Ajouter un entretien avant de rencontrer le salarié

•Créer les types d'entretiens requis.

•Si le type d'entretien permet l'ajout de questionnaires supplémentaires, créer ces questionnaires avant d'ajouter l'événement.

•Vérifier que les utilisateurs qui ajoutent des entretiens ont été désignés responsables de dossier.

•Vérifier qu'une adresse de courrier électronique a été saisie dans le dossier de l'employé. Le système utilise cette adresse pour envoyer automatiquement un message de notification concernant la disponibilité d'un questionnaire à remplir.

1.Choisir Entretiens > Entretien dans la barre de menus RH Global.

Résultat : La fenêtre de gestion des événements de type Entretien s'affiche à l'écran. Ces événements peuvent être filtrés.

2.Cliquer Ajouter.

3.Dans l'étape de l'assistant, sélectionner le salarié concerné par l'entretien

Résultat : Le système liste les salariés correspondant au niveau de structure choisi.

4.Choisir le salarié, puis cliquer Sélectionner.

5.Dans l'étape de l'assistant, sélectionner le type d'entretien de votre choix.

Résultat : Le système liste les types d'entretiens actifs pouvant être utilisés dans le niveau de structure précisé dans le dossier du salarié pour qui l'événement est créé. Les types d'entretiens inactifs ne peuvent pas être sélectionnés.

6.Dans l'étape de l'assistant, choisir le responsable de dossier de votre choix.

7.Dans l'étape de l'assistant, saisir la période couverte par l'entretien.

Si vous définissez des questionnaires dynamiques (dans le type d'entretien ou l'entretien), la période couverte est utilisée pour déterminer, pour chaque employé, les missions/tâches, les objectifs (individuels et collectifs), les compétences et les formations applicables qui doivent faire l'objet d'une évaluation pendant l'entretien.

8.Dans l'étape de l'assistant, indiquer la date et l'heure de l'événement, ainsi que la durée de l'entretien.

9.Cliquer Créer l'entretien.

Résultat : La fenêtre de définition de l'événement de type Entretien s'affiche à l'écran. Si des questionnaires ont été associés au type d'entretien, ils s'affichent directement à l'écran.

Saisir les données requises dans la fenêtre flottante Informations générales.

Champ

Utilisation

Type d'entretien

Le type est en lecture seule et ne peut pas être modifié.

Note : Lors de la création d'un nouvel événement de type Entretien pour le même employé, le contenu du champ Objectifs à atteindre pour le prochain entretien est automatiquement copié dans le champ Objectifs quantitatifs (QUOI) et qualitatifs (COMMENT) si le type d'entretien des deux événements est le même.

Période couverte par l'entretien

La date de début et la date de fin sont affichées en Lecture seule.

Si vous définissez des questionnaires dynamiques (dans le type d'entretien ou l'entretien), la période couverte est utilisée pour déterminer, pour chaque employé, les missions/tâches, les objectifs (individuels et collectifs), les compétences et les formations applicables qui doivent faire l'objet d'une évaluation pendant l'entretien.

Date de l'événement * et Heure de l'événement

Indiquer la date et l'heure de l'entretien. La date peut générer une note automatique à l'agenda.

Durée

Saisir le temps prévu pour cet entretien (en heures). Par exemple, si l'entretien dure une heure, saisir 01:00. Si l'entretien dure 45 minutes, saisir 00:45.

La durée de l'événement est particulièrement utile lorsque vous consultez le calendrier des entretiens avec une vue qui permet l'affichage des plages d'heures dans une journée, par exemple la vue Hebdomadaire (5 jours) ou Quotidienne. Vous aurez alors un aperçu des entretiens prévus par heure, pour une journée donnée.

Date de clôture

Aucune date ne s'affiche lors de la création d'un entretien. Cependant, la date de la clôture est visible dès que cet entretien est clôturé. La date peut générer une note automatique à l'agenda.

Autres personnes présentes

Au besoin, saisir le nom des autres personnes qui assistent à l'entretien.

Ce champ s'affiche uniquement si la région d'utilisation sélectionnée dans le menu Options de l'utilisateur est autre que Canada (ou toute province du Canada).

Date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH

Saisir la date limite à laquelle le salarié doit avoir rempli les questionnaires associés à l'entretien qui sont visibles dans My SigmaRH.

Cette date :

•est reportée dans l'événement de type Entretien si celui-ci est planifié à partir d'une campagne d'entretiens;

•sert à calculer la date de retour attribuée aux questionnaires visibles dans My SigmaRH qui ont été associés à l'entretien.

Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Note : Si les salariés n'ont aucun questionnaire d'auto-évaluation à remplir, ces options peuvent être masquées si la case Masquer les paramètres sur la date limite pour les questionnaires visibles dans My SigmaRH est cochée dans le type d'entretien à partir duquel l'entretien est créé.

Option

Utilisation

Il n'y a pas de date limite pour remplir le questionnaire

Choisir cette option si aucune date limite ne doit être fixée.

Attention : Avec cette option, aucune notification ne pourra être générée par l'entremise des notes automatiques.

Doit être rempli avant la date suivante

Choisir cette option si le questionnaire doit être rempli à une date fixe.

Exemple

•Vous avez saisi le 15 avril 2017.

•Cette date est reportée :

odans l'entretien planifié pour ce salarié à partir d'une campagne;

odans la date de retour attribuée à tous les questionnaires associés à cet entretien.

X Jour avant la date de l'entretien

Choisir cette option si la date limite doit être calculée dynamiquement en fonction de la date à laquelle l'entretien est planifié.

Exemple

•Vous avez saisi 2 jours.

•L'entretien est planifié le 15 avril 2017.

•Dans l'entretien, la date limite pour remplir les questionnaires visibles dans My SigmaRH sera 2 jours avant la date de l'entretien.

•Dans les questionnaires associés à cet entretien, la date de retour sera le 13 avril 2017.

Dans les fenêtres flottantes secondaires, vous trouverez de nombreuses informations :

•sur le salarié pour qui l'entretien est créé;

•sur l'événement de type Entretien.

Fenêtre flottante

Utilisation

Informations de l'employé

En plus des informations de base (matricule avec hyperlien pour accéder au dossier, nom et prénom, sexe, âge), on trouve les icônes suivantes.

Icône

Explications

Homme

Femme

Visualiser les adresses de courrier électronique :

•adresse principale (saisie dans la fenêtre flottante Communications professionnelles);

•toute autre adresse de courrier électronique saisie dans la fenêtre flottante Autres informations).

Un hyperlien sur l'adresse électronique permet d'envoyer un courriel.

Visualiser les numéros de téléphone :

•au domicile, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Détails personnels);

•au bureau, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Communications professionnelles);

•tout autre numéro saisi dans la fenêtre flottante Autres informations.

Visualiser la nationalité, la date de naissance, la date d'embauche et le poste principal de l'employé.

Visualiser l'adresse saisie au dossier sur une carte géographique (uniquement si les outils de géolocalisation ont été activés dans votre entreprise).

Une info-bulle permet de visualiser :

•la distance entre le domicile et le lieu de travail (c'est-à-dire entre le SIRET et l'adresse saisie au dossier);

•la durée estimée du transport entre le domicile et le lieu de travail (par voiture ou transport public).

Accéder à un graphique illustrant l'évolution salariale.

Visualiser le nom du supérieur hiérarchique du salarié.

Visualiser les risques auxquels le salarié est exposé.

Uniquement dans les événements. Visualiser la Gestion express de ce salarié.

Uniquement dans la Gestion express du salarié. Accéder au calendrier des événements de ce salarié. Lors de la visualisation du Calendrier des événements pour une seule personne, choisir la vue appropriée (Annuelle ou mensuelle) pour l'impression.

Talents

Accéder à l'outil de gestion des talents qui permet :

•de visualiser les écarts entre les exigences d'un poste et les qualifications (compétences, diplômes, permis, habilitations et cours suivis) d'un employé;

•d'obtenir davantage d'informations sur les alertes indiquant qu'un employé répond ou non aux exigences du poste qu'il occupe.

Située à côté de l'hyperlien Talents, cette icône identifie les salariés à haut potentiel.

Responsable du dossier *

Permet d'indiquer le nom de la personne responsable de ce dossier. Le responsable de dossier est obligatoire.

Dès qu'un employé crée un dossier et qu'il a été désigné « responsable de dossier », ses nom et prénom sont automatiquement insérés dans ce champ.

Si un autre responsable de dossier doit être attribué à cet événement, cliquer . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.

Structure

Indique le niveau de structure auquel l'employé, pour qui l'événement est créé, est habituellement rattaché. Il peut être modifié si l'événement doit s'appliquer à un autre niveau de structure.

Compétences de l'employé

Permet de visualiser les compétences de l'employé et, si cela est permis d'ajouter, de modifier ou de supprimer des mentions de compétences pour cet employé. Les étapes sont les mêmes que celles suivies pour ajouter une ou des compétences à la fiche d'un employé.

Ancienneté

Permet de visualiser le nombre d'années, de mois et de jours d'ancienneté du salarié.

Postes

Permet de visualiser les postes affectés au salarié et, si cela est permis, d'ajouter, de modifier ou de supprimer des affectations de postes pour ce salarié. Les étapes sont les mêmes que celles suivies pour ajouter une affectation de poste à un salarié.

Liens utiles

Divers liens permettent :

•d'inscrire le salarié à une liste d'attente pour un cours;

•d'accéder à la Gestion express de ce salarié;

•d'analyser l'écart entre le poste principal du salarié et ses acquis;

•d'analyser l'écart entre les postes actifs du salarié et ses acquis;

•de gérer les questionnaires associés à l'événement;

•de gérer les postes pour lesquels le salarié est un successeur potentiel.

Récapitulatif des questionnaires

Donne le pointage obtenu pour chacun des questionnaires associés, la note supplémentaire, ainsi qu'un total.

Attention : La fenêtre flottante secondaire Récapitulatif des questionnaires n'est pas visible si l'entretien a été créé à partir d'un type d'entretien où l'on a répondu Non à l'option Est-ce que ce type d'entretien doit comptabiliser les pointages en fonction des questions répondues?

Note : Si vous remplissez un questionnaire directement dans l'entretien, les pointages obtenus sont actualisés immédiatement dans la fenêtre Récapitulatif des questionnaires sans que vous ayez besoin de sauvegarder le questionnaire.

Objectifs

Permet de visualiser les objectifs du salarié et, si cela est permis d'ajouter, de modifier ou de supprimer des objectifs pour cet employé, par exemple si des objectifs doivent être ajoutés pour l'année suivante.

Contrôle du bilan de formation

Permet de visualiser les dates suivantes qui proviennent du Contrôle du bilan de formation du salarié :

•Dernière action de formation

•Dernier bilan de formation

•Dernier entretien professionnel

•Dernière progression professionnelle

•Dernière progression salariale

•Dernière acquisition d'éléments de certification

Attention : Cette fenêtre est uniquement visible si l'entretien a été créé à partir d'un type d'entretien où l'on a répondu Oui à l'option Afficher la fenêtre récapitulative des dernières dates pour le contrôle du bilan de formation dans les entretiens?

Si le type d'entretien le permet, vous pouvez ajouter un questionnaire supplémentaire qui doit être rempli par le salarié ou le gestionnaire avant la tenue de l'entretien.

Les champs suivants figurant dans l'entretien permettent la configuration de notes automatiques individuelles ou de notes automatiques collectives :

•Date de l'événement

•Date du prochain entretien

•Responsable de dossier