut aux utilisateurs dont le dossier d'employé est créé dans cet établissement. Au besoin, vous pourrez modifier cette valeur par défaut dans le dossier de l'utilisateur.

Numéro de sécurité sociale obligatoire

Cocher cette case pour rendre obligatoire la saisie du No S.S. des employés ou des candidats.

Longueur minimale du matricule

Inscrire la longueur minimale du matricule, c.-à-d. le nombre minimum de caractères du matricule des employés ou du numéro des candidats.

Longueur maximale du matricule

Inscrire la longueur maximale du matricule, c.-à-d. le nombre maximum de caractères du matricule des employés ou du numéro des candidats.

Génération automatique du numéro de matricule

Cocher cette case pour numéroter automatiquement les dossiers des employés ou des candidats.

Assigner un nouvel utilisateur à la création d'un employé

Cocher cette case pour créer automatiquement un dossier d'utilisateur à la saisie d'un nouveau dossier d'employé ou de candidat. Les paramètres de ce dossier d'utilisateur sont ensuite réglés par l'administrateur du système (voir Modifier un dossier d'utilisateur).

Permettre l'utilisation du deuxième prénom dans cet établissement

Cocher cette case afin de pouvoir saisir un deuxième prénom dans le dossier de l'employé, le dossier du candidat et les informations concernant les personnes à charge de l'employé.

Structure d'unités de travail désignée pour les unités de travail individuelles

Sélectionner la structure d'unités de travail dans laquelle l'unité de travail individuelle doit être créée lorsque vous définissez un risque individuel pour un de vos employés.

Vous pouvez uniquement sélectionner les structures d'unités de travail ayant été créées dans le même niveau de structure administrative que l'établissement.

14.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder.

1.Choisir Structures > Service dans la barre de menus.

2.Cliquer Ajouter.

3.Au besoin, sélectionner le ou les éléments de niveau supérieur auquel cet élément se rattache.

4.Entrer le numéro et le nom de cet élément de la structure.

5.Inscrire la date d'expiration.

Vous pouvez saisir une date d'expiration lorsqu'un élément doit demeurer dans le système, mais qu'il ne doit plus être utilisé après une date donnée, par exemple dans un cas de fermeture.

Attention : Dès que la date d'expiration est dans le passé, on ne peut plus sélectionner cet élément de structure administrative dans les dossiers des employés, dans les événements, dans les filtres de structure disponibles dans de nombreux écrans de gestion, etc. Cependant, si cet élément de structure a déjà été sélectionné dans un dossier du système, que ce soit un dossier d'employé, un événement, un modèle de rapport, etc., il demeurera visible dans ces dossiers.

6.Entrer l'adresse (physique et/ou postale) de cet élément (voir Validation des codes postaux).

Les champs d'adresse pouvant être renseignés sont contrôlés par le format d'adresse défini pour la région d'utilisation sélectionnée dans cet élément.

Utilisation des outils de géolocalisation

Si vous utilisez les outils de géolocalisation, vous pouvez afficher cette information sur une carte géographique en cliquant .

7.Entrer les coordonnées du responsable de cet élément.

8.Sélectionner le budget de formation par défaut qui sera utilisé pour les inscriptions des sessions de formation pour tous les employés rattachés à ce niveau.

9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder.

1.Selon le cas, choisir Structures > Département, Structures > Classe ou Structures > Activité opérationnelle dans la barre de menus.

2.Cliquer Ajouter.

3.Au besoin, sélectionner le ou les éléments de niveau supérieur auquel cet élément se rattache.

4.Entrer le numéro et le nom de cet élément de la structure.

5.Inscrire la date d'expiration.

Vous pouvez saisir une date d'expiration lorsqu'un élément doit demeurer dans le système, mais qu'il ne doit plus être utilisé après une date donnée, par exemple dans un cas de fermeture.

Attention : Dès que la date d'expiration est dans le passé, on ne peut plus sélectionner cet élément de structure administrative dans les dossiers des employés, dans les événements, dans les filtres de structure disponibles dans de nombreux écrans de gestion, etc. Cependant, si cet élément de structure a déjà été sélectionné dans un dossier du système, que ce soit un dossier d'employé, un événement, un modèle de rapport, etc., il demeurera visible dans ces dossiers.

6.Entrer l'adresse (physique et/ou postale) de cet élément (voir Validation des codes postaux).

Les champs d'adresse pouvant être renseignés sont contrôlés par le format d'adresse défini pour la région d'utilisation sélectionnée dans cet élément.

Utilisation des outils de géolocalisation

Si vous utilisez les outils de géolocalisation, vous pouvez afficher cette information sur une carte géographique en cliquant .

7.Entrer les coordonnées du responsable de cet élément.

8.Sélectionner le budget de formation par défaut qui sera utilisé pour les inscriptions des sessions de formation pour tous les employés rattachés à ce niveau.

9.Dans la fenêtre flottante secondaire, sélectionner le ou les éléments de niveau supérieur auquel cet élément se rattache.

10.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder.

1.Selon le cas, choisir Structures > Structure administrative niveau 9, Structures > Structure administrative niveau 10 ou Structures > Structure administrative niveau 11, dans la barre de menus.

2.Cliquer Ajouter.

3.Au besoin, sélectionner le ou les éléments de niveau supérieur auquel cet élément se rattache.

4.Entrer le numéro et le nom de cet élément de la structure.

5.Inscrire la date d'expiration.

Vous pouvez saisir une date d'expiration lorsqu'un élément doit demeurer dans le système, mais qu'il ne doit plus être utilisé après une date donnée, par exemple dans un cas de fermeture.

Attention : Dès que la date d'expiration est dans le passé, on ne peut plus sélectionner cet élément de structure administrative dans les dossiers des employés, dans les événements, dans les filtres de structure disponibles dans de nombreux écrans de gestion, etc. Cependant, si cet élément de structure a déjà été sélectionné dans un dossier du système, que ce soit un dossier d'employé, un événement, un modèle de rapport, etc., il demeurera visible dans ces dossiers.

6.Entrer l'adresse (physique et/ou postale) de cet élément (voir Validation des codes postaux).

Les champs d'adresse pouvant être renseignés sont contrôlés par le format d'adresse défini pour la région d'utilisation sélectionnée dans cet élément.

Utilisation des outils de géolocalisation

Si vous utilisez les outils de géolocalisation, vous pouvez afficher cette information sur une carte géographique en cliquant .

7.Entrer les coordonnées du responsable de cet élément.

8.Dans la fenêtre flottante secondaire, sélectionner le ou les éléments de niveau supérieur auquel cet élément se rattache.

9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder.

Les codes postaux saisis doivent être compatibles avec la région d'utilisation sélectionnée dans cet élément :

	Longueur maximale	Format
Afrique	6	aucun format spécifique
Canada (toutes les provinces)	6	A0A0A0
Luxembourg	5, 7 ou 8 caractères	00000 ou A-00000 ou AA-00000
Ailleurs	5	00000