Gérer les convocations et les entretiens

Les salariés affichés dans le menu Entretiens > Gestion des convocations et entretiens sont uniquement ceux auxquels l’utilisateur a accès en fonction de ses paramètres de sécurité. Un utilisateur qui peut uniquement visualiser les données d'un niveau de structure administrative donné ne peut pas voir les entretiens à planifier et les entretiens planifiés des salariés dont le dossier a été créé dans un autre niveau de structure.

Attention : L'accès aux données dans le menu Entretiens > Gestion des convocations et entretiens tient également compte des accès personnalisés de l’utilisateur s’il y a lieu. Ces accès personnalisés peuvent être définis :

•directement à partir du profil d'utilisateur;

•par l'entremise du rôle attribué au profil d'utilisateur.

Par exemple, si les accès personnalisés de l'utilisateur connecté précisent qu'il peut uniquement visualiser la liste des employés qui ont la catégorie socioprofessionnelle Ouvriers, cet utilisateur peut voir les événements des salariés qui ont la catégorie socioprofessionnelle Ouvriers. Il ne verra pas les événements des salariés ayant la catégorie socioprofessionnelle Cadres.

•Si les paramètres de sécurité de l'utilisateur connecté le lui permettent, il peut filtrer les données affichées en fonction des quatre premiers niveaux dans la structure administrative (Entité légale, Division, Secteur économique, Etablissement) dans la fenêtre flottante secondaire Filtre sur la structure.

•S'il a accès à l'instance Gestion des convocations et entretiens, l'utilisateur peut cocher le filtre Dont je suis responsable de dossier pour afficher uniquement les événements dont il est le responsable de dossier ou décocher ce filtre pour visualiser tous les événements auxquels il a le droit d'accéder, peu importe le responsable de dossier attribué à cet événement.

Une fois que les salariés ont été ajoutés dans une campagne par le responsable de la campagne, le responsable de dossier (ou son assistant) doit planifier à quelle date l'entretien doit avoir lieu pour chaque salarié.

En planifiant un entretien pour un salarié :

•Tous les questionnaires associés au type d'entretien précisé dans la campagne sont automatiquement ajoutés dans l'entretien.

•Un courrier électronique peut être envoyé automatiquement au salarié pour qui l'entretien est réalisé afin de l'aviser qu'il a un nouveau questionnaire à remplir dans My SigmaRH. Cette notification est configurable par l'entremise des notes automatiques.

Note : Cette action peut également être réalisée à partir du menu Entretiens > Campagnes d'entretiens.

1.Choisir Entretiens > Gestion des convocations et entretiens dans la barre de menus RH Global.

2.Cocher l'employé requis.

3.Cliquer Autres actions, puis choisir Planifier/modifier un entretien pour l'employé sélectionné.

Résultat : L'écran Planifier un entretien s'affiche.

4.Vérifier les disponibilités du salarié en cliquant Calendrier des événements, dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles.

Résultat : Le salarié est pré-sélectionné dans le calendrier des événements.

•Au besoin, modifier les options d'affichage pour visualiser la période de votre choix.

•Au besoin, modifier les filtres pour visualiser les événements de votre choix.

•Cliquer Quitter pour revenir à l'écran Entretien à planifier.

5.Saisir les données requises dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

Champ

Utilisation

Date de l'événement * et Heure de l'événement

Indiquer la date et l'heure de l'entretien. La date peut générer une note automatique à l'agenda.

Durée

Saisir le temps prévu pour cet entretien (en heures). Par exemple, si l'entretien dure une heure, saisir 01:00. Si l'entretien dure 45 minutes, saisir 00:45.

La durée de l'événement est particulièrement utile lorsque vous consultez le calendrier des entretiens avec une vue qui permet l'affichage des plages d'heures dans une journée, par exemple la vue Hebdomadaire (5 jours) ou Quotidienne. Vous aurez alors un aperçu des entretiens prévus par heure, pour une journée donnée.

Indiquez la période couverte par l'entretien

Si vous définissez des questionnaires dynamiques (dans le type d'entretien ou l'entretien), la période couverte est utilisée pour déterminer, pour chaque employé, les missions/tâches, les objectifs (individuels et collectifs), les compétences et les formations applicables qui doivent faire l'objet d'une évaluation pendant l'entretien.

Date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH

Saisir la date limite à laquelle le salarié doit avoir rempli les questionnaires associés à l'entretien qui sont visibles dans My SigmaRH.

Cette date :

•est reportée dans l'événement de type Entretien si celui-ci est planifié à partir d'une campagne d'entretiens;

•sert à calculer la date de retour attribuée aux questionnaires visibles dans My SigmaRH qui ont été associés à l'entretien.

Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Note : Si les salariés n'ont aucun questionnaire d'auto-évaluation à remplir, ces options peuvent être masquées si la case Masquer les paramètres sur la date limite pour les questionnaires visibles dans My SigmaRH est cochée dans le type d'entretien à partir duquel l'entretien est créé.

Option

Utilisation

Il n'y a pas de date limite pour remplir le questionnaire

Choisir cette option si aucune date limite ne doit être fixée.

Attention : Avec cette option, aucune notification ne pourra être générée par l'entremise des notes automatiques.

Doit être rempli avant la date suivante

Choisir cette option si le questionnaire doit être rempli à une date fixe.

Exemple

•Vous avez saisi le 15 avril 2017.

•Cette date est reportée :

odans l'entretien planifié pour ce salarié à partir d'une campagne;

odans la date de retour attribuée à tous les questionnaires associés à cet entretien.

X Jour avant la date de l'entretien

Choisir cette option si la date limite doit être calculée dynamiquement en fonction de la date à laquelle l'entretien est planifié.

Exemple

•Vous avez saisi 2 jours.

•L'entretien est planifié le 15 avril 2017.

•Dans l'entretien, la date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH sera 2 jours avant la date de l'entretien.

•Dans les questionnaires associés à cet entretien, la date de retour sera le 13 avril 2017.

6.Vérifier le nom figurant dans la fenêtre flottante secondaire Responsable de l'entretien.

Si un autre responsable de dossier doit être attribué à cet événement, cliquer . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder.

Résultat :

•Attribution du statut Planifié au salarié au sein de la campagne.

•L'événement de type Entretien à planifier ne figure plus dans la Gestion express de ce salarié.

•Un événement de type Entretien a été ajouté pour la date et l'heure précisées. Cet événement comprend tous les questionnaires associés au type d'entretien précisé dans la campagne.

•Si la note automatique appropriée a été configurée, une notification peut être envoyée au responsable de dossier précisé dans l'événement de type Entretien, au salarié pour qui l'événement est créé ou au supérieur hiérarchique du salarié pour qui l'événement est créé.

Si un entretien a été planifié pour un salarié à partir d'une campagne, vous pouvez annuler cet entretien, par exemple, si un salarié ne peut pas assister à l'entretien à la date fixée. Une fois que l'entretien est annulé, le statut du salarié au sein de la campagne passe à Annulé - À convoquer de nouveau.

Vous devrez planifier de nouveau un entretien pour les salariés ayant ce statut.

Vous pouvez uniquement utiliser cette option si le salarié a l'un des statuts suivants au sein de la campagne d'entretiens :

•Planifié;

•En cours de réalisation;

•Retard sur les questionnaires.

Attention : En annulant un entretien planifié, vous supprimez cet événement et toutes les réponses figurant dans les questionnaires qui y sont associés. Si le salarié avait commencé à remplir ses questionnaires d'auto-évaluation dans My SigmaRH, toutes ses réponses seront perdues et devront être saisies de nouveau. Pour éviter toute perte d'information, il serait préférable, dans ce cas, de modifier directement la date et l'heure dans l'entretien.

Note : Cette action peut également être réalisée à partir du menu Entretiens > Campagnes d'entretiens.

1.Choisir Entretiens > Gestion des convocations et entretiens dans la barre de menus RH Global.

2.Cocher le ou les salariés requis.

3.Cliquer Autres actions, puis choisir Annuler les entretiens planifiés des employés sélectionnés.

Résultat : Le système effectue les opérations suivantes :

•Attribution du statut Annulé - À convoquer de nouveau au salarié au sein de la campagne.

•Suppression de l'événement de type Entretien.

Vous pouvez envoyer un courrier électronique à un ou plusieurs salariés qui ont été ajoutés dans une campagne d'entretiens par le gestionnaire, par exemple pour les aviser que le questionnaire qu'ils devaient remplir dans My SigmaRH est en retard.

Note : Cette action peut également être réalisée à partir du menu Entretiens > Campagnes d'entretiens.

1.Choisir Entretiens > Gestion des convocations et entretiens dans la barre de menus RH Global.

2.Cocher le ou les salariés requis.

3.Cliquer Autres actions, puis choisir Envoyer un courriel aux employés sélectionnés.

Résultat : Un nouveau message de courrier électronique est créé à l'aide du logiciel installé sur votre poste de travail. Ce message s'affiche à l'écran. Dans le champ réservé aux destinataires, SIGMA-RH.net copie les adresses électroniques figurant dans le dossier respectif des salariés sélectionnés.

Vous pouvez modifier la date ou l'heure d'un entretien déjà planifié, par exemple si le salarié est indisponible dans ce créneau horaire.

1.Choisir Entretiens > Gestion des convocations et entretiens dans la barre de menus RH Global.

2.Pour le salarié requis, cliquer la date affichée dans la colonne Date de l'entretien.

3.Dans la fenêtre flottante principale Informations générales, modifier les informations figurant dans les champs Date de l'événement ou Heure de l'événement.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'entretien.

Vous pouvez modifier le responsable d'un entretien déjà planifié, par exemple si le supérieur hiérarchique avait été désigné par défaut, mais qu'une autre personne se chargera de la rencontre avec le salarié.

Note : La personne que vous sélectionnez doit avoir été désignée responsable de dossier pour ce type d'événement.

1.Choisir Entretiens > Gestion des convocations et entretiens dans la barre de menus RH Global.

2.Pour le salarié requis, cliquer la date affichée dans la colonne Date de l'entretien.

3.Dans la fenêtre flottante secondaire Responsable de dossier, cliquer pour choisir un autre salarié.

Si un trop grand nombre de salariés est affiché, vous pouvez chercher le salarié requis à l'aide de la grille.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'entretien.