Nouveautés - Version 5.7

Campagnes de collecte de données

Ajout d'un module permettant aux entreprises de lancer des campagnes de collecte de données afin que le reporting sociétal puisse être réalisé dans SIGMA-RH.net. Pour chaque campagne de collecte de données, l'administrateur peut définir les indicateurs appropriés pour les normes devant être respectées.

Note : Si ce module vous intéresse, veuillez communiquer avec SIGMA-RH France SARL, car du paramétrage supplémentaire doit être réalisé.

•Certains indicateurs peuvent être alimentés automatiquement en fonction des données RH déjà saisies dans SIGMA-RH.net (par exemple, les indicateurs se rapportant aux salariés, à la formation, aux accidents de travail, etc.

•Si les données requises pour les indicateurs ne figurent pas dans SIGMA-RH.net, un workflow de collecte d'informations peut être démarré afin que les personnes appropriées puissent saisir ces informations. Au besoin, des valeurs par défaut peuvent être proposées aux responsables de la saisie de données, mais ceux-ci devront valider ces valeurs avant qu'elles ne soient publiées.

Tableaux de contrôle

Des tableaux de contrôle sont disponibles pour permettre aux responsables de gérer l’avancement de la campagne.

Conversations

Si les intervenants (responsable de la saisie de données ou de la campagne) ont des questions sur la saisie de certaines informations, ils peuvent initier des « conversations » (un système de messagerie ou chat intégré dans SIGMA-RH.net).

Consolidation des réponses

Une fois que le responsable de la campagne aura validé les indicateurs, il pourra fermer la campagne de collecte de données. À ce moment, il y aura consolidation de toutes les réponses de chaque entité dans un résultat global.

L’utilisateur pourra produire un rapport qui lui fournira les résultats pour chacun des indicateurs.

Accès en suivi de dossier

Des « conversations », un système de messagerie ou de chat a été intégré à l'application.

Les participants à ces conversations peuvent être des utilisateurs de SIGMA-RH.net ou même des personnes qui n'ont pas accès à l'application. L'historique des conversations est entièrement conservé dans le logiciel pour consultation future.

Les conversations peuvent être démarrées dans un suivi de dossier dans les événements suivants :

•Événements standards dans l'application (par exemple, absence, rapport d'accident de travail, entretien, etc.);

•Écrans utilisateurs de type Événement associé à un employé;

•Écrans utilisateurs de type Événement associé à une structure administrative.

Note : Si ce module vous intéresse, veuillez communiquer avec SIGMA-RH France SARL, car du paramétrage supplémentaire doit être réalisé.

Création d'absence pour corriger certaines anomalies

Lors de l'affichage des anomalies concernant les badgeages qui sont considérés comme des arrivées en retard ou des départs en avance, une option a été ajoutée afin de permettre la création d'une absence pour corriger l'anomalie.

De nombreuses modifications ont été apportées au module formation.

➢Généralités

Implantation de la grille dynamique de gestion de données

La grille dynamique de gestion de données a été implantée dans de nombreux écrans du module Formation, entre autres

•Menu Matériel

•Menu Salles

•Fenêtres Périodes de formation prévues, Autres frais associés à la session (dans les sessions)

➢Plan de formation et Centre de pilotage de formation

Plan de formation

L'écran de saisie du plan de formation a été revu et simplifé afin d'assurer une meilleure intégration avec le centre de contrôle du pilotage de la formation.

Centre de pilotage de la formation

Ajout d'un nouveau menu Centre de contrôle du pilotage de la formation qui vous permettra :

•de visualiser et de gérer tous les aspects de la formation pour un même plan de formation : demandes de formation, inscriptions à une liste d'attente, besoins en formation, sessions prévisionnelles et sessions réalisées;

•de modifier au besoin les informations sur le plan de formation;

•de récupérer les besoins en formation non comblés dans l'année précédente;

•de visualiser des statistiques comparatives sur les coûts, les effectifs formés, ainsi que le nombre d'heures et de jours de formation.

➢Cours

Nouvelle disposition de l'écran

La présentation de l'écran d'édition des cours a été revue et améliorée.

Possibilité de rendre un cours inactif

Un cours peut être rendu inactif, ce qui empêchera les utilisateurs de le sélectionner lors de l'ajout de nouveaux besoins en formation, demandes de formation, inscriptions à une liste d'attente, inscriptions à une session de formation et parcours.

Affichage de la durée du cours

Dans la demande de formation et l'inscription à la liste d'attente, la durée du cours sélectionné est affichée.

➢Demandes de formation et inscriptions aux listes d'attente

Écran de gestion des demandes de formation

Le menu Demande de formation a été ajouté afin que vous puissiez visualiser l'ensemble des demandes de formation créées depuis la Gestion express ou par l'entremise de My SigmaRH.

Écran de gestion des listes d'attente

Le menu Liste d'attente a été ajouté afin que vous puissiez visualiser l'ensemble des inscriptions aux listes d'attente qui ont été créées depuis la Gestion express ou par l'entremise de My SigmaRH.

Ajout des coûts estimatifs

L'utilisateur qui approuve une inscription à une liste d'attente peut visualiser un aperçu des coûts estimatifs (coûts pédagogiques, coûts salariaux, autres coûts) qui s'appliqueront si l'employé suit réellement cette formation.

Les coûts estimatifs peuvent cependant être masqués (via une instance de sécurité) pour certains groupes d'utilisateurs.

Éléments liés

Dans les fenêtres ou menus ci-dessous, ajout d'une colonne Élément(s) lié(s) qui permet de visualiser et d'accéder à l'aide d'hyperliens aux événements ou dossiers liés. Par exemple, à l'approbation d'une demande de formation, l'employé est inscrit en liste d'attente. L'employé est ensuite ajouté aux besoins nominatifs. Finalement, l'employé est inscrit à une session. Dans ce cas, la colonne Élément(s) lié(s) visible dans la fenêtre Inscriptions à ce cours dans la session comprendra des hyperliens vers la demande de formation, l'inscription à la liste d'attente et le besoin nominatif liés.

•menu Demande de formation ou onglet Demande de formation dans le menu Centre de pilotage de la formation

•menu Liste d'attente ou onglet Liste d'attente dans le menu Centre de pilotage de la formation

•menu Besoin en formation, fenêtre Besoins nominatifs

•fenêtre Inscriptions à ce cours dans une session

➢Besoins en formation

Besoins en formation (non nominatifs)

Les changements suivants ont été apportés :

•L'ajout des frais dans les besoins non nominatifs se fait dans une fenêtre pop-up.

•En plus du montant, la saisie d'une description est possible.

•Des champs ont été ajoutés dans les modèles de rapports pour permettre d'obtenir des statistiques sur les frais des besoins non nominatifs.

•Dans la fenêtre Résumé, le terme Total des frais de stagiaire a été remplacé par Total des frais des besoins non nominatifs.

➢Sessions

Ajout des catégories CPF et FPSPP

Les catégories CPF et FPSPP ont été ajoutées pour les versements (pouvant être faits dans les organismes de formation pour le financement) et les financements (pouvant être saisies dans les sessions prévisionnelles et réalisées).

Nouvelle disposition de l'écran

La présentation de l'écran d'édition des sessions a été revue et améliorée.

•Lors de l'ajout d'une nouvelle session, les informations générales sont présentées dans une fenêtre contextuelle.

•Lors de la modification d'une session existante, l'affichage est allégé, car les informations générales sont accessibles en cliquant sur le bouton Modifier les informations dans la fenêtre flottante secondaire Informations sur la session.

Possibilité de rendre optionnelles les sessions prévisionnelles

Un nouveau mode permet de rendre optionnelle l'utilisation des sessions prévisionnelles. Avec ce nouveau mode :

•Chaque session a un état : Prévisionnelle si la session a lieu dans le futur et Réalisée si la session est dans le passé.

•Un seul menu Sessions est disponible et des filtres permettent de visualiser les sessions en fonction de leur état.

Note : Si ce mode d'utilisation vous intéresse, veuillez communiquer avec SIGMA-RH France SARL, car du paramétrage supplémentaire doit être réalisé.

Accès aux coûts salariaux

Ajout de l'instance Accès aux coûts salariaux des employés inscrits à des sessions de formation afin de masquer les coûts salariaux aux endroits suivants dans la session :

•fenêtre flottante principale Inscriptions à ce cours, la colonne Coûts salariaux est masquée;

•fenêtre flottante principale Inscriptions à ce cours, la colonne Coût total ne comprend pas les coûts salariaux;

•ajout d'une inscription : colonnes Utiliser le taux horaire de la fiche employé / Taux horaire et Utiliser le taux horaire allocation formation de la fiche employé / Taux horaire allocation formation sont masquées;

•fenêtre flottante secondaire Sommaire des dépenses par type : Les lignes « Salaires HHTT » et « Salaires HTT » sont affichées, mais les montants sont toujours à zéro;

•fenêtre flottante secondaire Sommaire des dépenses par budget : Les coûts salariaux ne sont pas inclus dans les répartitions par budget.

Dans les modèles de rapports, tableaux de données et graphiques, les impacts suivants seront présents pour les utilisateurs qui n'ont pas accès à l'instance Accès aux coûts salariaux des employés inscrits à des sessions de formation :

•Les champs se rapportant aux coûts salariaux sont masqués aux utilisateurs qui n'ont pas accès à l'instance.

•Les champs se rapportant au coût total de la session ne comprennent pas les coûts salariaux.

Ajout de champs sur les niveaux de structure administrative

Dans les modèles de rapports, tableaux de données et modèles de documents de type Formation - Inscription à une session, les champs ci-dessous ont été ajoutés dans tous les niveaux de structure administrative de l'employé lors de l'inscription qui sont inférieurs au niveau 4 (Etablissement) :

•Tous les champs se rapportant à l'adresse du niveau de structure;

•Tous les champs se rapportant au responsable du niveau de structure;

•Tous les champs se rapportant au budget de l'inscription.

Multiples réponses

Lors de la définition d'une question ajoutée dans les questionnaires, un option permet aux utilisateurs de sélectionner plusieurs choix de réponse et non un seul comme c'est le cas avec les questions à choix multiples.

Sélection du type de saisie

Pour les questions ayant de multiples réponses avec saisie ou les questions libres, un type de saisie peut être sélectionné afin que les utilisateurs renseignent uniquement des caractères numériques dans les réponses.

Clôture des questionnaires de recrutement et de formation

•Les questionnaires ajoutés en suivi de dossier des candidatures à un recrutement ou des inscription à une session, peuvent être clôturés afin d'empêcher tout changement aux réponses données.

•Des instances ont été ajoutées afin de limiter l'annulation de la clôture de ces questionnaires à certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.

Impression globale des questionnaires de recrutement ou de formation

Dans le recrutement et l'inscription à une session, un bouton a été ajouté afin d'imprimer en une seule étape le contenu de tous les questionnaires répondus par les candidats ajoutés au recrutement ou les salariés inscrits à la session.

Configuration de l'en-tête de la version imprimée de l'entretien

Les informations figurant dans l'en-tête de la version imprimée de l'entretien sont maintenant configurables. Dans le type d'entretien, on peut sélectionner un modèle de document de type Configuration - Type d’entretien où l'on pourra ajouter les champs devant être fusionnés au moment de l'impression. Ce modèle de document doit toutefois être ajouté dans le menu Configuration des documents produits par le système.

Ajout de commentaires pour chacune des questions dans les questionnaires dynamiques

Dans le type d'entretien, une option a été ajoutée lors de la configuration des questionnaires dynamiques afin de permettre l'ajout d'une zone de commentaires pour chacune des questions figurant dans ce type de questionnaire. La personne qui répondra au questionnaire (salarié ou gestionnaire RH) pourra saisir un commentaire pour chacune des questions et non pas uniquement pour chaque questionnaire, comme c'était le cas dans les versions antérieures.

Ajout de modèles de documents dans le type d'entretien

Dans le type d'entretien, l'ajout de modèles de documents est possible, par exemple pour afficher les objectifs fixés pour l'année suivante. Les informations figurant dans le document fusionné (autant le texte statique que les champs fusionnés) seront présentes :

•dans l'entretien présenté à l'écran;

•à l'impression de la version PDF de l'entretien.

Restriction sur la modification des questionnaires d'auto-évaluation

Dans le type d'entretien, une option a été ajoutée dans la configuration des questionnaires (dynamiques ou provenant du référentiel) afin d'empêcher les gestionnaires de modifier les réponses que les salariés ont données aux questionnaires d'auto-évaluation qu'ils ont remplis dans My SigmaRH.

Si cette option est activée, les gestionnaires qui accéderont à l'entretien pourront uniquement avoir un accès en Lecture seule aux questionnaires visibles dans My SigmaRH. Ils pourront toutefois attribuer le mode Final ou remettre le mode Brouillon à ce questionnaire, mais sans possibilité de modifier les réponses saisies par le salarié.

Restriction sur l'annulation de la clôture d'un entretien

Une nouvelle instance a été ajoutée afin d'empêcher certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs d'annuler la clôture d'un entretien.

Impression des informations sur les compétences

Dans le entreprises qui utilisent les questionnaires dynamiques sur les compétences, la version imprimée de l'entretien comprend :

•le niveau actuel de compétence

•le niveau souhaitable ou obligatoire de cette compétence dans le poste

•le fait que l'employé ne détient pas cette compétence

Ajout d'options pour les questionnaires dynamiques sur les compétences

Pour les questionnaires dynamiques sur les compétences dans les types d'entretiens, des options ont été ajoutées pour permettre d'afficher :

•les compétences supplémentaires que l'employé a dans son dossier, mais qui ne sont pas exigées dans son poste principal ou tous ses postes;

•les compétences manquantes qui sont exigées dans le poste principal ou tous les postes de l'employé, mais que l'employé n'a pas.

➢Conformité avec les instructions de juin 2016

Conformité avec les nouvelles instructions

L'évaluation des risques pénibles a été revue afin que SIGMA-RH.net soit conforme avec les instructions du 20 juin 2016.

Comme le nombre d'heures effectivement travaillées dans un poste doit être pris en considération pour savoir si l'employé a dépassé les limites, un modèle de gestion de temps doit être attribué à chaque employé. Nous permettons un import standard des feuilles de temps si votre entreprise n'utilise pas les modules Badgeuse ou Feuille de temps.

Si vous possédez un système de badgeages dans l’application, vous n’avez pas besoin d’importer des feuilles de temps.

Ajout de champs dans le modèle de gestion de temps

Des champs ont été ajoutés dans les modèles de gestion du temps afin que le système puisse :

•Déterminer le poste qui doit être utilisé, celui présent dans la feuille de temps ou celui qui est associé à l’employé;

•Utiliser le temps des feuilles de temps ou des badgeage pour déterminer les temps d’exposition.

Ajout de champs dans le dossier employé

Les champs ETP (équivalent temps partiel) et Numéro de contrat (DSN) ont été ajoutés dans le dossier de l'employé. Ces informations sont prises en compte dans les modèles de rapports de type Risque - DSN.

Évaluation aux risques chimiques

L’évaluation des risques chimiques a été modifiée. La saisie du nombre exact d’heures d’exposition a été rendue obligatoire afin que les moyennes annuelles d’exposition soient calculées.

DSN et reporting

Un modèle de rapport est mis à votre disposition pour que vous puissiez effectuer vos déclarations mensuelles et annuelles via la DSN concernant les dépassements de seuil. Une tâche APS recalcule les données de pénibilité toutes les nuits.

Dépassement des seuils

Les dépassements de seuil d'un employé sont calculés différemment pour les employés engagés pendant toute l'année ou pour ceux à l'emploi pendant une partie de l'année.

➢Associations entre les unités de travail, les postes et les employés

Assignation des unités de travail par l'Assistant personnel

Un modèle de tâche a été ajouté dans les catégories Postes et Employés afin que les unités de travail puissent être associées automatiquement à des postes ou à des employés en fonction des conditions définies dans la tâche planifiée.

Sélection des postes associés à une unité de travail

Lors de l'association des postes à une unité de travail, un bouton a été ajouté pour permettre la sélection de l'ensemble des postes.

➢Reporting

Ajout de champs sur les unités de travail

Dans les modèles de rapports, tableaux de données, graphiques et modèles de documents de type Fiche de poste et Employé, de nombreux champs sur les unités de travail peuvent être ajoutés.

Rapport de type document unique (temps réel)

Une option a été ajoutée lors de la production du document unique simplifié pour permettre à l'utilisateur de sélectionner toutes les unités de travail lorsqu'il choisit manuellement les unités de travail.

Expériences professionnelles

Dans My SigmaRH, ajout d'un menu Mes expériences professionnelles qui permet aux employés d'ajouter leurs expériences professionnelles. L'instance Mes expériences professionnelles (My SigmaRH) permet de contrôler l'accès à ce menu. Lors de l'accès au menu Demande de modification de mon profil personnel, la fenêtre Mes expériences professionnelles n'est plus affichée.

Les changements apportés aux expériences professionnelles depuis My SigmaRH n'ont pas besoin d'être approuvés. Ils sont enregistrées automatiquement dans votre dossier d'employé et votre gestionnaire RH peut les visualiser dès que vous sauvegardez.

Personnes à charge

Dans My SigmaRH, ajout d'un menu Mes personnes à charge qui permet aux employés d'ajouter leurs personnes à charge. L'instance Mes personnes à charge (My SigmaRH) permet de contrôler l'accès à ce menu. Lors de l'accès au menu Demande de modification de mon profil personnel, la fenêtre Mes personnes à charge n'est plus affichée.

Les changements apportés aux personnes à charge depuis My SigmaRH n'ont pas besoin d'être approuvés. Ils sont enregistrées automatiquement dans votre dossier d'employé et votre gestionnaire RH peut les visualiser dès que vous sauvegardez.

Formations personnelles

Dans My SigmaRH, ajout d'un menu Mes formations personnelles qui permet aux employés d'ajouter les diplômes et les permis. L'instance Mes formations personnelles (My SigmaRH) permet de contrôler l'accès à ce menu. Lors de l'accès au menu Demande de modification de mon profil personnel, la fenêtre Mes formations personnelles n'est plus affichée.

Les changements apportés aux formations personnelles (diplôme et permis) depuis My SigmaRH n'ont pas besoin d'être approuvés. Ils sont enregistrées automatiquement dans votre dossier d'employé et votre gestionnaire RH peut les visualiser dès que vous sauvegardez.

Ajout de fonctions dans les modèles de rapports

Dans les modèles de rapports, les fonctions suivantes ont été ajoutées lors de l'ajout d'un champ à l'aide de l'option Colonne utilisant une fonction :

Fonction

Utilisation

Manipulation de chaînes de caractères - Longueur

Permet d'obtenir le nombre de caractères saisi dans un champ donné.

Cette fonction peut être utile, par exemple, si on veut configurer un message d'erreur bloquant lors de la sauvegarde (à l'aide des actions/déclencheurs) si la description saisie dans un champ donné dépasse un certain nombre de caractères.

Opérations mathématiques - Arrondir

Permet d'arrondir les valeurs saisies dans les champs numériques. La fonction permet de contrôler le nombre de décimales affichées, ainsi que la méthode à utiliser pour l'arrondi.

Modifications aux fonctions Additionner / Soustraire / Multiplier

Lors de l'ajout de champs avec fonction de type Additionner, Soustraire ou Multiplier, l'ajout de plus de deux éléments est possible. Par exemple, on peut multiplier quatre valeurs ou champs. Ce changement a des impacts sur :

•les modèles de rapports;

•les variables pouvant être ajoutées dans les écrans utilisateurs et les formulaires PDF;

•les déclencheurs et actions.

Ajout de critères dans les champs calculés

Des critères supplémentaires ont été ajoutés dans les champs calculés disponibles dans le menu Configuration des statistiques sur les structures et dans les modèles de rapports de type Structure administrative (sans hiérarchie).

•Un critère sur le type de temps saisi dans le dossier de l'employé a été ajouté dans les champs calculés Nombre de salariés actifs et Somme des transactions d'un compteur.

•Un critère sur la raison du départ saisie dans le dossier de l'employé a été ajouté dans le champ calculé Nombre de départ.

•Un critère sur les groupes d'âge a été ajouté dans le champ calculé Somme des transactions d'un compteur.

•Dans tous les champs calculés qui permettent un filtre sur les groupes d'âge, les options 26 ans et moins et 50 ans et plus ont été ajoutées.

Réinitialisation des mots de passe et rappel du login

Dans les entreprises qui utilisent le mode d'authentification SIGMA-RH.net, les utilisateurs qui ont oublié leur mot de passe peuvent demander, à partir de la page de connexion de SIGMA-RH.net, à ce que leur mot de passe soit réinitialisé. Ils n'ont plus besoin de demander à l'administrateur du système d'effectuer cette réinitialisation. De plus, les utilisateurs qui ont oublié leur identifiant utilisateur (login) peuvent demander à ce que celui-ci leur soit envoyé par courriel.

Historiques et mises à jour des devises

Les taux de change des devises (calculés en fonction d'une devise neutre) sont maintenant historisés dans SIGMA-RH.net.

Arrondi des soldes lors des transferts de solde

Une option a été ajoutée dans le modèle de tâche Effectuer une transaction dans les compteurs, dans la catégorie Employé afin de permettre d'arrondir le solde transféré à la demie supérieure ou à l'entier supérieur.

Note : Si des transferts de soldes sont faits dans votre entreprise, l'arrondi des soldes ne sera pas appliqué automatiquement, car un changement de paramétrage doit être fait dans chaque tâche planifiée. Vous pouvez effectuer ces changements de paramétrage vous-mêmes. Si vous souhaitez que ces changements de paramétrage soient réalisés par un de nos consultants, veuillez communiquer avec SIGMA-RH France SARL afin qu'un devis soit préparé.

Ajout de constantes

Des constantes peuvent être ajoutées dans les modèles de documents, les modèles de notification et les modèles de portail.

Actions et déclencheurs

De nouvelles actions ont été ajoutés dans les déclencheurs.

•Action permettant de créer une transaction dans le compteur de l'employé auquel l'écran contenant l'action est reliée.

•Action permettant d'ajouter un nouveau dossier d'employé ou de modifier un dossier d'employé existant.